Planning met grote retailpartners verbetert de beschikbaarheid, verlaagt de kosten

Invoering

Nauwkeurige prognoses staan centraal in ImpressArt's bedrijfsmodel, de spil in zijn toeleveringsketen die de productbeschikbaarheid garandeert via zijn strategische kanaalpartners. Jeff Wolter, CEO van ImpressArt, legt uit waarom prognoses zo belangrijk zijn, hoe hij tot de keuze kwam voor Smart Inventory Planning and Optimization als het prognose- en vraagplanningssysteem van Impress Art en hoe betere prognoses hun bedrijf helpen.

De uitdaging

ImpressArt vond zijn markt en groeide exponentieel in het eerste decennium. "Bij ImpressArt eten, slapen en ademen we sieraden maken en met de hand stempelen", zegt Wolter. We helpen creatieve mensen van alle niveaus om mooie sieraden te maken en creatieve ondernemers te worden.” Deze ambachtslieden en ambachtslieden kopen in via drie grote winkelketens en rechtstreeks via het fulfilmentcentrum van ImpressArt. Beschikbaarheid is alles. Als het er is, kopen ze, zo niet gaan ze ergens anders heen.

Naarmate het bedrijf groeide, werd de toeleveringsketen complexer, de productlijnen diverser, met doorlooptijden voor bevoorrading van fabrieken in China die 13 weken of langer bedroegen. Toen sloeg de Covid-pandemie toe - het leek erop dat iedereen thuis was, enthousiast om dingen te maken, en de vraag nam echt toe. Magazijnbeheer kreeg een nieuw niveau van urgentie toen het bedrijf te maken kreeg met toenemende wanorde van de voorraad, voorraden in sommige gebieden, met excessen in andere.

Vereisten en softwareselectie

Het bedrijf had een robuust, adaptief prognose- en vraagplanningsproces nodig om het bestellen en opslaan van duizenden producten te begeleiden. ImpressArt wilde een leverancier die de beste praktijken in de branche weerspiegelde. Belangrijke vereisten waren onder meer:

• Het instellen van een optimaal voorraadbeleid en nauwkeurige prognoses. Opslaan betekent omzetverlies - kopers gaan ergens anders heen - terwijl overbevoorrading contant geld kost, wat cruciaal is om de pandemie te overleven.
• Gezamenlijke planning met belangrijke kanaalpartners. Michaels, Hobby Lobby en Jo-Anne Stores zijn verantwoordelijk voor een groot deel van de activiteiten van ImpressArt. Het is van cruciaal belang om inzicht te krijgen in hun vereisten.
• Omgaan met lange en variabele doorlooptijden voor bevoorrading, routinematig 13 weken maar fluctuerend met Covid-gerelateerde vertragingen in de toeleveringsketen.
• Mogelijkheid om de levering van duizenden artikelen methodisch te voorspellen en veilig te stellen, waarbij automatisch verschuivingen in vraagpatronen worden ontdekt en aangepakt.
• Integraties met ERP systemen naar keuze: prognoses zijn zo cruciaal dat ImpressArt dit eerst moest aanpakken met de wetenschap dat het later met het gekozen ERP zal worden geïntegreerd.

ImpressArt wilde een leverancier die de beste praktijken in de sector weerspiegelde.

ImpressArt kiest voor slimme voorraadplanning en -optimalisatie

ImpressArt beperkte zijn zoektocht tot 8 leveranciers en concludeerde dat alleen Smart uitblonk in alle best practices. "Ik heb alle best practices uit verschillende bronnen bestudeerd en ontdekte dat de aanpak van Smart alles aanpakte," zei Wolter, "met name betere manieren om het juiste beleid te ontwikkelen en een prognose te ontwikkelen." Hij wijst in het bijzonder op een aantal punten:

• Gezamenlijke prognoses met belangrijke klanten, grote winkelketens: Smart maakte het gemakkelijk om alle items voor key-named accounts te plannen en met elk een dialoog aan te gaan. Het krijgen van deze directe input, tot aan het verkooppunt, is enorm waardevol gebleken.
• Zeer visuele, gebruiksvriendelijke gebruikersinterface: "Datavisualisatie is belangrijk", zegt Wolter, "het heeft invloed op de analyse, zet de toon."
• Meer dan 'automatische piloot' plannen: prognoses zijn eenvoudig te interpreteren, in te zoomen en aan te passen.
• Wolter waardeerde de rijke analyses - "Ik vond de wiskunde een stuk hoger. De cijfers kloppen en stellen ons in staat om nauwkeurig orders te genereren. Zelden zie ik iets dat moet worden aangepast.”

Wolter vatte het samen: “Smart helpt me tijd te besparen en het voorraadplanningsproces te automatiseren, wat me uiteindelijk helpt om ons bedrijf op te schalen. We hebben nu een geweldig proces voor voorraadplanning en -prognose dat meetbare waarde genereert die kan worden aangesloten op elke ERP die we kiezen."

Lees meer over Smart Software op www.smartcorp.com.

Lees meer over ImpressArt op www.impressart.com.

De uitdaging

Het nutsbedrijf heeft meer dan zesduizend mensen in dienst om een zeer diverse mix van elektriciteitsopwekkings- en distributiefaciliteiten te exploiteren, bestaande uit tien opwekkingscentrales, een grote regionale kerncentrale en duizenden kilometers transmissie-, distributie- en ondergrondse kabel. Het nutsbedrijf biedt een onmisbare service, de continue, betrouwbare beschikbaarheid van elektrische stroom. Service staat voorop. En de sleutel tot deze service is de beschikbaarheid van een groot aantal serviceonderdelen - meer dan 250.000 - om de faciliteiten 24/7 draaiende te houden.

Het hulpprogramma lanceerde een strategisch Supply Chain Optimization (SCO)-initiatief om twintig jaar oude legacy-software te vervangen. IBM Maximo werd geselecteerd om kerninkoop, voorraad- en magazijnbeheer en werk- en activabeheer te leveren. Extra best-in-class mogelijkheden zouden worden toegevoegd door de selectie en integratie van commerciële kant-en-klare applicaties. De belangrijkste hiervan was het systeem voor voorraadoptimalisatie, dat zowel prognoses / vraagplanning als voorraadoptimalisatie omvat. Het hulpprogramma voerde een uitgebreide RFP (Request for Proposals) uit om de softwareselectie te stimuleren.

Vereisten en slimme softwareselectie

Verkopers werd gevraagd om schriftelijk te reageren op een breed scala aan functionele vereisten en vervolgens - op uitnodiging - persoonlijk te demonstreren met behulp van klantgegevens. Prognose en vraagplanning, voorraadoptimalisatie en rapportage en analyse werden allemaal diepgaand overwogen. De lijsten met vereisten zijn lang, maar een paar kritische mogelijkheden waren vooral belangrijk:

• Maak gebruik van bewezen, ingebouwde statistische analyses die automatisch de vraag modelleren en nauwkeurige resultaten produceren voor alle soorten vraag;
• Modelleer en balanceer op serviceniveau gebaseerd voorraadbeleid, over meerdere locaties en op meerdere aggregatieniveaus, om een optimaal voorraadvoorraadbeleid te produceren;
• Effectief plannen voor intermitterende vraag, het meest cruciaal voor de planning van reserveonderdelen;
• Effectief schalen om automatisch planningsvereisten voor meer dan 250.000 afzonderlijke items aan te pakken;
• Gemakkelijk te leren, te gebruiken en samen te werken;
• Aantoonbaar vermogen om te integreren met de enterprise / supply chain management-systemen van de klant naar keuze.

Smart werd geselecteerd vanwege zijn prestaties in al deze categorieën. Natuurlijk waren er enkele uitblinkers. Eerst nodigde Smart tijdens de live demonstratie een lid van het evaluatieteam uit om Smart Inventory Optimization aan te sturen. Binnen een paar minuten waren ze in staat om via internet in te loggen, de voorraadprestaties van geselecteerde artikelen te beoordelen, artikelen te identificeren die te veel voorradig waren en zich te richten op optimale serviceniveaus die aanzienlijke mogelijkheden voor voorraadvermindering lieten zien. Dit was een dwingende oefening in bruikbaarheid.

Ten tweede, Smart's unieke behandeling van intermitterende vraag, een gepatenteerde, door vakgenoten beoordeelde en in de praktijk bewezen methodologie, toonde een effectieve en nauwkeurige planning van het serviceniveau aan, waarbij de geplande serviceniveaus op de meest onvoorspelbare onderdelen consequent werden bereikt.

En ten derde, Smart's bewezen ervaring met het opzetten van geautomatiseerde integraties met de bedrijfssystemen van onze klanten naar keuze, wekte het vertrouwen dat we de software-oplossingsarchitectuur van het hulpprogramma zouden ondersteunen en integreren met Maximo.

Resultaten tot nu toe

De implementatie van Smart Inventory Planning & Optimization vond plaats binnen 90 dagen na de start van het project. In de daaropvolgende zes maanden maakte Smart IP&O de aanpassing van de voorraadparameters voor enkele duizenden artikelen mogelijk, wat resulteerde in een voorraadvermindering van $9,0 miljoen terwijl de beoogde serviceniveaus werden gehandhaafd. Aanzienlijke extra besparingen - en verbetering van de serviceniveaus voor kritieke reserveonderdelen - worden verwacht in het komende jaar, aangezien voorraden voor extra faciliteiten in het systeem worden gebracht.

Lees meer over Smart Software op www.smartcorp.com.

Invoering

Seneca Companies, een brancheleider op het gebied van petroleumdiensten voor de automobielindustrie, biedt een breed scala aan oplossingen voor tankstationontwerp, constructie, service en uitgebreide insluitings- en doseeroplossingen. Seneca Fuel Systems bedient het middenwesten, het zuiden en de berggebieden van de VS met een zeer bekwame staf van 75 veldtechnici die belast zijn met het operationeel houden van tankstations van klanten.

Seneca Fuel heeft een centraal magazijn in Des Moines en 5 extra voorraadlocaties om een snelle beschikbaarheid van kritieke onderdelen te garanderen. We spraken onlangs met Dan Miller, Purchasing Manager voor Seneca Fuel, die Seneca's uitdagingen op het gebied van voorraadplanning uitlegde en hoe Smart Software daarbij heeft geholpen.

De uitdaging

Het draaiende houden van brandstofsystemen is cruciaal voor Seneca-klanten. Downtime betekent verloren inkomsten en mogelijk verloren klanten. Seneca stuurt lokale servicetechnici die zijn uitgerust met essentiële onderdelen, met als doel een eerste bezoek van 90% vast te stellen. Als ze niet hebben wat ze nodig hebben, moeten ze binnen enkele uren in een nabijgelegen magazijn kunnen halen wat nodig is.

De uitdaging van de bevoorrading is meteen duidelijk: welke onderdelen moeten in de bestelwagen worden vervoerd, in welke hoeveelheid en wat moet er in de magazijnen worden vervoerd om ze te bevoorraden, waardoor maximale serviceprestaties worden gegarandeerd en de investeringen in voorraad worden geminimaliseerd.

Toen Seneca en Smart gingen samenwerken, behandelde Seneca alle techneuten hetzelfde met betrekking tot het voorraadbeleid. Aan elke bestelwagen werd een standaardlijst met onderdelen geleverd, met een geschatte $35K per bestelwagen. Klanten waren echter niet allemaal hetzelfde en variëren in geografische servicegebieden. Tankstations in Zuid-Illinois waren bijvoorbeeld meestal kleiner en hadden andere onderdelen nodig dan hun tegenhangers in Denver. Dit verhoogde de kans dat sommige onderdelen in sommige bestelwagens zouden worden opgeslagen, terwijl andere jarenlang onaangeroerd zouden blijven. Er was een gedeelte in het centrale magazijn dat 'zeroturns' werd genoemd, voor items die gewoon niet bewogen, wat uitgroeide tot een waarde van $400K.

"Er moest iets veranderen", zei Miller. "We hadden de mogelijkheid nodig om te voldoen aan de specifieke behoeften van de lokale techneuten, ze tijdig te bevoorraden vanuit onze magazijnen en de magazijnen uit te rusten om backstop te spelen voor alle andere ongebruikelijke vereisten die de voorraad van bestelwagens niet zou kunnen dekken." Deze uitdaging werd nog groter door de zeer sporadische, intermitterende aard van de vraag naar serviceonderdelen. "Traditionele prognoses hielpen niet", legt Miller uit. "We zien perioden van nulvraag met schijnbaar willekeurige, onvoorspelbare pieken. We hadden een methodiek nodig waarmee we dit konden plannen.”

De oplossing

Seneca Companies wendde zich tot Smart Software en zijn cloudgebaseerde oplossing, Smart Inventory Planning and Optimization. Smart IP&O is een geïntegreerde suite van native webapplicaties voor gezamenlijke vraagplanning, voorraadoptimalisatie en supply chain-analyse. Smart IP&O draait op de Amazon AWS-cloud en ontvangt automatisch dagelijkse transactiegegevens van hun JD Edwards ERP-systeem, modelleert de klantvraag en voorraadprestaties en stuurt een optimaal voorraadbeleid terug naar JDE om de aanvulling te stimuleren.

"Smart IP&O integreerde eenvoudig met Seneca's bedrijfssystemen en stelde ons in staat om de voorraadvereisten voor elke technische vertegenwoordiger en elk servicegebied te modelleren", aldus Miller. "De implementatie was snel en de gebruikerstraining was effectief, met de eerste resultaten binnen 6-8 weken na de start van het project."

Een belangrijk kenmerk was Smart's unieke benadering van planning voor intermitterende vraag, het zeer variabele, schijnbaar willekeurige en onvoorspelbare verbruik dat het meest voorkomt bij serviceonderdelen. Hierdoor is de voorraadplanning veranderd van goed giswerk naar op serviceniveau gebaseerde modellering.

Resultaten

“Smart IP&O stelde ons in staat om de vraag op elke voorraadlocatie te modelleren en, met behulp van een op serviceniveau gebaseerde planning, te bepalen hoeveel we moeten stockeren om het serviceniveau te bereiken dat we nodig hebben. Door verschillende scenario's uit te voeren en te vergelijken, kunnen we eenvoudig het optimale voorraadbeleid definiëren en bijwerken voor elke technische ondersteuningsvertegenwoordiger en magazijnen."

De software heeft veldtechnici bewijs geleverd dat ze voorheen niet hadden, door hun werkelijke verbruik, de frequentie van het gebruik van onderdelen en de reden voor het voorraadbeleid te tonen, waarbij 90% werd gebruikt als de beoogde serviceniveaunorm. Veldtechnici hebben het gebruik ervan omarmd, met significante resultaten: de voorraad "Zero Turns" is gedaald van $400K tot minder dan $100K, de "First Fix Rate" overschrijdt 90% en de totale voorraadinvestering is met meer dan 25% gedaald, van $11 miljoen tot $ 8 miljoen .

Lees meer over Seneca-bedrijven op: https://www.senecaco.com/.

Lees meer over Smart Software op www.smartcorp.com.

Invoering

De Kratos Space-groep binnen National Security-technologie-innovator Kratos Defense & Security Solutions, Inc., produceert COTS-software en componentproducten voor ruimtecommunicatie, op maat gemaakte producten voor individuele klanten, evenals complete oplossingen voor satelliet- en grondsegmenten. Hun markt is een zeer veeleisende markt die vaak op maat gemaakte systemen vereist met uitzonderlijke prestaties en snelle leveringscycli. Kirk Smith, vice-president van Business Systems Innovation, ging met ons zitten om uit te leggen hoe onderdelenbeheer en planning centraal zijn komen te staan in hun operationele uitmuntendheid, waarbij ze talloze aangepaste projecten per jaar ondersteunen.

De uitdaging:  

Engineering-to-order in de wereld van Kratos betekent dat traditionele prognoses van afgewerkte goederen u niet zullen helpen bij het plannen van de toekomst. In de op maat gemaakte markt biedt het verleden geen bruikbare voorspelling voor de toekomst, zelfs niet binnen de gerichte technologiegebieden van de Space Group. U weet gewoon niet van tevoren wat uw volgende klant van een systeem op maat gaat vragen. Dit is problematisch voor de contractfabrikanten (CM's) van het bedrijf die belangrijke assemblages op een lager niveau produceren - ze weten niet wat ze kunnen verwachten en zullen zonder enig advies niet in staat zijn om de vereiste onderdelen vooraf te bestellen en op voorraad te houden. Korte prognosehorizon en lange doorlooptijden van componenten maken concurrerend bieden op nieuwe projecten moeilijk, waarbij de levertijd cruciaal is.

Een concurrentievoordeel benutten

"Met oplossingen op maat en op maat is de nummer 1 reden dat we winnen, dat we zeer uitdagende problemen voor onze klanten oplossen", zegt Smith. Maar een goede tweede is een strategisch voordeel: het vermogen om die op maat gemaakte systemen snel te leveren. Kratos heeft een reeks eerder ontworpen en geconstrueerde bouwstenen (chassis- en bordniveau-assemblages) die kunnen worden toegepast op nieuw ontworpen oplossingen. Dit versnelt het ontwerp, maar omdat deze bouwstenen op maat zijn gemaakt voor elke klant, is het problematisch om ze op voorraad te hebben voor toekomstige verkopen - er zijn veel varianten. Als Kratos een manier zou kunnen vinden om hun board- en componentniveau-vereisten effectief te voorspellen, zouden ze in staat zijn om de end-to-end productietijd te verkorten, onderdeeltekorten die de levering vertragen tot een minimum te beperken en excessen te voorkomen die verouderde voorraad creëren.

De oplossing: 

Kratos volgde een hybride planningsaanpak, waarbij de verkoopplanning door zijn business development-team werd gecombineerd met statistische prognoses van Smart Software. Smith legde het proces uit:

Deel 1 – Jaarlijkse prognose op het CM-gebouwde assemblageniveau:

• Gebruik Smart om een voortschrijdende prognose van het assemblageniveau voor 12 maanden voor de CM te maken.
• Vergelijk dit met de Business Development Opportunity Forecast
• Combineer de inzichten van Smart met de Opportunity Forecast
• Lever de resulterende aangepaste assemblageprognose aan de CM voor omzet- en capaciteitsplanning.

Deel 2 – Bieden van prognoses op componentniveau aan contractfabrikanten:

• Voer prognose op assemblageniveau in de ERP-stuklijstfunctie, waardoor de vraag op componentniveau naar alle onderdelen explodeert.
• De vraag aggregeren op onderdeelnummer, prognoses op componentniveau genereren.
• Bied prognoses aan CM-inkoop zodat ze kunnen bepalen wanneer ze vooruit moeten kopen of bestellingen moeten verhogen om volumeprijsonderbrekingen vast te leggen. Wanneer ze een kans zien, nemen ze contact op met Kratos, krijgen toestemming en verhogen het aantal aankopen, met als gevolg dat de materiaalkosten en doorlooptijden worden verlaagd.
• Ook vermindert het verstrekken van jaarlijkse prognoses de terugkoopdruk van de CM's - Kratos is verplicht om ongebruikte componenten terug te kopen, maar nu zien de CM's kansen op componentniveau en de waarde van het aanhouden van voorraden.

Resultaten: 

In de afgelopen drie jaar heeft deze aanpak Kratos in staat gesteld de materiaalkosten te verlagen. Bovendien kan Kratos samenwerken met zijn contractfabrikanten om het voorraadrisico te verminderen en kortere leveringsverplichtingen te realiseren. Door te werken met componenten met een doorlooptijd van maximaal zes maanden, zijn ze in staat om met vertrouwen leveringsdata voor de klant voor te stellen en te halen.

Jon Good, General Manager bij contractfabrikant NeoTech, deelde hun ervaring. “We gebruiken de slimme voorspelling van Kratos' Space-groep om te helpen profiteren van prijsverlagingen voor materiaal bij grotere hoeveelheden die anders niet zichtbaar zouden zijn in ons huidige bedrijfsmodel. Dit stelt ons in staat om de materiaalkosten te verlagen, wat zich op de lange termijn vertaalt in lagere prijzen voor Kratos.”

Goed voegde eraan toe dat een ander gebruik is om het waarschijnlijke materiaalverbruik over een langere periode te voorspellen dan alleen zichtbaar zou zijn bij openstaande bestellingen. “Dit stelt ons in staat om de positie van onze beschikbare voorraad realistischer te begrijpen in termen van overmaat. Deze twee voordelen stellen NEOTech in staat om slimmere beslissingen te nemen met betrekking tot inkoop en voorraadbeheer, terwijl het tegelijkertijd dagen en weken bespaart aan de voorkant van het proces en het eindproduct zo snel mogelijk aan Kratos levert.”

Vooruitkijkend ziet Smith nog meer mogelijkheden om samen te werken met Kratos Space CM's om hun toeleveringsketen en bijbehorende kosten te stroomlijnen. "Het komt erop neer", zegt Smith, "dat we nu effectiever kunnen communiceren met onze CM-partners, ondanks het gebrek aan voorspelbaarheid in ons bedrijf, en tegelijkertijd de materiaalkosten kunnen verlagen en de doorlooptijden kunnen verkorten."

Tijdens de "User Conference: Spare Parts Inventory Planning and Optimization" werden onderwerpen als vaste outsourcing en digitale MRO supply chain-orkestratie besproken met de deelname van Jeff Scott, onze vice-president bedrijfsontwikkeling bij Smart Software.

Jeff besprak het praktische proces van het optimaliseren van het voorraadbeleid voor reserveonderdelen, met name de uitdaging van het aanpakken van de ogenschijnlijk onvoorspelbare intermitterende vraag. Hij beoordeelde gemeenschappelijke benaderingen, hun tekortkomingen en de waarde van een andere aanpak met probabilistische modellering en verbeterde statistische methoden. Als u meer wilt weten, kunt u beginnen met de recente webinar van Smart Software over Intermittent Demand – klik hier om de herhaling te bekijken.

Rechts Jeff Scott, vice-president bedrijfsontwikkeling bij Smart Software.

Over Smart Software, Inc.

Smart Software, Inc., opgericht in 1981, is toonaangevend in het leveren van bedrijfsbrede oplossingen voor vraagvoorspelling, planning en voorraadoptimalisatie aan bedrijven. De oplossingen voor vraagvoorspelling en voorraadoptimalisatie van Smart Software hebben duizenden gebruikers over de hele wereld geholpen, waaronder klanten bij middelgrote ondernemingen en Fortune 500-bedrijven, zoals Mitsubishi, Siemens, Disney, FedEx, MARS en The Home Depot. Smart Inventory Planning & Optimization geeft vraagplanners de tools om om te gaan met seizoensinvloeden in de verkoop, promoties, nieuwe en verouderde producten, multidimensionale hiërarchieën en af en toe gevraagde serviceonderdelen en kapitaalgoederen. Het biedt voorraadbeheerders ook nauwkeurige schattingen van de optimale voorraad en veiligheidsvoorraad die nodig is om aan toekomstige bestellingen te voldoen en de gewenste serviceniveaus te bereiken. Smart Software heeft zijn hoofdkantoor in Belmont, Massachusetts en is te vinden op het World Wide Web op www.smartcorp.com.

SmartForecasts en Smart IP&O zijn gedeponeerde handelsmerken van Smart Software, Inc. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaren.

Neem voor meer informatie contact op met Smart Software, Inc., Four Hill Road, Belmont, MA 02478.
Telefoon: 1-800-SMART-99 (800-762-7899); FAX: 1-617-489-2748; E-mail: info@smartcorp.com