Introducción
Seneca Companies, líder de la industria en servicios petroleros para automóviles, ofrece una amplia gama de soluciones de diseño, construcción, servicio, contención integral y dispensación de estaciones de servicio. Seneca Fuel Systems presta servicios en las regiones del medio oeste, el sur y las montañas de EE. UU. con un personal altamente calificado de 75 técnicos de campo encargados de mantener las estaciones de combustible de los clientes en funcionamiento.
Seneca Fuel opera un almacén central en Des Moines y 5 ubicaciones de almacenamiento adicionales para garantizar la rápida disponibilidad de piezas críticas. Hablamos recientemente con Dan Miller, gerente de compras de Seneca Fuel, quien explicó los desafíos de planificación de inventario de Seneca y cómo ha ayudado Smart Software.
El reto
Mantener los sistemas de combustible en funcionamiento es crucial para los clientes de Seneca. El tiempo de inactividad significa la pérdida de ingresos y la posible pérdida de clientes. Seneca envía técnicos de servicio locales equipados con piezas esenciales con el objetivo de lograr una tasa fija de primera visita 90%. Si no tienen a mano lo que necesitan, deben poder conseguir lo necesario en un almacén cercano en cuestión de horas.
El desafío del almacenamiento es evidente de inmediato: qué piezas llevar en la furgoneta, en qué cantidad y qué llevar en los almacenes para suministrarlas, asegurando el máximo rendimiento del servicio y minimizando la inversión en inventario.
Cuando Seneca y Smart comenzaron a trabajar juntos, Seneca trató a todos los técnicos de la misma manera con respecto a la política de inventario. Se suministró una lista estándar de piezas a cada furgoneta, con un aproximado de $35K por furgoneta. Sin embargo, los clientes no eran todos iguales y varían según las áreas geográficas de servicio. Las estaciones de servicio en el sur de Illinois, por ejemplo, tendían a ser más pequeñas y requerían piezas diferentes a las de sus contrapartes en Denver. Esto aumentó la probabilidad de que algunas partes se agotaran en algunas camionetas, mientras que otras podrían permanecer intactas durante años. Había una sección en el almacén central denominada "cero turnos", para artículos que simplemente no se movían, que aumentó a un valor de $400K.
“Algo necesitaba cambiar”, dijo Miller. “Necesitábamos la capacidad de almacenar según las necesidades específicas de la tecnología local, reabastecerlas de manera oportuna desde nuestros almacenes y equipar los almacenes para que sirvan de respaldo para cualquier otro requisito inusual que el inventario de la camioneta no cubriría”. Este desafío se vio agravado por la naturaleza altamente esporádica e intermitente de la demanda de piezas de servicio. “El pronóstico tradicional no ayudó”, explicó Miller. “Vemos períodos de demanda cero con picos aparentemente aleatorios e impredecibles. Necesitábamos una metodología que nos permitiera planificar esto”.
La solución
Seneca Companies recurrió a Smart Software y su solución basada en la nube, Smart Inventory Planning and Optimization. Smart IP&O es un conjunto integrado de aplicaciones web nativas para la planificación colaborativa de la demanda, la optimización del inventario y el análisis de la cadena de suministro. Smart IP&O, que se ejecuta en la nube de Amazon AWS, recibe automáticamente datos transaccionales diarios de su sistema ERP de JD Edwards, modela la demanda de los clientes y el rendimiento del inventario, y devuelve políticas de inventario óptimas a JDE para impulsar el reabastecimiento.
“Smart IP&O se integró fácilmente con los sistemas empresariales de Seneca y nos permitió modelar los requisitos de almacenamiento para cada representante técnico y área de servicio”, dijo Miller. “La implementación fue rápida y la capacitación de los usuarios efectiva, y produjo resultados iniciales dentro de las 6 a 8 semanas posteriores al inicio del proyecto”.
Una capacidad clave ha sido el enfoque único de Smart para planificar la demanda intermitente, el consumo altamente variable, aparentemente aleatorio e impredecible más común con las piezas de repuesto. Esto ha permitido que la planificación del inventario pase de las conjeturas informadas al modelado basado en el nivel de servicio.
Resultados
“Smart IP&O nos permitió modelar la demanda en cada almacén y, mediante la planificación basada en los niveles de servicio, determinar cuánto almacenar para lograr el nivel de servicio que requerimos. Al ejecutar y comparar diferentes escenarios, podemos definir y actualizar fácilmente las políticas de almacenamiento óptimas para cada representante de soporte técnico y almacenes”.
El software ha proporcionado a los técnicos de campo evidencia que no tenían antes, mostrándoles su consumo real, la frecuencia de uso de piezas y la justificación de las políticas de almacenamiento, utilizando 90% como la norma de nivel de servicio objetivo. Los técnicos de campo han adoptado su uso, con resultados significativos: el inventario de "Zero Turns" se ha reducido de $400K a menos de $100K, la "tasa de primera solución" supera los 90% y la inversión total en inventario ha disminuido en más de 25%, de $11 millones a $ 8 millones .
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