De kosten van spreadsheetplanning

Bedrijven die afhankelijk zijn van spreadsheets voor vraagplanning, prognoses en voorraadbeheer worden vaak beperkt door de inherente beperkingen van de spreadsheet. Dit artikel onderzoekt de nadelen van traditionele voorraadbeheerbenaderingen veroorzaakt door spreadsheets en de daarmee samenhangende kosten, en contrasteert deze met de aanzienlijke voordelen die worden behaald door het omarmen van de modernste planningstechnologieën.

Spreadsheets zijn weliswaar flexibel vanwege hun oneindige aanpasbaarheid, maar zijn in wezen handmatig van aard en vereisen aanzienlijk gegevensbeheer, menselijke inbreng en toezicht. Dit vergroot het risico op fouten, van eenvoudige fouten bij het invoeren van gegevens tot complexe formulefouten, die trapsgewijze effecten veroorzaken die de voorspellingen negatief beïnvloeden. Bovendien zijn spreadsheetgebaseerde processen, ondanks de vooruitgang op het gebied van samenwerkingsfuncties die meerdere gebruikers in staat stellen om met een gemeenschappelijk blad te communiceren, vaak in silo's ondergebracht. De houder van het spreadsheet houdt de gegevens vast. Wanneer dit gebeurt, ontstaan er veel bronnen van datawaarheid. Zonder het vertrouwen van een overeengekomen, zuivere en automatisch bijgewerkte gegevensbron beschikken organisaties niet over de noodzakelijke basis waarop voorspellende modellen, prognoses en analyses kunnen worden gebouwd.

Geavanceerde planningssystemen zoals Smart IP&O zijn daarentegen ontworpen om deze beperkingen te overwinnen. Dergelijke systemen zijn gebouwd om automatisch gegevens op te nemen via API of bestanden van ERP- en EAM-systemen, die gegevens te transformeren met behulp van ingebouwde ETL-tools en grote hoeveelheden gegevens efficiënt te verwerken. Hierdoor kunnen bedrijven complexe inventarisatie- en prognosetaken met grotere nauwkeurigheid en minder handmatige inspanning beheren, omdat de gegevensverzameling, aggregatie en transformatie al zijn voltooid. De overstap naar geavanceerde planningssystemen is om verschillende redenen essentieel voor het optimaliseren van resources.

Spreadsheets hebben ook een schaalprobleem. Hoe groter het bedrijf groeit, hoe groter het aantal spreadsheets, werkmappen en formules wordt. Het resultaat is een strak verweven en rigide geheel van onderlinge afhankelijkheden die log en inefficiënt worden. Gebruikers zullen moeite hebben met het omgaan met de toegenomen belasting en complexiteit, met trage verwerkingstijden en het onvermogen om grote datasets te beheren, en zullen te maken krijgen met uitdagingen bij het samenwerken tussen teams en afdelingen.

Aan de andere kant zijn geavanceerde planningssystemen voor voorraadoptimalisatie, vraagplanning en voorraadbeheer schaalbaar, ontworpen om met het bedrijf mee te groeien en zich aan te passen aan de veranderende behoeften. Deze schaalbaarheid zorgt ervoor dat bedrijven hun voorraad en prognoses effectief kunnen blijven beheren, ongeacht de omvang of complexiteit van hun activiteiten. Door over te stappen op systemen als Smart IP&O kunnen bedrijven niet alleen de nauwkeurigheid van hun voorraadbeheer en prognoses verbeteren, maar ook een concurrentievoordeel op de markt verwerven door beter te kunnen reageren op veranderingen in de vraag en efficiënter te kunnen opereren.

Voordelen van inspringen: Een elektriciteitsbedrijf had moeite om de beschikbaarheid van serviceonderdelen op peil te houden zonder een overschot aan voorraden te creëren voor meer dan 250.000 onderdelen in een divers netwerk van energieopwekkings- en distributiefaciliteiten. Het verving hun twintig jaar oude planningsproces, dat intensief gebruik maakte van spreadsheets, met Smart IP&O en een realtime integratie met hun EAM-systeem. Vóór Smart konden ze de Min/Max- en Veiligheidsvoorraadniveaus slechts zelden wijzigen. Als ze dat deden, was dat vrijwel altijd omdat er een probleem was opgetreden dat aanleiding gaf tot de beoordeling. De methoden die werden gebruikt om de kousparameters te wijzigen, waren sterk afhankelijk van het onderbuikgevoel en de gemiddelden van het historische gebruik. Het hulpprogramma maakte gebruik van de wat-als-scenario's van Smart om digitale tweelingen van alternatief voorraadbeleid te creëren en simuleerde hoe elk scenario zou presteren op belangrijke prestatie-indicatoren zoals voorraadwaarde, serviceniveaus, opvullingspercentages en tekortkosten. De software identificeerde gerichte Min/Max-verhogingen en -verlagingen die in hun EAM-systeem werden geïmplementeerd, waardoor de aanvulling van hun reserveonderdelen optimaal werd gestimuleerd. Het resultaat: een aanzienlijke voorraadreductie van $9 miljoen, waardoor contant geld en waardevolle magazijnruimte vrijkwamen, terwijl de beoogde serviceniveaus van 99%+ behouden bleven.

Prognosenauwkeurigheid beheren: Voorspellingsfouten zijn een onvermijdelijk onderdeel van voorraadbeheer, maar de meeste bedrijven houden dit niet bij. Zoals Peter Drucker zei: “Je kunt niet verbeteren wat je niet meet.” Een mondiaal hightech productiebedrijf dat een op spreadsheets gebaseerd voorspellingsproces gebruikte, moest handmatig zijn basisvoorspellingen opstellen en de nauwkeurigheid van de prognoses rapporteren. Gezien de werkdruk en de geïsoleerde processen van de planners werkten ze hun rapporten niet vaak bij, en als ze dat wel deden, moesten de resultaten handmatig worden gedistribueerd. Het bedrijf beschikte niet over een manier om te weten hoe nauwkeurig een bepaalde voorspelling was en kon de werkelijke fouten niet met enig vertrouwen per groep of onderdeel vermelden. Ze wisten ook niet of hun voorspellingen beter presteerden dan een controlemethode. Nadat Smart IP&O live ging, automatiseerde de module Demand Planning dit voor hen. Smart Demand Planner voorspelt nu automatisch de vraag elke planningscyclus opnieuw met behulp van ML-methoden en slaat nauwkeurigheidsrapporten op voor elke Part X-locatie. Alle aanpassingen die op de prognoses worden toegepast, kunnen nu automatisch worden vergeleken met de basislijn om de toegevoegde waarde van de prognose te meten – dwz of de extra inspanning om die wijzigingen door te voeren de nauwkeurigheid heeft verbeterd. Nu de mogelijkheid bestaat om de statistische basisprognoses te automatiseren en nauwkeurigheidsrapporten te produceren, beschikt dit bedrijf over een solide basis om het voorspellingsproces en de daaruit voortvloeiende voorspellingsnauwkeurigheid te verbeteren.

Doe het goed en houd het goed:  Een andere klant in de aftermarket-onderdelensector gebruikt de prognoseoplossingen van Smart sinds 2005 – bijna 20 jaar! Ze werden geconfronteerd met uitdagingen bij het voorspellen van de vraag naar onderdelen die met tussenpozen zouden worden verkocht ter ondersteuning van hun auto-aftermarket-activiteiten. Door hun op spreadsheets gebaseerde aanpak en handmatige uploads naar SAP te vervangen door statistische prognoses van de vraag en de veiligheidsvoorraad van SmartForecasts, konden ze het aantal backorders en omzetverlies aanzienlijk terugdringen, waarbij de opvullingspercentages binnen slechts drie maanden verbeterden van 93% naar 96%. De sleutel tot hun succes was het gebruik van Smart's gepatenteerde methode voor het voorspellen van de intermitterende vraag. De “Smart-Willemain” bootstrap-methode genereerde nauwkeurige schattingen van de cumulatieve vraag gedurende de doorlooptijd, waardoor een betere zichtbaarheid van de mogelijke vraag werd verzekerd.

Prognoses koppelen aan het voorraadplan: Geavanceerde planningssystemen ondersteunen op prognoses gebaseerd voorraadbeheer, wat een proactieve aanpak is die vertrouwt op vraagprognoses en simulaties om mogelijke uitkomsten en de bijbehorende kansen te voorspellen. Deze gegevens worden gebruikt om de optimale voorraadniveaus te bepalen. Op scenario's gebaseerde of probabilistische prognoses staan in contrast met de meer reactieve aard van op spreadsheets gebaseerde methoden. Een oude klant in de stoffensector, die voorheen te maken kreeg met overvoorraden en voorraadtekorten als gevolg van de intermitterende vraag naar duizenden SKU's. Ze konden op geen enkele manier weten wat de risico's van hun stock-out waren en konden dus niet proactief het beleid aanpassen om de risico's te beperken, anders dan het maken van zeer ruwe aannames die de neiging hadden om grove overvoorraden te hebben. Ze adopteerden de software voor vraag- en voorraadplanning van Smart Software om simulaties van de vraag te genereren die de optimale minimale voorraadwaarden en bestelhoeveelheden identificeerden, waardoor de productbeschikbaarheid voor onmiddellijke verzending behouden bleef, wat de voordelen van een op prognoses gebaseerde benadering van voorraadbeheer benadrukte.

Betere samenwerking:  Het delen van prognoses met belangrijke leveranciers helpt de levering te garanderen. Kratos Space, onderdeel van Kratos Defense & Security Solutions, Inc., maakte gebruik van slimme voorspellingen om hun contractfabrikanten beter inzicht te geven in de toekomstige vraag. Ze gebruikten de prognoses om toezeggingen te doen over toekomstige aankopen, waardoor de CM de materiaalkosten en doorlooptijden voor engineered-to-order-systemen kon verlagen. Deze samenwerking laat zien hoe geavanceerde voorspellingstechnieken kunnen leiden tot aanzienlijke samenwerking in de supply chain die voor beide partijen efficiëntie en kostenbesparingen oplevert.

 

Slimme software gepresenteerd op Epicor Insights 2024

Smart Software zal Epicor Insights 2024-sessies presenteren over het combineren van AI met plannerkennis om op inventarisgegevens gebaseerde beslissingen te nemen.

Belmont, Massachusetts, mei 2024 – Smart Software, Inc., leverancier van toonaangevende oplossingen voor vraagvoorspelling, planning en voorraadoptimalisatie, heeft vandaag aangekondigd dat het een presentatie zal geven op Epicor Insights 2024 in Nashville, Tennessee.

Smart Software zal twee sessies leiden gericht op het combineren van vraagvoorspelling en voorraadplanning AI met plannerkennis. Deze sessies zijn bedoeld om gebruikers van Epicor Kinetic en Epicor Prophet 21 in staat te stellen nauwkeurige voorspellingen te genereren en een voorraadbeleid vorm te geven dat aansluit bij hun zakelijke doelstellingen.

Smart zal ook twee diepgaande trainingslaboratoriumsessies houden waarin Smart Demand Planner en Smart Inventory Optimization worden getoond, beide integrale onderdelen van het Epicor Smart IP&O-platform. Deelnemers verwerven expertise op het gebied van nauwkeurige prognoses en voorraadbeheer, leren verborgen risico's in voorraadbeleid te identificeren, simuleren verschillende uitkomsten van servicestrategieën en verbeteren de nauwkeurigheid van prognoses door middel van uitgebreide, gelaagde analyses en scenariotests.

De deelnemers van Epicor Insight kunnen deelnemen aan een van de volgende sessies of Labs en zijn welkom om ons te bezoeken op de stand van Smart Software voor een één-op-één consultatie.

 

De Profeet 21-presentatie staat gepland op dinsdag 21 mei om 15.00 uur (CDT)

1 HD WEBPROFEET21 2024 

Het Demand Planning Lab staat gepland op woensdag 22 mei om 15.20 uur (CDT).

2 HD WEB DEMANDPLANNING LAB 2024 kopie

De Kinetic-presentatie staat gepland op woensdag 22 mei om 16.20 uur (CDT)

3 HD WEB KINETIC 2024-kopie

Het Inventory Optimization Lab staat gepland op donderdag 23 mei om 15.15 uur (CDT)

4 HD WEB INVENTORY OPTIMALISATIE LAB 2024 kopie

 

Voor meer informatie over Epicor Insights kunt u hier terecht: https://www.epicor.com/en-us/customers/insights

 

Over Smart Software, Inc.
Smart Software, Inc., opgericht in 1981, is toonaangevend in het leveren van bedrijfsbrede oplossingen voor vraagvoorspelling, planning en voorraadoptimalisatie aan bedrijven. De oplossingen voor vraagvoorspelling en voorraadoptimalisatie van Smart Software hebben duizenden gebruikers over de hele wereld geholpen, waaronder klanten als Disney, Arizona Public Service en Ameren. Smart's Inventory Planning & Optimization Platform, Smart IP&O, biedt vraagplanners de tools om om te gaan met seizoensinvloeden in de verkoop, promoties, nieuwe en verouderde producten, multidimensionale hiërarchieën en af en toe gevraagde serviceonderdelen en kapitaalgoederen. Het biedt voorraadbeheerders ook nauwkeurige schattingen van de optimale voorraad en veiligheidsvoorraad waaraan moet worden voldaan


Neem voor meer informatie contact op met Smart Software, Inc., Four Hill Road, Belmont, MA 02478.
Telefoon: 1-800-SMART-99 (800-762-7899); FAX: 1-617-489-2748; E-mail: info@smartcorp.com

 

 

Smart Software kondigt strategisch partnerschap aan met Sage voor voorraadoptimalisatie en vraagvoorspelling

Belmont, Massachusetts, februari 2024 –Smart Software, een wereldwijde leverancier van cloudgebaseerde voorraadoptimalisatie-, vraagplanning- en prognoseoplossingen van de volgende generatie, kondigt vandaag hun strategische samenwerking met Sage aan.

Deze samenwerking brengt Smart IP&O (Inventory Planning and Optimization) in de nieuwste cloud- en on-premise-versies van Sage X3, Sage 300 en Sage 100. Door strategische planning naadloos te integreren met operationele uitvoering kunnen gebruikers reactieve voorraadplanning elimineren en giswerk voorspellen door het nauwkeurig kalibreren van risico's, afwegingen en consequenties op schaal met Smart IP&O.

Sage is marktleider op het gebied van boekhoudkundige, financiële, HR- en salaristechnologie voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB). Klanten vertrouwen op het uitgebreide pakket financiële, HR- en Supply Chain-software van Sage om processen te stroomlijnen en operationele taken te vereenvoudigen. Deze geïntegreerde aanpak voor het oplossen van zakelijke uitdagingen zorgt voor naadloze interacties en levert waardevolle inzichten op voor het MKB, waardoor de positie van Sage als leider in de branche wordt versterkt.

“Smart Software helpt onze klanten door inzichtelijke bedrijfsanalyses te leveren voor voorraadmodellering en prognoses die het bestellen en aanvullen stimuleren in de nieuwste versie van Sage. Met Smart IP&O krijgen onze klanten een manier om de voorraadstrategie zo vorm te geven dat deze aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen, terwijl ze hun planningsteams in staat stellen de voorraad te verminderen en de service te verbeteren”, zegt Regina Crowshaw, directeur ISV Strategy, Sales en Programs bij Sage.

“Sage stimuleert innovatie en bevordert de bedrijfsgroei door inzichtelijke oplossingen te leveren die zijn ontworpen om organisaties in staat te stellen te schalen en succesvol te zijn. Door gebruik te maken van de mogelijkheden van Smart's in de praktijk bewezen oplossingen voor vraagvoorspelling en voorraadplanning, is Sage klaar om de nodige expertise te leveren om de behoeften te beoordelen, doelstellingen vast te stellen en de onderliggende bedrijfsstrategieën te ontwikkelen die van cruciaal belang zijn voor het garanderen van brede acceptatie en het behalen van maximaal voordeel. We kijken vooruit naar wat we samen kunnen bereiken, en we kijken uit naar ons gezamenlijke succes”, zegt Greg Hartunian, President en CEO van Smart Software.

Over Smart Software, Inc.

Founded in 1981, Smart Software, Inc. is a leader in providing businesses with enterprise-wide demand forecasting, planning, and inventory optimization solutions.  Smart Software’s demand forecasting and inventory optimization solutions have helped thousands of users worldwide, including customers such as Disney, Arizona Public Service, and Ameren. Smart’s Inventory Planning & Optimization Platform, Smart IP&O, provides demand planners the tools to handle sales seasonality, promotions, new and aging products, multi-dimensional hierarchies, and intermittently demanded service parts and capital goods items. It also provides inventory managers with accurate estimates of the optimal inventory and safety stock required to meet future orders and achieve desired service levels.  Smart Software is headquartered in Belmont, Massachusetts, and our website is www.smartcorp.com.

Over Sage Corporation

Sage is er om barrières weg te nemen, zodat iedereen kan gedijen, te beginnen met de miljoenen kleine en middelgrote bedrijven die door ons, onze partners en accountants worden bediend. Klanten vertrouwen op onze financiële, HR- en salarisadministratiesoftware om werk en geld te laten stromen. Door bedrijfsprocessen en relaties met klanten, leveranciers, werknemers, banken en overheden te digitaliseren, verbindt ons digitale netwerk het MKB, waardoor wrijving wordt weggenomen en inzichten worden geboden. Het slechten van barrières betekent ook dat we onze tijd, technologie en ervaring gebruiken om digitale ongelijkheid, economische ongelijkheid en de klimaatcrisis aan te pakken.


Neem voor meer informatie contact op met Smart Software, Inc., Four Hill Road, Belmont, MA 02478.
Telefoon: 1-800-SMART-99 (800-762-7899); FAX: 1-617-489-2748; E-mail: info@smartcorp.com

 

 

Waarom voorraadplanning niet uitsluitend op eenvoudige vuistregels mag vertrouwen

Voor te veel bedrijven wordt een cruciaal stukje data-feitenonderzoek – het meten van vraagonzekerheid – afgehandeld met eenvoudige maar onnauwkeurige vuistregels. Vraagplanners berekenen bijvoorbeeld vaak de veiligheidsvoorraad op basis van een door de gebruiker gedefinieerd veelvoud van de voorspelling of het historische gemiddelde. Of ze kunnen hun ERP configureren om meer te bestellen wanneer de beschikbare voorraad gedurende de doorlooptijd twee keer de gemiddelde vraag bereikt voor belangrijke artikelen en 1,5 keer voor minder belangrijke artikelen. Dit is een grote fout met kostbare gevolgen.

De keuze uit meerdere wordt uiteindelijk een raadspel. Dit komt omdat geen mens precies kan berekenen hoeveel voorraad hij moet opslaan, rekening houdend met alle onzekerheden. Veelvouden van de gemiddelde doorlooptijdvraag zijn eenvoudig te gebruiken, maar u kunt nooit weten of het gebruikte veelvoud te groot of te klein is totdat het te laat is. En als je het eenmaal weet, is alle informatie veranderd, dus je moet opnieuw raden en dan afwachten hoe de laatste gok uitpakt. Met elke nieuwe dag heeft u nieuwe vraag, nieuwe details over doorlooptijden en zijn de kosten mogelijk veranderd. De gok van gisteren, ongeacht hoe goed opgeleid, is vandaag niet langer relevant. Bij een goede voorraadplanning mag geen sprake zijn van giswerk op het gebied van inventaris en prognoses. Beslissingen moeten worden genomen op basis van onvolledige informatie, maar gissen is niet de juiste keuze.

Weten hoeveel u moet bufferen vereist een op feiten gebaseerde statistische analyse die nauwkeurig vragen kan beantwoorden zoals:

  • Hoeveel extra voorraad is er nodig om de serviceniveaus van 5% te verbeteren
  • Wat de klap op tijdige levering zal zijn als de voorraad met 5% wordt verminderd
  • Welk serviceniveaudoel is het meest winstgevend.
  • Hoe wordt het voorraadrisico beïnvloed door de willekeurige doorlooptijden waarmee we worden geconfronteerd?

Intuïtie kan deze vragen niet beantwoorden, strekt zich niet uit over duizenden onderdelen en heeft het vaak bij het verkeerde eind. Data, waarschijnlijkheidsberekeningen en moderne software zijn veel effectiever. Het is niet de weg naar duurzame uitmuntendheid.

 

Het gebruik van belangrijke prestatievoorspellingen om het voorraadbeleid te plannen

Ik kan me niet voorstellen dat ik een voorraadplanner ben op het gebied van reserveonderdelen, distributie of productie en dat ik veiligheidsvoorraden, bestelpunten en bestelsuggesties moet creëren zonder gebruik te maken van belangrijke prestatievoorspellingen van serviceniveaus, opvullingspercentages en voorraadkosten:

Belangrijke prestatievoorspellingen gebruiken om voorraadbeleid te plannen

De Inventory Optimization-oplossing van Smart genereert kant-en-klare belangrijke prestatievoorspellingen die op dynamische wijze simuleren hoe uw huidige voorraadbeleid zal presteren ten opzichte van mogelijke toekomstige eisen. Het rapporteert hoe vaak u voorraad opslaat, de omvang van de voorraad, de waarde van uw voorraad, opslagkosten en meer. Hiermee kunt u problemen proactief identificeren voordat ze zich voordoen, zodat u op korte termijn corrigerende maatregelen kunt nemen. U kunt 'wat-als'-scenario's creëren door doelgerichte serviceniveaus in te stellen en doorlooptijden aan te passen, zodat u de voorspelde impact van deze wijzigingen kunt zien voordat u zich ertoe verbindt.

Bijvoorbeeld,

  • U kunt zien of een voorgestelde overstap van het huidige serviceniveau van 90% naar een gericht serviceniveau van 97% financieel voordelig is
  • U kunt automatisch vaststellen of een ander serviceniveaudoel nog winstgevender is voor uw bedrijf dan het voorgestelde doel.
  • U kunt precies zien hoeveel u nodig heeft om uw herbestelpunten te verhogen om een langere doorlooptijd mogelijk te maken.

 

Als u planners niet van de juiste tools voorziet, worden ze gedwongen voorraadbeleid en veiligheidsvoorraadniveaus in te stellen en vraagprognoses te maken in Excel of met verouderde ERP-functionaliteit. Als u niet weet hoe het beleid naar verwachting zal presteren, is uw bedrijf slecht uitgerust om de voorraad correct toe te wijzen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij u kunnen helpen!