Een voorraadbeheerder die verantwoordelijk is voor 10.000 artikelen heeft elke dag 10.000 dingen om zich druk over te maken. Verdubbel dat voor iemand die verantwoordelijk is voor 20.000 items.

In de drukte van het bedrijfsleven komen routinematige beslissingen vaak op de tweede plaats na brandbestrijding: omgaan met haperingen van leveranciers, het rechtzetten van papierwerkfouten, herstellen van die botsing tussen een vrachtwagen en het laadperron.

In de tussentijd echter van uw bedrijf geaccumuleerd voorraadbeheerbeleid blijven doen wat ze doen, zelfs als ze geld lekken. Een goede manager zal tijd vrijmaken om naar het 'achtergrondgeluid' te luisteren, zelfs als hij of zij luid gekraak hoort in het magazijn.

Overweeg de huidige instellingen voor uw voorraadbeheerparameters (bijv. bestelpunten en bestelhoeveelheden). Het is gemakkelijk om dit te zien als "vuur en vergeet" beslissingen. Maar deze instellingen stapelen zich meestal op in de loop van de tijd en vormen uiteindelijk een mengelmoes van vergeten beoordelingsvragen die mogelijk niet goed zijn afgestemd op uw huidige besturingsomgeving. Veel factoren kunnen afwijken van hun eerdere niveaus, zoals doorlooptijden van leveranciers, bestelkosten of gemiddelde vraag naar artikelen. Deze veranderingen kunnen onzichtbare compromissen afdwingen die niet in uw voordeel zijn.

Het is verstandig om deze besturingsinstellingen af en toe opnieuw te bekijken om te zien of het mogelijk is om uw dagelijkse activiteiten af te stemmen op de huidige realiteit. Het zou voor een drukke manager natuurlijk ondoenlijk zijn om handmatig de effecten te berekenen van het wijzigen van de besturingsinstellingen op bijvoorbeeld 10.000 artikelen. Maar dat is waar moderne software voor voorraadoptimalisatie en vraagplanning voor is: het mogelijk maken van grootschalige analytische taken. Met dergelijke software kunt u automatisch nieuwe informatie verwerken en aanpassingen op schaal berekenen. Het resultaat zal zijn gemakkelijke overwinningen – waarvan er vele anders niet zouden worden gerealiseerd. En als u hier en daar een beetje bespaart, levert dat aanzienlijke bedragen op als u duizenden items beheert.

Overweeg dit voorbeeld. Bedrijf A maakt gebruik van een periodiek inventarisatiesysteem. Elke 30 dagen controleren ze de voorhanden voorraad van al hun artikelen en beslissen hoeveel aanvullingsvoorraad ze willen bestellen. Elk van hun 10.000 artikelen heeft een bepaald Order-Up-To-niveau dat de omvang van hun aanvullingsorders bepaalt.

Stel dat artikel 1234 een Order-Up-To-niveau van 74 heeft, bepaald door rekening te houden met de gemiddelde artikelvraag van 1,0 eenheden per dag, een gemiddelde doorlooptijd voor aanvulling van 8 dagen en een beoogde opvullingsgraad van 90% voor dit artikel . De keuze van 74 als order-up-to-niveau zorgt ervoor dat bedrijf A zijn 90%-doelstelling voor het opvullingspercentage voor artikel 1234 kan halen, maar het resulteert ook in een gemiddeld voorraadniveau van 40 eenheden. Bij $1.500 per eenheid vertegenwoordigt dit artikel alleen al $45.000 aan voorraadinvesteringen.

Stel nu dat de gemiddelde vraag naar artikelen zou stijgen van 1,0 naar 1,2 eenheden/dag. Zonder dat iemand het merkt, zou het opvullingspercentage voor artikel 1234 dalen tot 82%!

Stel nu dat de vraag in de andere richting zou verschuiven en zou dalen tot 0,8 eenheden/dag. Net als bij de toename van de gemiddelde vraag van 1,0 naar 1,2 eenheden/dag, is dit soort verandering moeilijk te zien als je naar een perceel kijkt (zie figuur 1), maar het kan een aanzienlijke operationele impact hebben. In dit geval zou het opvullingspercentage zoomen naar een genereuze 96%, maar de beschikbare voorraad zou ook zoomen: van 40 eenheden naar 46. Die zes extra eenheden zouden $9.000 extra voorraad vertegenwoordigen.

Figuur 1: Voorbeelden van dagelijkse vraag met twee verschillende gemiddelde waarden. Het verschil in vraag is met het blote oog niet waarneembaar, maar als er geen rekening mee wordt gehouden, heeft dit een grote operationele impact op voorraaduitgaven en serviceniveaus

Stel je nu voor dat vergelijkbare kleine verschuivingen onopgemerkt plaatsvinden in een volledige vloot van 10.000 inventarisitems. De totale financiële impact van al dergelijke verschuivingen zou voldoende zijn om op de radar van een CFO te komen. Proberen deze turbulentie de baas te blijven, zou onmogelijk zijn als u dit handmatig zou doen, maar moderne voorraadoptimalisatiesoftware kan de juiste aanpassingen automatisch berekenen zo vaak als uw bedrijf aankan, en zelfs dagelijks helpen om substantiële verbeteringen in serviceniveaus en voorraadefficiëntie te realiseren, terwijl de voorraad wordt verlaagd en bewaarkosten!