Vicor Corporation, een beursgenoteerd bedrijf met een omzet van $200 miljoen en het hoofdkantoor in Andover, Massachusetts, is een op bestelling gemaakte fabrikant van stroomconversieproducten voor de elektronica-OEM-markt. Vicor produceert 30.000 productitems gegroepeerd in vijftien productfamilies. De items zijn gemaakt van 10-15.000 componenten. Als een build-to-order fabrikant doet Vicor zowel montage als fabricage. Het probeert ook een gestroomlijnde operatie uit te voeren, een zeer lage achterstand van afgewerkte goederen aan te houden en alleen onderdelen te bestellen wanneer dat nodig is. Deze strategie heeft de neiging om de voorraadkosten te verlagen, maar verhoogt ook het risico van het bedrijf om belangrijke items op te slaan.
De uitdaging
Hoewel er regelmatig een paar honderd producten van Vicor worden verkocht, worden sommige slechts om de twee jaar besteld, een factor die het voorspellen van de vraag en voorraadplanning bemoeilijkt. Toch hangt het zakelijke succes van Vicor in belangrijke mate af van het op voorraad hebben van het juiste onderdeel wanneer dat nodig is om een product te maken. Het hebben van een nauwkeurig prognoseproces levert dus een belangrijke bijdrage aan de soepele bedrijfsvoering van het bedrijf.
Als CIO van Vicor Corporation was Doug Richardson belast met het helpen van het bedrijf bij het bereiken van twee strategische doelstellingen: het verbeteren van de tijdige levering van de producten van het bedrijf en het verminderen van voorraadniveaus.
De oplossing
Vanaf 1999 leidde Richardson een team dat de oude productiesystemen van Vicor en een prognosesysteem van eigen bodem verving door het PeopleSoft ERP-systeem en SmartForecasts Enterprise. In mei 2002 voltooide Vicor een hechte integratie van SmartForecasts met PeopleSoft's productieplanningsmodule en in juli 2002 begon het bedrijf positieve resultaten te zien. Mark Vernaglia, senior operations planner bij Vicor, wijst erop dat de mogelijkheid om de statistische prognoseresultaten interactief aan te passen en seizoensinvloeden te begrijpen twee grote verkoopargumenten waren in het voordeel van SmartForecasts.
Vicor heeft een vraagvoorspellingsproces in twee fasen dat zowel verkooppersoneel als statistische prognosetechnieken combineert. In de eerste fase verkrijgt het verkoopteam direct oordelende voorspellingen van de grootste klanten van Vicor met betrekking tot hun vraag naar elk van de productitems van het bedrijf. Deze klanten zijn goed voor ongeveer 40 tot 50 procent van het verzendvolume van Vicor. In de tweede fase wordt de verzendgeschiedenis voor deze klanten uitgesloten en worden de automatische prognosemogelijkheden van SmartForecasts gebruikt om statistisch de verwachte productvraag van alle andere klanten te voorspellen. Door deze twee reeksen resultaten op te tellen, genereert Vicor de totale productieprognose voor elk productitem.
Omdat Vicor toekomstige omzetdoelen voor zijn productfamilies moet toewijzen als onderdeel van zijn verkoop- en operationele planning (S&OP), maakt het bedrijf ook gebruik van de top-down modelleringsmogelijkheden van SmartForecasts. Het gebruikt SmartForecasts om het bouwplan voor elk gezin op te leggen en dat doel intelligent te verdelen over de items in het gezin.
De resultaten
In minder dan een jaar na de integratie met het PeopleSoft-systeem ontdekte SmartForecasts een kritieke opwaartse trend in de activiteiten van Vicor. "Eerst dachten we dat er iets mis was", aldus Richardson. Dus Vicor deed de voorspelling opnieuw met meer vraaggeschiedenis als input. Inderdaad, SmartForecasts had een trend opgemerkt die eind 2001 begon.
"De resultaten van SmartForecasts leverden het bewijs dat de economische neergang na 9/11 het dieptepunt had bereikt", vervolgde Richardson. "Als SmartForecasts de opwaartse trend niet had ontdekt, hadden we niet genoeg voorraad bij de hand om aan de vraag te voldoen."
Het systeem bleef substantiële resultaten opleveren die het bedrijf goed op weg brachten om zijn strategische doelstellingen te bereiken. Volgens Richardson zijn de prestaties op het gebied van tijdige levering (klantenserviceniveau) met 10 procentpunten gestegen en tegelijkertijd zijn de voorraden met 20 procent gedaald. De verbeteringen zijn het resultaat van hard werken door een team dat zich richt op het verbeteren van de orderafhandeling, een belangrijk element daarvan is het vermogen van het bedrijf om voorraadbehoeften beter te voorspellen en vraagpatronen te begrijpen met SmartForecasts Enterprise.
Het prognoseproces is enorm verbeterd sinds de integratie van SmartForecasts Enterprise met het PeopleSoft-systeem van Vicor. Voor de implementatie voorspelde Vicor slechts ongeveer twintig procent van zijn producten, deels omdat het oude prognosesysteem van eigen bodem omslachtig was in het gebruik en niet over de benodigde pk's of datacapaciteit beschikte. Door de snelheid en het gebruiksgemak van SmartForecasts kan het bedrijf nu meer dan tachtig procent van zijn artikelen voorspellen. De mogelijkheid om meer producten te voorspellen is een grote factor geweest bij het verminderen van de inventarisvereisten van Vicor en het verbeteren van de serviceniveaus.
Mark Vernaglia voelt zich erg op zijn gemak bij het gebruik van SmartForecasts en beweert dat hij met weinig training bekwaam was. "We behalen geweldige resultaten", aldus Vernaglia, "en ik ben nog niet eens begonnen met het belasten van de mogelijkheden van de software."
De resultaten hebben Vernaglia meer vertrouwen gegeven in zijn werk. "Met SmartForecasts hebben we veel agressiever kunnen zijn met onze voorraadplanning", vervolgde hij. "Je moet vertrouwen hebben in je voorspelling, en we hebben nu het vertrouwen om bepaalde onderdelen op voorraad te hebben die we voorheen niet hadden."
In de toekomst is Vernaglia van plan om het prognoseproces uit te breiden naar componentniveau en om de gepatenteerde intermitterende vraagvoorspellingsmogelijkheden van SmartForecasts te gaan gebruiken. Hij is ervan overtuigd dat deze unieke mogelijkheden Vicor zullen helpen zijn vermogen te verbeteren om voorraadniveaus op de juiste manier in te stellen voor langzaam bewegende artikelen.
Vicor kijkt uit naar voortdurende verbeteringen. "Ik durf te wedden dat onze aantallen in tegengestelde richtingen zullen blijven gaan - inventaris omlaag en serviceniveaus omhoog", wedde Vernaglia. Dit zijn het soort veranderingen dat het management van Vicor blijft helpen zijn strategische doelen te bereiken.
