Políticas y estrategias de control de inventarios para un negocio más rentable

En este video, el Dr. Thomas Willemain, cofundador y vicepresidente senior de investigación, define y compara las tres políticas de control de inventario más utilizadas. Estas políticas se dividen en dos grupos, revisión periódica y revisión continua. También hay una cuarta política llamada Lógica MRP o planificación de inventario basada en pronósticos que es el tema de un video blog separado que puedes ver aquí. Estos videos explican cada política, cómo se usan en la práctica y las ventajas y desventajas de cada enfoque.

Con frecuencia encontramos confusión sobre el proceso de establecer niveles de existencias de seguridad. Este blog espera aclarar el tema.

El stock de seguridad es un componente crítico en cualquier sistema de gestión de inventario. De hecho, algunos software de inventario trata el stock de seguridad como la variable de decisión clave en la búsqueda de equilibrar el costo del inventario con la disponibilidad del artículo. Desafortunadamente, ese enfoque no es la mejor manera de lograr el equilibrio.

Primero, tenga en cuenta que el stock de seguridad es parte de una ecuación general:

Objetivo de inventario = Demanda de tiempo de entrega promedio + Stock de seguridad.

La demanda de tiempo de entrega promedio se define como las unidades promedio demandadas multiplicadas por el tiempo de entrega promedio de reposición. Ejemplo: si la demanda diaria tiene un promedio de 2 unidades y el tiempo de entrega promedio es de 7 días, entonces la demanda del tiempo de entrega promedio es 2 x 7 = 14 unidades. Mantener 14 unidades disponibles es suficiente para manejar la demanda típica.

Pero todos sabemos que la demanda es aleatoria, por lo que mantener suficientes existencias disponibles para cubrir la demanda promedio de tiempo de entrega invita a los desabastecimientos. Como nos gusta decir, “El promedio no es la respuesta”. La respuesta inteligente es agregar algunos stock de seguridad para acomodar cualquier pico aleatorio en la demanda. ¿Pero cuanto?

Ahí está el problema. Si intenta adivinar un número para el stock de seguridad, está sobre hielo delgado. ¿Cómo sabes cuál es el número “correcto”? Puede pensar que no tiene que preocuparse por eso porque ahora tiene una respuesta lo suficientemente buena, pero esa respuesta tiene una fecha de caducidad. Los plazos de entrega cambian. Lo mismo ocurre con los patrones de demanda. También lo hacen las prioridades de la empresa. Eso significa que la buena respuesta de hoy puede convertirse en un error de mañana.

Algunas empresas intentan improvisar usando un crudo enfoque de regla general. Por ejemplo, pueden decir algo como "Establecer stock de seguridad en dos semanas adicionales de demanda promedio". Este enfoque es seductor: solo necesita matemáticas simples y es claro. Pero por las razones enumeradas en el párrafo anterior, es una tontería. Es mejor obtener una buena respuesta que una respuesta conveniente.

Necesita una forma objetiva y basada en principios para responder a la pregunta que tenga en cuenta las matemáticas de la aleatoriedad. Más que eso, necesita una respuesta que esté vinculada a los indicadores clave de rendimiento (KPI) del sistema: costo de inventario y disponibilidad de artículos.

La lógica simple le da una idea de la respuesta, pero no proporciona el número que necesita. Usted sabe que más existencias de seguridad aumentan tanto el costo como la disponibilidad, mientras que menos existencias de seguridad disminuyen ambos. Pero sin saber cuánto cambiarán esas métricas si cambia el inventario de seguridad, no tiene forma de alinear la decisión del inventario de seguridad con la intención de la gerencia de lograr el equilibrio entre costo y disponibilidad.

En lugar de volar a ciegas, puede volver a elegir el stock de seguridad encontrando primero la opción correcta para el objetivo de inventario. Una vez que haya hecho eso, el stock de seguridad aparece con una simple resta:

 Stock de seguridad = Objetivo de inventario - Demanda de tiempo de entrega promedio.

Muchas veces, las empresas declaran que no cuentan con existencias de seguridad porque el campo de existencias de seguridad en su sistema ERP está en blanco. Casi siempre, el stock de seguridad está integrado en el nivel de inventario objetivo que han establecido. Por lo tanto, usar la fórmula anterior para "retroceder" la cantidad de stock de seguridad que está incorporando al plan es muy útil. La clave no es solo saber cuánto stock de seguridad tiene, sino el vínculo entre su objetivo de inventario, los stocks de seguridad y sus KPI correspondientes.

Por ejemplo, suponga que puede tolerar solo una posibilidad de 5% de agotarse mientras espera el reabastecimiento (los textos de inventario llaman a este intervalo el "período de riesgo"). El software puede examinar el historial de demanda de cada artículo y determinar las probabilidades de agotamiento de existencias según el miles de escenarios de demanda diferentes que puede ocurrir durante el tiempo de entrega. Entonces, la respuesta correcta para el objetivo de inventario es la elección que conduce a un riesgo de desabastecimiento de no más de 5%. Dado ese objetivo y conociendo la demanda de tiempo de entrega promedio, el valor de stock de seguridad apropiado se obtiene por sustracción. También puede conocer los costos promedio de mantenimiento, pedido y escasez.

Eso es lo que queremos decir con "retroceder al stock de seguridad". Comience con los objetivos de la empresa, determine el objetivo de inventario apropiado y luego derive el inventario de seguridad como último paso. No comience con una conjetura sobre el inventario de seguridad y espere lo mejor.

Comparta, desarrolle y administre planes de demanda de consenso para garantizar que la política de inventario coincida con la estrategia comercial.

Smart Inventory Optimization (SIO) crea escenarios de planificación. SIO comienza con un escenario "en vivo" que muestra dónde se encuentra ahora. Varios miembros del equipo pueden crear sus propios escenarios, tal vez dividiendo el trabajo por línea de productos o territorio de ventas. Un tomador de decisiones puede luego fusionar estos escenarios en un plan de consenso que se convierte en el escenario de "Objetivo", que impulsa la planificación de reposición del sistema ERP.

Mejore la precisión de la prediccion, optimice el inventario y maximice los niveles de servicio

En este video, el Dr. Thomas Willemain, cofundador y vicepresidente senior de investigación, habla sobre la política de gestión de inventario basada en pronósticos, también conocida como lógica MRP. Esta es la cuarta de nuestra serie sobre los principales enfoques para administrar el inventario. Comenzamos observando algunos modelos muy simples y luego más robustos de dinámica de inventario que nos ayudan a determinar cuánto pedir o fabricar y cuándo. Luego consideramos cómo calcular el tiempo de entrega y dar cuenta de la variabilidad del tiempo de entrega. Tom concluye describiendo la importancia del stock de seguridad, su papel en la amortiguación adecuada contra la incertidumbre de la oferta y la demanda, y la mejor manera de calcularlo. 

Este blog define y compara las tres políticas de control de inventario más utilizadas. Debería ser útil tanto para los nuevos en el campo como para las personas experimentadas que contemplan un posible cambio en la política de su empresa. El blog también considera cómo la previsión de la demanda respalda la gestión de inventario, la elección de qué política usar y el cálculo de las entradas que impulsan estas políticas. Piense en ello como una pieza abreviada del Inventario 101.

Guión

Está administrando un artículo en particular. El artículo es lo suficientemente importante para sus clientes como para que desee tener suficiente inventario para evitar que se agote. Sin embargo, el artículo también es lo suficientemente caro como para minimizar la cantidad de efectivo inmovilizado en el inventario. El proceso de pedido de stock de reposición es lo suficientemente costoso y engorroso como para minimizar la cantidad de órdenes de compra que debe generar. La demanda del artículo es impredecible. También lo es el tiempo de reabastecimiento entre el momento en que detecta la necesidad de más y el momento en que llega al estante listo para usar o enviar. 

Su pregunta es “¿Cómo administro este artículo? ¿Cómo decido cuándo pedir más y cuánto pedir?” Al tomar esta decisión, hay diferentes enfoques que puede utilizar. Este blog describe las políticas de planificación de inventario más utilizadas: orden periódica hasta (T, S), punto de pedido/cantidad de pedido (R, Q) y mín./máx. (s, S). Estos enfoques a menudo están integrados en los sistemas ERP y permiten a las empresas generar sugerencias automáticas sobre qué ordenar y cuándo. Para tomar la decisión correcta, necesitará saber cómo cada uno de estos enfoques está diseñado para funcionar y las ventajas y limitaciones de cada enfoque.    

Revisión periódica, política de pedidos actualizados

La notación abreviada de esta política es (T, S), donde T es el tiempo fijo entre órdenes y S es la orden hasta el nivel.

Cuándo ordenar: Los pedidos se realizan como un reloj cada T días. El uso de un intervalo de pedido fijo es útil para las empresas que no pueden realizar un seguimiento de su nivel de inventario en tiempo real o que prefieren emitir pedidos a los proveedores a intervalos programados.

Cuanto pedir: Se mide el nivel de inventario y se calcula la brecha entre ese nivel y el pedido hasta el nivel S. Si el nivel de inventario es de 7 unidades y S = 10, entonces se ordenan 3 unidades.

Comentario: Esta es la política más simple de implementar, pero también la menos ágil para responder a las fluctuaciones en la demanda y/o el tiempo de entrega. Además, tenga en cuenta que, si bien el tamaño del pedido sería adecuado para devolver el nivel de inventario a S si el reabastecimiento fuera inmediato, en la práctica habrá algún retraso en el reabastecimiento durante el cual el inventario seguirá cayendo, por lo que el nivel de inventario rara vez alcanzará todos los niveles. camino hacia S.

Revisión continua, política de cantidad de pedido fija (Punto de pedido, Cantidad de pedido)

La notación abreviada de esta política es (R, Q), donde R es el punto de pedido y Q es la cantidad de pedido fija.

Cuándo ordenar: Los pedidos se realizan tan pronto como el inventario cae por debajo del punto de reorden, R. En teoría, el nivel de inventario se verifica constantemente, pero en la práctica, por lo general, se verifica periódicamente al principio o al final de cada día laboral. 

Cuanto pedir: El tamaño del pedido siempre se fija en Q unidades.

Comentario: (R, Q) responde mejor que (S, T) porque reacciona más rápidamente a las señales de falta de existencias inminente. Es posible que el valor de la cantidad fija Q del pedido no dependa totalmente de usted. A menudo, los proveedores pueden dictar términos que restringen su elección de Q a valores compatibles con mínimos y múltiplos. Por ejemplo, un proveedor puede insistir en un pedido mínimo de 20 unidades y siempre ser un múltiplo de 5. Por lo tanto, los tamaños de los pedidos deben ser 20, 25, 30, 35, etc. (Este comentario también se aplica a las otras dos políticas de inventario. )

Revisión continua, política de pedido hasta (Min/Max)

La notación abreviada de esta política es (s, S), a veces llamada "pequeña s, gran S", donde s es el punto de pedido y S es el pedido hasta el nivel. Esta política se denomina más comúnmente (Min, Max).

Cuándo ordenar: Los pedidos se realizan tan pronto como el inventario cae por debajo del mínimo. Al igual que con (R, Q), se supone que el nivel de inventario se monitorea constantemente, pero en la práctica se suele verificar al final de cada jornada laboral. 

Cuanto pedir: El tamaño del pedido varía. Es igual a la brecha entre el máximo y el inventario actual en el momento en que se alcanza o se supera el mínimo.

Comentario: (Min, Max) responde incluso mejor que (R, Q) porque ajusta el tamaño del pedido para tener en cuenta cuánto ha caído el inventario por debajo del Min. Cuando la demanda es cero o una unidad, una variación común establece Min = Max -1; esto se llama la "política de existencias base".

Otra opción de política: ¿Qué sucede si me quedo sin existencias?

Como puede imaginar, es probable que cada política conduzca a una secuencia temporal diferente de niveles de inventario (consulte la Figura 1 a continuación). Hay otro factor que influye en cómo se desarrollan los eventos a lo largo del tiempo: la política que seleccione para lidiar con los desabastecimientos. En términos generales, hay dos enfoques principales.

Política de pedidos pendientes: Si se agota, realiza un seguimiento del pedido y lo completa más tarde. Bajo esta política, es sensato hablar de inventario negativo. El inventario negativo representa el número de pedidos atrasados que deben completarse. Presumiblemente, cualquier cliente obligado a esperar obtiene los primeros dibs cuando llega la reposición. Es probable que tenga una política de pedidos pendientes sobre artículos que son exclusivos de su empresa y que su cliente no puede comprar en otro lugar.

Política de pérdidas: Si se agota, el cliente recurre a otra fuente para completar su pedido. Cuando llegue el reabastecimiento, algún nuevo cliente obtendrá esas nuevas unidades. El inventario nunca puede ir por debajo de cero. Elija esta política para artículos básicos que se pueden comprar fácilmente a un competidor. Si no lo tiene en stock, su cliente seguramente se irá a otra parte. 

El papel de la previsión de la demanda en el control de inventario

La elección de los parámetros de control, como los valores de Min y Max, requiere entradas de algún tipo de proceso de previsión de la demanda.

Tradicionalmente, esto ha significado determinar la distribución de probabilidad del número de unidades que se demandarán en un intervalo de tiempo fijo, ya sea el tiempo de entrega en los sistemas (R, Q) y (Min, Max) o T + el tiempo de entrega en (T, S) sistemas. Se ha supuesto que esta distribución es Normal (la famosa “curva en forma de campana”). Los métodos tradicionales se han ampliado en los que no se supone que la distribución de la demanda sea normal, sino alguna otra distribución (es decir, Poisson, binomial negativa, etc.) 

Estas metodologías tradicionales tienen varias deficiencias.

• En primer lugar, por lo general ignora el problema del subimpulso, en el que la demanda reduce el inventario no solo hasta el punto de pedido, sino por debajo de él. Suponiendo que no La subestimación conduce a sobreestimaciones de los niveles de servicio y las tasas de llenado.

• En segundo lugar, la distribución de probabilidad de la demanda muy a menudo ni siquiera se acerca a la "forma de campana" o cualquier distribución supuesta que se seleccionó, especialmente para artículos con demanda intermitente, como repuestos y piezas de servicio.

• En tercer lugar, las estimaciones precisas de los costos operativos del inventario requieren un análisis de todo el ciclo de reposición (de una reposición a la siguiente), no solo de la parte del ciclo que comienza cuando el inventario llega al punto de reposición.

• Por último, los plazos de reposición suelen ser impredecibles o aleatorios, no fijos. Muchos modelos asumen un tiempo de entrega fijo basado en un tiempo de entrega promedio cotizado por el proveedor o un tiempo de entrega promedio + tiempo de seguridad.

Afortunadamente, existe un mejor software de planificación y optimización de inventario basado en la generación de una gama completa de escenarios de demanda aleatorios, junto con plazos de entrega aleatorios. Estos escenarios “prueban el estrés” de cualquier par propuesto de parámetros de control de inventario y evalúan su desempeño esperado. Los usuarios no solo pueden elegir entre políticas (es decir, Min, Max vs. R, Q), sino también determinar qué variación de la política propuesta es mejor (es decir, Min, Max de 10,20 vs. 15, 25, etc.). Ejemplos de estos los escenarios se dan a continuación.

El proceso de pedido de stock de reposición es lo suficientemente costoso y engorroso como para minimizar la cantidad de órdenes de compra que debe generar.

Elegir entre políticas de control de inventario

¿Qué política es adecuada para usted? Hay un claro orden jerárquico en términos de disponibilidad de artículos, con (Min, Max) primero, (R, Q) segundo y (T, S) último. Este orden se deriva de la capacidad de respuesta de la política a las fluctuaciones en la aleatoriedad de la demanda y la reposición. El orden se invierte cuando se considera la facilidad de implementación.

¿Cómo se "puntúa" el rendimiento de una política de inventario? Hay dos fuerzas opuestas que deben equilibrarse: costo y servicio.

El costo del inventario se puede expresar como inversión en inventario o como costo operativo del inventario. El primero es el valor en dólares de los artículos que esperan ser utilizados. Este último es la suma de tres componentes: costo de mantenimiento (el costo del “cuidado y alimentación de las cosas en el estante”), costo de ordenar (básicamente el costo de cortar una orden de compra y recibir esa orden) y costo de escasez (el multa que paga cuando pierde una venta u obliga a un cliente a esperar por lo que quiere).

El servicio generalmente se mide por nivel de servicio y tasa de llenado. El nivel de servicio es la probabilidad de que un artículo solicitado se envíe inmediatamente desde el almacén. La tasa de llenado es la proporción de unidades demandadas que se envían inmediatamente desde el stock. Como exprofesor, pienso en el nivel de servicio como una calificación de todo o nada: si un cliente necesita 10 unidades y solo puede proporcionar 9, eso es una F. La tasa de llenado es una calificación de crédito parcial: 9 de 10 es 90% .

Cuando decide los valores de las políticas de control de inventario, está logrando un equilibrio entre el costo y el servicio. Puede proporcionar un servicio perfecto manteniendo un inventario infinito. Puede mantener los costos a cero al no mantener inventario. Debe encontrar un lugar sensato para operar entre estos dos extremos ridículos. La generación y el análisis de escenarios de demanda pueden cuantificar las consecuencias de sus elecciones.

Una demostración de las diferencias entre dos políticas de control de inventario

Ahora mostramos cómo el inventario disponible evoluciona de manera diferente bajo dos políticas. Las dos políticas son (R, Q) y (Min, Max) con pedidos pendientes permitidos. Para que la comparación sea justa, establecemos Min = R y Max = R+Q, usamos un plazo de entrega fijo de cinco días y sometemos ambas pólizas a la misma secuencia de demandas diarias durante 365 días simulados de operación.

La Figura 1 muestra el inventario disponible diario bajo las dos pólizas sujetas al mismo patrón de demanda diaria. En este ejemplo, la política (Min, Max) tiene solo dos períodos de inventario negativo durante el año, mientras que la política (R, Q) tiene tres. La política (Min, Max) también opera con un menor número promedio de unidades disponibles. Diferentes secuencias de demanda producirán diferentes resultados, pero en general la política (Min, Max) funciona mejor.

Tenga en cuenta que los gráficos del inventario disponible contienen la información necesaria para calcular las métricas de costo y disponibilidad.

Figura 1: Comparación del inventario disponible diario bajo dos políticas de inventario

Papel del software de planificación de inventario

Los sistemas Best of Breed Inventory Planning, Forecasting, and Optimization pueden ayudarlo a determinar qué tipo de política (es mejor usar Min/Max sobre R,Q) y qué conjuntos de entradas son óptimos (es decir, qué debo ingresar para Min y Max ). Los mejores sistemas de planificación de inventario y previsión de la demanda pueden ayudarlo a desarrollar estas entradas optimizadas para que pueda completar y actualizar regularmente sus sistemas ERP con controladores de reposición precisos.

Resumen

Definimos y describimos las tres políticas de control de inventario más utilizadas: (T, S), (R, Q) y (Min, Max), junto con las dos respuestas más comunes a los desabastecimientos: pedidos atrasados o pedidos perdidos. Observamos que estas políticas requieren un esfuerzo cada vez mayor para implementarlas, pero también tienen un desempeño promedio cada vez mejor. Destacamos el papel de los pronósticos de demanda en la evaluación de las políticas de control de inventario. Finalmente, ilustramos cómo la elección de la política influye en el nivel diario del inventario disponible.