La gestión del inventario requiere que los ejecutivos equilibren los objetivos contrapuestos: alta disponibilidad de productos frente a una baja inversión en inventario. Los ejecutivos logran este equilibrio estableciendo objetivos de disponibilidad y restricciones presupuestarias. Luego, los profesionales de la cadena de suministro traducen estas "intenciones del comandante" en especificaciones detalladas sobre reordenar puntos y cantidades de pedido.

Una carrera de alto riesgo entre la oferta y la demanda

Centrémonos en los puntos de reordenación (también conocidos como minutos). Funcionan de la siguiente manera. A medida que el inventario disponible disminuye en respuesta a la demanda, eventualmente cae hasta o por debajo de un valor de activación, el punto de reorden o min. En ese momento, es como si se disparara un arma para iniciar una carrera entre la oferta y la demanda. Se envía una orden de reposición para reabastecer el artículo, pero hay una reposición tiempo de espera, por lo que la reposición no es instantánea. Mientras su sistema espera el reabastecimiento, la demanda continúa reduciendo las existencias disponibles. Es una mala noticia si la demanda gana la carrera, porque entonces no estará en condiciones de proporcionar lo que alguien está demandando. Luego, o bien lo obtienen de un competidor o se quedan con pedidos atrasados y no están contentos: de cualquier manera, quedarse sin existencias es un mal resultado para usted y su cliente.

El riesgo de almacenamiento está controlado por la elección de puntos de pedido de su personal. Si se establecen demasiado altos, los desabastecimientos son raros pero el inventario se infla. Si los establece demasiado bajos, abundarán los desabastecimientos. Entonces, ¿cómo se deben establecer los puntos de reordenamiento?

Evitar el seguimiento tonto

Varios factores gobiernan el riesgo de desabastecimiento. Cada artículo en su inventario tiene su propio historial de demanda y tiempo de entrega. Junto con los objetivos de disponibilidad elegidos, estos factores determinan la mejor opción de punto de pedido. Pero las relaciones son estadísticas y requieren un buen análisis para funcionar. Software de optimización de inventario puede calcular el punto de pedido adecuado para cada una de las decenas de miles de artículos. Pero en lugar de confiar en un análisis adecuado, muchas empresas recurren a reglas generales simples o simplemente a "hacer lo que siempre hacemos".

En lugar de usar las matemáticas correctas, las empresas a menudo confían en reglas generales que les resultan deficientes. Aquí hay algunos ejemplos en orden de más común a menos común.

1) Múltiplos de Demanda Media

Establecer puntos de reorden en algún múltiplo (arbitrario) de demanda media empieza a confiar en hechos reales. Pero ignora el atributo clave de la demanda que impulsa el riesgo de desabastecimiento: la variabilidad de la demanda. Dos artículos con la misma demanda promedio pero niveles muy diferentes de variabilidad requerirán puntos de reposición muy diferentes para asegurar el mismo bajo riesgo de agotamiento de existencias. (Ver Figura 1)

2) Sensación de tripa

Algunas empresas tienen un estilo propio gurús de la cadena de suministro. Incluso si en realidad son maestros Jedi, es imposible mantenerse al día con decenas de miles de artículos cuyos puntos de pedido deben revisarse con frecuencia. Y si la lógica que impulsa la toma de decisiones está enterrada en una hoja de cálculo difícil de usar que solo ellos saben cómo usar, la empresa corre el riesgo de no poder ejecutar el plan de inventario sin ese individuo, una propuesta arriesgada.

3) Demanda promedio + algún múltiplo de Variabilidad de la demanda

Este enfoque se enseña en muchos cursos de "Inventario 101". Pero asume implícitamente algunos hechos sobre la demanda que muy a menudo no son ciertos: que la demanda tiene una distribución Normal ("en forma de campana") y que la demanda en un período no se relaciona con la demanda en el período anterior. Las suposiciones de independencia y la confianza en los modelos de distribución normal simplemente no son suficientes.

4) Canciones infantiles

No es la norma en absoluto, por lo que es el último en la lista, pero escuchamos de una empresa que usaba una regla simple para todos los artículos: "Si son cuatro, ordene más". Es una locura creer que una regla se aplica a todos los elementos en todo momento. Pero al menos rima.

Su gente puede hacer algo mejor que confiar en cualquiera de estos enfoques. ¿Sabes si tu empresa está utilizando alguno de ellos?

Entendiéndolo

La forma correcta de establecer puntos de reorden utiliza las herramientas de la teoría de la probabilidad. Los detalles dependen de si está vendiendo productos terminados o repuestos. Las piezas de repuesto suelen ser más difíciles de gestionar porque tienen patrones de demanda peculiares: alta intermitencia (muchas demandas cero), alto oblicuidad (un montón de pequeñas demandas pero con algunos whoppers también), y auto-correlación (comportamiento de “festín o hambre”). Moderno Software de punto de pedido tiene en cuenta estas peculiaridades para establecer puntos de pedido que aseguren el nivel deseado de disponibilidad de artículos. Es importante destacar que también le permiten a su gente ver curvas de compensación explícitas, para que puedan lograr el equilibrio que desea, en el nivel de artículo por ubicación, entre el riesgo de agotamiento de existencias y la inversión en inventario.

El inventario es un elemento importante en el balance general y necesita atención de alto nivel. En muchos fabricantes, las piezas de servicio pueden representar hasta la mitad de los ingresos. El software moderno permite que C-Suite vaya más allá de las matemáticas incompletas y otros enfoques inadecuados para administrar el inventario.

Figura 1: A dos artículos igualmente importantes con la misma demanda promedio se les asigna la misma política de almacenamiento que determina el Mín. (punto de reorden) como 2 veces la demanda promedio del tiempo de entrega. A pesar de la "misma" política de existencias, el rendimiento del servicio varía significativamente con el Artículo A estable que experimenta exceso de existencias y el Artículo B volátil que experimenta roturas de existencias.