Las soluciones de pronóstico de Smart Software (SmartForecast®) aumentan la disponibilidad de piezas y reducen los costos de inventario
Prevost Car, Inc. es un fabricante canadiense líder de autobuses interurbanos y carrocerías de autocares para casas rodantes de alta gama y conversiones especiales. Prevost Parts, una división de Prevost Car, atiende al mercado de posventa de automóviles de América del Norte y distribuye repuestos originales para autocares y autobuses urbanos para Prevost Car y Nova Bus, así como repuestos para otros modelos. Para atender su mercado, la empresa mantiene dos centros de distribución, uno en Canadá y otro en EE.UU.; cinco centros de servicio; y más de 25.000 partes activas. El 70 por ciento de esas partes tienen un perfil de demanda intermitente e irregular, lo que las hace muy difíciles de pronosticar y administrar.
El reto
Al principio, la dirección de Prevost Parts inició un programa integral para mejorar el sistema de distribución de piezas de la empresa. Prevost necesitaba inventarios en sus almacenes para reflejar con mayor precisión la demanda en esos lugares y requería entradas de pronóstico más precisas para sus procesos de planificación de la producción. El 25 por ciento de sus pedidos no se enviaba desde el punto de distribución más cercano al cliente o estaban atrasados. Esta situación provocó mayores costos de transporte, retrasos en las entregas y niveles de servicio al cliente inaceptables. Además, debido a que el sistema SAP Min/Max de Prevost no compensaba la estacionalidad o las tendencias, la empresa tenía demasiadas existencias fuera de temporada y muy pocas cuando la necesidad era mayor.
Para responder a estos problemas, la dirección de Prevost llevó a cabo una evaluación formal de seis sistemas de previsión y planificación de la demanda, incluido el módulo de planificación de la demanda de SAP, para encontrar una solución que superara las limitaciones del sistema Min/Max y le permitiera utilizar todo el potencial de Módulo de planificación de recursos de distribución (DRP) de SAP. Debido a que el sistema DRP no estaba sincronizado con el pronóstico de demanda, los pedidos de productos no se emitían de manera oportuna y precisa.
Además, Prevost Parts carecía de una planificación eficaz de la demanda dentro de su red de distribución de múltiples sitios/múltiples niveles. Para lograr esto, la empresa necesitaba una solución de pronóstico que pudiera pronosticar con precisión la demanda de todos sus productos y brindar estimaciones precisas de existencias de seguridad en el nivel más bajo de la red. También requería un sistema que pudiera proporcionar la flexibilidad de las mediciones acumulativas del tiempo de entrega, aislar e identificar valores extremos, reconocer patrones estacionales y proporcionar pronósticos de grupos de productos de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
La solución
De las seis aplicaciones consideradas, Prevost Parts seleccionó SmartForecasts Enterprise de Smart Software, Inc. SmartForecasts obtuvo la puntuación más alta en la evaluación de más de ocho criterios funcionales. Sin embargo, el factor decisivo clave fue la capacidad de SmartForecasts para generar pronósticos de ventas precisos y requisitos de existencias de seguridad para productos de demanda intermitente. Los productos de este tipo son muy difíciles de pronosticar debido a la naturaleza irregular y lenta de sus patrones de demanda.
Como señaló Dave Gilbert, director de logística de Prevost Parts, "Dado que la mayoría de nuestras piezas tienen una demanda intermitente, la capacidad de resolver ese problema era muy importante para nosotros, y la solución única de SmartForecasts en esa área fue una gran ventaja".
Además, los resultados de las pruebas mostraron que las recomendaciones de almacenamiento de inventario de SmartForecasts podrían reducir los niveles de inventario de seguridad requeridos hasta un dieciocho por ciento más que la siguiente mejor aplicación. Hubo otros factores que también influyeron en la decisión, incluida la capacidad de SmartForecasts para interactuar fácilmente con el sistema DRP de SAP y simplificar el proceso de gestión de existencias de seguridad.
Los resultados
El primer año, se instaló SmartForecasts en la sede corporativa en Ste. Claire, Quebec, donde el software está directamente vinculado a una base de datos Oracle utilizada por el sistema SAP de Prevost Part para almacenar datos y resultados de pronósticos. Desde la implementación, los planificadores de la demanda de la empresa han utilizado el sistema para realizar una serie de cambios en la planificación, y esos cambios han comenzado a dar sus frutos. Los pedidos atrasados de las piezas demandadas con mayor frecuencia por la empresa se redujeron en 651 TP2T, las ventas perdidas se redujeron en 59% y las tasas de llenado aumentaron de 93% a 96% en solo 3 meses.
Pero la implementación de estos cambios requirió que Prevost Parts ajustara creativamente la forma en que opera. La estrategia de la empresa para mejorar sus actividades de distribución requería un cambio importante en la forma en que pronosticaba la demanda. En lugar de simplemente pronosticar la demanda general, la empresa necesitaba pronosticar la demanda de cada producto en cada uno de sus centros de distribución y servicio. Esto daría una imagen más precisa de la demanda local y permitiría a la empresa alinear mejor su inventario donde más se necesita. Los pronósticos locales luego podrían agruparse en un pronóstico de toda la empresa con fines de planificación.
Al comienzo de cada mes, Prevost Parts transfiere los datos de consumo del último mes directamente desde las tablas de SAP en la base de datos de Oracle a una tabla de historial de demanda mantenida por SmartForecasts en la misma base de datos de Oracle. Usando SmartForecasts, Prevost produce automáticamente un pronóstico de la demanda y los requisitos de existencias de seguridad para todos los productos en cada uno de sus centros de distribución y servicio utilizando treinta y seis meses de historial. Estos pronósticos son validados por un planificador de demanda y gerentes de partes de sucursales utilizando informes de auditoría y funciones de ajuste gráfico en SmartForecasts y luego pasan a las tablas de SAP para uso directo del programa SAP DRP.
Con base en estos resultados, Prevost Parts comenzó a abastecer sus almacenes mensualmente, pero la gerencia descubrió rápidamente que los envíos mensuales no satisfacían sus necesidades de reabastecimiento. Por esta razón, la demanda ahora se divide en cubos semanales, lo que da como resultado un proceso de pedidos justo a tiempo que ha reducido los niveles de existencias en sus almacenes.
Prevost planea continuar midiendo su progreso y ahorros, y espera que continúe viendo mejoras importantes en la reducción de costos, el aumento del servicio al cliente y el despliegue efectivo de sus activos de producción y distribución. Según Gilbert, “Necesitamos tener las piezas correctas en el lugar correcto para ayudar a nuestros clientes. SmartForecasts nos ayuda no solo a mejorar nuestra asignación de inventario, sino también a reducir significativamente los costos de transporte e inventario”.
