No puede administrar adecuadamente sus niveles de inventario, y mucho menos optimizarlos, si no sabe exactamente cómo son los pronósticos de demanda y los parámetros de almacenamiento (como mínimo/máximo, existencias de seguridad, puntos de reorden y cantidades de pedidos). determinado.

Muchas organizaciones no pueden especificar cómo se calculan las entradas de la política o identificar situaciones que requieren que la administración anule la política. Por ejemplo, muchas personas pueden decir que confían en un método de planificación particular, como Mín./Máx., punto de reorden o previsión con stock de seguridad, pero no pueden decir exactamente cómo se calculan estas entradas de planificación. Más fundamentalmente, es posible que no entiendan qué sucedería con sus KPI si cambiaran el inventario mínimo, máximo o de seguridad. Es posible que sepan que el pronóstico se basa en "promedios", "historial" o "ingresos de ventas", pero los detalles específicos sobre cómo se llega al pronóstico final no están claros.

Con bastante frecuencia, la lógica de planificación y pronóstico del inventario de una empresa fue desarrollada por un ex empleado o un consultor desaparecido y sepultada en una hoja de cálculo. De lo contrario, puede depender de una funcionalidad de ERP obsoleta o de una personalización de ERP por parte de una organización de TI que asumió incorrectamente que el software de ERP puede y debe hacer todo. (Lea este gran y, como dicen, "gracioso porque es verdad", blog de Shaun Snapp sobre Estrategias centradas en ERP.) Es posible que la política no se haya documentado correctamente, y nadie en el trabajo actual puede mejorarla o utilizarla de la mejor manera.

Esta desafortunada situación conduce a otra, en la que los compradores y los planificadores de inventario ignoran por completo el resultado del sistema ERP, lo que obliga a depender de Microsoft Excel para determinar los programas de pedidos. Se desarrollan métodos ad hoc que impiden respuestas cohesivas a problemas operativos y no son visibles para el resto de la organización (a menos que desee que su CFO aprenda la hoja de cálculo compleja y meticulosa). Estos métodos a menudo se basan en Reglas de juego, técnicas de promediación o estadísticas de libros de texto sin una comprensión completa de sus deficiencias o aplicabilidad. E incluso cuando están documentados, la mayoría de las empresas a menudo descubren que los pedidos reales se desvían de la política documentada. ¡Una empresa a la que consultamos tenía niveles de inventario disponibles que eran rutinariamente el doble de la cantidad máxima! En otras palabras, no hay realmente una política en absoluto.

En resumen, muchos “sistemas” actuales de previsión de inventario y demanda se desarrollaron debido a la desconfianza hacia las sugerencias del sistema anterior, pero en realidad no mejoran los KPI. También obligan a la organización a depender de unos pocos empleados para gestionar la previsión de la demanda, los pedidos diarios y la reposición de inventario.

Y cuando hay un problema, es imposible que el equipo ejecutivo resuelva cómo llegó allí, porque hay demasiadas partes móviles. Por ejemplo, ¿fue el exceso de existencias la culpa de un pronóstico de demanda inexacto que se basó en un método de promedio que no tuvo en cuenta una demanda decreciente? ¿O se debió a una configuración de tiempo de entrega obsoleta que era más alta de lo que debería haber sido? ¿O se debió a una anulación del pronóstico que hizo un planificador para dar cuenta de un pedido que simplemente nunca sucedió? ¿Y quién dio la retroalimentación para hacer esa anulación? ¿Un cliente? vendedor?

¿Tienes alguno de estos problemas? Si es así, está desperdiciando cientos de miles a millones de dólares cada año en costos innecesarios de escasez, costos de almacenamiento y costos de pedido. ¿Qué podrías hacer con ese dinero extra? Imagina el impacto que esto tendría en tu negocio.

Este Blog detalla las 10 preguntas principales que puede hacer para descubrir lo que realmente está sucediendo en su empresa. Detallamos las respuestas típicas proporcionadas cuando en realidad no existe una política de previsión/planificación de inventario, explicamos cómo interpretar estas respuestas y ofrecemos algunos consejos claros sobre qué hacer al respecto.

La mayoría de los pronósticos de demanda son parciales o incompletos: proporcionan un solo número: el valor más probable de la demanda futura. Esto se llama pronóstico puntual. Por lo general, el pronóstico puntual estima el valor promedio de la demanda futura. Los pronósticos de intervalo brindan una estimación del posible rango futuro de demanda (es decir, la demanda tiene una probabilidad 90% de estar entre 50 y 100 unidades). Los pronósticos probabilísticos van un paso más allá y brindan información adicional. Saber más siempre es mejor que saber menos y el pronóstico probabilístico brinda esa información adicional tan crucial para la gestión de inventario. Este video blog del Dr. Thomas Willemain explica cada tipo de pronóstico y las ventajas del pronóstico probabilístico.

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El pronóstico puntual (verde) muestra lo que es más probable que suceda. El pronóstico de intervalo muestra el rango (azul) de posibilidades.

Pronóstico de probabilidad muestra la probabilidad de que ocurra cada valor

Los parámetros de planificación del inventario, como los niveles de existencias de seguridad, los puntos de pedido, la configuración mínima/máxima, los plazos de entrega, las cantidades de los pedidos y los búferes de DDMRP afectan directamente los gastos de inventario y la capacidad para satisfacer la demanda de los clientes. En función de la configuración de estos parámetros, su sistema ERP realiza sugerencias de órdenes de compra diarias.

Asegurarse de que estas entradas se entiendan y optimicen regularmente reducirá sustancialmente el gasto de inventario innecesario y mejorará drásticamente los niveles de servicio al cliente.

Dada la importancia de acertar con estos parámetros de planificación, pasamos mucho tiempo durante nuestras consultas preguntando (1) cómo se calculan estos valores de parámetros y (2) con qué frecuencia se actualizan. La mayoría de las veces, los métodos para calcular los valores de los parámetros son la regla general. Puede leer acerca de por qué el uso de enfoques de regla empírica es tan problemático aquí: Tenga cuidado con las reglas generales simples para administrar el inventario.

Este blog se centrará en la frecuencia de las actualizaciones. Cuando entrevistamos a empresas y les preguntamos con qué frecuencia actualizan los parámetros de planificación, la respuesta que casi siempre escuchamos es "¡todos los días!" Una o dos preguntas de seguimiento suelen revelar que esto no es cierto. Lo que “todos los días” realmente significa en la práctica es esto: todos los días, el sistema ERP sugiere de docenas a cientos de órdenes de compra y/o trabajos de producción. El planificador, llamémosle Peter, revisa estos pedidos diariamente y decide si liberarlos, modificarlos o cancelarlos. Si la sugerencia de pedido no se siente bien, Peter revisa las entradas de planificación y modifica el pedido si es necesario. Por ejemplo, Peter puede sentir que ya hay suficiente inventario disponible. Para "arreglar" el problema, reducirá el punto de pedido y cancelará el pedido. O si siente que el pedido debería haberse realizado hace semanas, Peter puede acelerar el pedido y aumentar el punto de pedido y la cantidad del pedido para asegurarse de que haya suficientes existencias la próxima vez.

Los principales defectos de este enfoque son que es reactivo e incompleto. He aquí por qué:

Reactivo

Solo evalúa el puñado de artículos marcados para reposición en un día determinado, pero no en otros. El desencadenante para revisar un artículo es cuando el ERP sugiere un pedido, y eso solo sucederá cuando se incumpla el punto de reorden o Min. Si el Min es demasiado alto y se incumple antes de lo que debería, se realizará un pedido innecesario a menos que el planificador lo detecte. Si el Min es demasiado bajo, bueno, es demasiado tarde para corregir el error. No importa qué tan grande sea la sugerencia de pedido, todavía tiene que esperar para que se le reabastezca y, dado que el pedido se sugirió tarde, es muy probable que se agote el stock durante el período de reabastecimiento. ¿Dónde está la “planificación” en tal proceso? Como dijo un cliente: "Nuestro proceso anterior, en retrospectiva, se dedicaba a administrar los resultados y no los insumos".

Incompleto

¿Qué pasa con los miles de otros artículos que tienen un Mín./Máx., Stock de seguridad, Punto de pedido u otros parámetros que no se están reevaluando dados los datos actualizados de oferta y demanda? El planificador no está revisando ninguno de estos elementos, lo que significa que los problemas no se identifican de antemano. Para agravar el problema, cuando Peter hace un cambio, no tiene ninguna herramienta para evaluar la calidad de sus cambios. Si modifica la configuración mínima/máxima, no sabe el impacto específico que esto tendrá en el valor del inventario, los costos de pedido, los costos de mantenimiento, las roturas de existencias y los niveles de servicio. Solo sabe que un aumento en el inventario probablemente mejorará el servicio y aumentará los costos. No sabe, por ejemplo, si su inventario ha llegado a un punto de Rendimientos decrecientes. Cuando las decisiones de inventario se toman con solo una comprensión muy aproximada de las compensaciones, se crean más problemas aguas abajo. No le gustaría que su carpintero hiciera estimaciones aproximadas de sus medidas, pero es común que los profesionales de planificación de inventario lo hagan con millones de dólares en gastos de inventario en juego.

¿Con qué frecuencia la mayoría de las empresas actualizan los parámetros?

Entonces, ¿con qué frecuencia la mayoría de las empresas realizan actualizaciones en todo el sistema de sus parámetros de planificación, como puntos de pedido, existencias de seguridad, configuraciones mínimas/máximas, plazos de entrega y cantidades de pedidos? Por lo general, las actualizaciones masivas ocurren trimestralmente, anualmente y, en algunos casos, nunca; las únicas veces que se realizan cambios es cuando ERP activa un pedido. No es exactamente ágil.

La principal razón que se da para no intervenir más a menudo es que lleva demasiado tiempo. La mayoría de las empresas establecen estos parámetros clave utilizando programas de Excel muy difíciles de manejar o aplicaciones ERP que simplemente no están diseñadas para llevar a cabo una planificación de inventario sistémica. Aquí es donde el software de optimización de inventario puede ayudar.

Uso de software de optimización de inventario y pronóstico de probabilidad actualizar los parámetros clave de planificación con frecuencia, digamos cada semana o mes en lugar de trimestral o anualmente, le permite responder rápidamente a los cambios en su negocio. Puede aprovechar las oportunidades de ahorro de costos, como cuando baja la demanda y puede reducir los puntos de pedido y/o las cantidades de los pedidos y posiblemente cancelar los pedidos pendientes. O puede responder a los problemas, como cuando los aumentos de la demanda amenazan sus compromisos de nivel de servicio con los clientes, o los plazos de entrega de los proveedores aumentan y requieren volver a calcular los puntos de pedido.

Cómo hacerlo bien

La clave es establecer un conjunto acordado de métricas de rendimiento y valor de inventario y permitir que el software controle el estado del juego en segundo plano y lo alerte sobre situaciones excepcionales. Esta es simplemente una forma más de decir que, una vez que se han establecido los sistemas, desea seguir adelante con la administración por excepción. Puede establecer rangos dentro de los cuales las cosas pueden fluir como lo hacen normalmente, pero una vez que un parámetro crítico como "riesgo de agotamiento de existencias excede un nivel predefinido" o "valor de inventario o costos exceden un nivel predefinido", el software puede proporcionar una alerta diaria y también puede recomendar una respuesta, como aumentar un punto de pedido. Con este nivel de asistencia automatizada, es posible mantenerse al tanto del inventario sin sentirse abrumado por el gran volumen de datos.

Por ejemplo, puede elegir un conjunto inicial de parámetros de inventario como política porque podría ver en el software que cumple con sus objetivos de nivel de servicio dentro de su presupuesto de inventario. Puede dejar que el sistema le prescriba objetivos de nivel de servicio y sentirse cómodo con la configuración porque el valor del inventario está dentro del presupuesto. Sin embargo, si la demanda se vuelve menos predecible que históricamente, no podrá lograr el mismo nivel de servicio sin un aumento en el inventario. Un informe de excepción identificará esto y le permitirá tomar una decisión informada sobre qué hacer. Puede decidir modificar la política o mantenerla igual. Si lo mantiene igual, ahora conoce los riesgos adicionales y el cambio en los costos de inventario. Esto se puede comunicar a todos los interesados para que no haya sorpresas.

Planifique, no reaccione

En lugar de estar constantemente en modo reactivo, puede manejar lo que realmente necesita ser manejado y todavía tener algo de tiempo para pensar en el futuro. Por ejemplo, puede realizar análisis hipotéticos sobre cuestiones tales como qué plazos de entrega del proveedor producirían la mayor rentabilidad si se redujeran, o si los objetivos de nivel de servicio deberían ajustarse para tener en cuenta los cambios en la criticidad del cliente o cuestiones de política similares. Después de todo, no es que no vaya a terminar con una agenda diaria completa, es solo una cuestión de si puede elevar esa agenda a un nivel más estratégico. Entonces, si está gastando todo su tiempo de "planificación" administrando los resultados de su ERP en lugar de revisar y optimizar de manera constructiva las entradas, es hora de reevaluar su proceso de planificación de inventario.

El nivel de servicio es un indicador clave de rendimiento para las empresas que dan prioridad a la satisfacción de la demanda de los clientes. El nivel de servicio se define como la probabilidad de sobrevivir a un tiempo de espera de reabastecimiento sin desabastecerse.

La mejor práctica de administración de inventario comienza con el establecimiento de objetivos de nivel de servicio, luego calcula los puntos de pedido (también llamados Mins) para lograr esos objetivos. Estos cálculos deben tener en cuenta la variabilidad tanto en la demanda como en el tiempo de espera del reabastecimiento. Hay muchos sistemas de software disponibles para hacer estos cálculos. Si todo sale bien, el nivel de servicio alcanzado termina muy cerca del nivel de servicio objetivo. Desafortunadamente, a menudo hay una brecha dolorosa entre los dos.

Una de las razones de la brecha son los modelos de demanda poco realistas. En muchos casos, el software para calcular los puntos de pedido utiliza fórmulas de libros de texto basadas en suposiciones matemáticas que simplifican el análisis a expensas del realismo. Muchos libros de texto de "Inventario 101" usan fórmulas que asumen que la demanda tiene una distribución Normal (también conocida como la "curva en forma de campana") para productos terminados y la distribución de Poisson para repuestos. Afortunadamente, ahora existen sistemas de pronóstico y optimización de inventario que procesan los historiales de demanda reales de los artículos del inventario utilizando pronósticos probabilísticos. Estas soluciones calculan una estimación precisa de la distribución, no una versión idealizada. Para obtener más información, consulte este blog anterior sobre de pronóstico probabilístico:

Pero hay una segunda fuente de error en los libros de texto que opera de manera invisible en muchos paquetes de software de inventario: "insuficiencia".

Los cálculos de los puntos de reposición casi siempre asumen que los desabastecimientos surgen cuando la demanda total durante un intervalo de reposición excede el punto de reposición. Por ejemplo, suponga que la demanda promedia 1 unidad por día. Si el tiempo de entrega es de 5 días, entonces, en promedio, la demanda de tiempo de entrega es de 5 unidades. Establecer el punto de reorden en 5 unidades produciría un nivel de servicio irrisorio en algún lugar cercano a 50%. Agregar existencias de seguridad al cálculo podría dar como resultado un punto de pedido de, digamos, 11 unidades, lo que podría corresponder a un nivel de servicio de 95%. Otra forma de decir esto es que, a partir de un punto de pedido de 11 unidades, debería haber una posibilidad de que el 95% sobreviva el plazo de entrega de 5 días sin experimentar una demanda acumulada de más de 11 unidades. ¡Teóricamente!

Lo que falta en este análisis es el fenómeno del subimpulso. Undershoot significa que el tiempo de entrega comienza no a el punto de pedido pero abajo eso. El subimpulso ocurre cada vez que la demanda que superó el punto de pedido redujo el stock abajo (no abajo a) el punto de pedido. La siguiente figura muestra los ciclos de reabastecimiento con y sin rebasamiento. Undershoot te roba el bolsillo incluso antes de que comiences a tirar los dados. Engaña al profesional de inventario haciéndole creer que sus puntos de reorden son suficientes para lograr sus objetivos, mientras que el desempeño real no alcanzará la calificación.

Solo hay una situación en la que el rebasamiento no es una preocupación: cuando la demanda siempre es cero o una unidad. En ese caso, undershoot es imposible. Pero en todos los demás casos, es seguro que se producirá una subestimación hasta cierto punto, y puede socavar gravemente el nivel de servicio realmente alcanzado por una determinada elección de punto de pedido. Nuestros análisis muestran que las condiciones más vulnerables a la subestimación implican una demanda altamente intermitente y sesgada con plazos de entrega muy cortos; las mismas condiciones se vuelven más comunes debido a las tendencias del mercado.

¿Qué se puede hacer para protegerse del efecto de la falta de alcance en los cálculos del punto de pedido? Utilice un software de pronóstico y optimización de inventario que no esté vinculado a las suposiciones de los libros de texto antiguos y, en su lugar, tenga en cuenta automáticamente la insuficiencia al calcular el nivel de servicio producido por cualquier elección de punto de pedido.

Para ver la solución de optimización de inventario de Smart Software en acción, regístrese para ver una demostración grabada a continuación: