Ik heb voor duizenden studenten gestaan. Ze zijn min of meer jong, min of meer technisch, min of meer ervaren – en min of meer geïnteresseerd. Ik heb dit gedaan als lid van de universiteitsfaculteit sinds 1972, eerst aan het Massachusetts Institute of Technology, daarna aan de Harvard University en ten slotte aan de School of Engineering aan het Rensselaer Polytechnic Institute. Tussen Harvard en RPI stopte ik tijdelijk met de academische wereld om mede-oprichter van Smart Software met Charlie Smart en Nelson Hartunian. Sindsdien ben ik ook bezig met het trainen van zakelijke gebruikers om de kracht van geavanceerde analyses voor prognoses en voorraadoptimalisatie te benutten.

Op het moment dat ik dit schrijf, ben ik net terug op mijn kantoor bij RPI, nadat ik eerstejaars studenten Technische Bedrijfskunde kennis heb laten maken met de basisconcepten van voorraadbeheer. Als ze zich aan het programma houden, zullen ze de vereiste cursussen volgen in supply chain, systeemsimulatie, statistische analyse en optimalisatie. Ik vertelde ze verhalen over hoe nuttig ze zullen zijn voor hun bedrijven als ze besluiten om carrière te maken in de wereld van de toeleveringsketen. Als ik meer tijd had gehad, had ik gezegd hoe capabel ze zullen zijn als ze afstuderen in vergelijking met veel van hun collega's in het bedrijfsleven. Deze eerstejaars zijn klaar en bereid om bij de les te blijven, ze nemen alle technieken en theorieën in zich op die we ze kunnen geven, en verbeteren hun praktische vaardigheden in zomerbanen of coop-opdrachten.

Wat ik ze niet heb verteld, is dat velen van hen zullen moeten werken om hun intensiteit te behouden als ze aan het werk zijn. Het is een trieste waarheid dat, om welke reden dan ook, veel voorraadbeoefenaars in een soort stilstand komen te zitten die het vermogen van hun bedrijf belemmert om gebruik te maken van de nieuwste technologieën, zoals cloudgebaseerde geavanceerde vraagvoorspelling en voorraadoptimalisatie. Verzamel genoeg van zulke mensen op één plek en behendigheid en verbeterde efficiëntie verdwijnen uit het raam.

Ik denk dat een van de factoren die mensen afstompt, is dat het implementatieproces vaak pijnlijk stapsgewijs en langdurig aanvoelt. Het begint vaak met een ontnuchterende inventarisatie van relevante gegevens, de juistheid en de actualiteit ervan. Dan gaat het naar een vaak lastige ontdekking dat er echt geen systematisch proces is en de daaropvolgende noodzaak om in de toekomst een goed proces te ontwerpen. Het volgende is de noodzaak om te leren een nieuwe softwaresuite te gebruiken. Die stap omvat het leren van nieuwe woordenschat, een bepaald niveau van probabilistisch denken, het vermogen om nieuwe grafieken en tabellen te interpreteren, om nog maar te zwijgen van een nieuwe software-interface. Dit alles kost tijd en moeite.

We hebben ontdekt dat een paar dingen nieuwe klanten helpen om op koers te blijven. Een daarvan is het hebben van een kampioen onder het management, een executive sponsor, die kan instaan voor het commerciële belang van een succesvolle implementatie en ervoor zorgt dat de gebruikers worden ondersteund met permanente educatie. Een tweede is het identificeren en trainen van een of twee supergebruikers met ongebruikelijke combinaties van technische en communicatieve vaardigheden. Een derde is het opbreken van de training in hapklare brokken en testen op begrip na elk stuk en dit proces herhalen totdat het duidelijk is dat de nieuwe concepten, woordenschat en proces volledig zijn opgenomen. Maar al die manoeuvres zullen op niets uitlopen zonder dat het management all-in is en klaar is om op koers te blijven. Voorraadplanningspraktijken die al vele jaren bestaan, zullen niet volledig worden vervangen gedurende een implementatieproces van drie maanden. Je moet het willen om het te krijgen.

Misschien herinner je je het verhaal van Goudlokje uit je jeugd lang geleden. Soms was de pap te heet, soms te koud, maar een keer was het precies goed. Nu we volwassen zijn, kunnen we dat sprookje vertalen in een professioneel principe voor voorraadplanning: er kan te weinig of te veel voorraad zijn en er is een bepaald Goudlokje-niveau dat "precies goed" is. Deze blog gaat over het vinden van die sweet spot.

Bekijk dit voorbeeld om onze fabel over de toeleveringsketen te illustreren. Stelt u zich eens voor dat u serviceonderdelen verkoopt om de systemen van uw klanten draaiende te houden. U biedt een bepaald serviceonderdeel aan dat u $100 kost om te maken, maar dat wordt verkocht voor een opslag van 20%. Je kunt $20 verdienen met elke eenheid die je verkoopt, maar je mag niet de hele $20 houden vanwege de voorraadkosten die je draagt om het onderdeel te kunnen verkopen. Er zijn onderhoudskosten om het onderdeel in goede staat te houden terwijl het op voorraad is en bestelkosten om eenheden die u verkoopt aan te vullen. Ten slotte verliest u soms inkomsten uit verloren verkopen als gevolg van stockouts.  

Deze bedrijfskosten kunnen rechtstreeks verband houden met de manier waarop u het onderdeel in voorraad beheert. Neem voor ons voorbeeld aan dat u een (Q,R) voorraadbeleid gebruikt, waarbij Q de hoeveelheid voor de aanvullingsorder is en R het bestelpunt is. Neem verder aan dat de reden dat u geen $30 per eenheid maakt, is dat u concurrenten heeft en dat klanten het onderdeel van hen zullen krijgen als ze het niet van u kunnen krijgen.

Zowel uw omzet als uw kosten zijn op complexe manieren afhankelijk van uw keuzes voor Q en R. Deze zullen bepalen hoeveel u bestelt, wanneer en dus hoe vaak u bestelt, hoe vaak uw voorraad op is en dus hoeveel verkopen u verliest, en hoeveel contant geld dat u vastlegt in de inventaris. Het is onmogelijk om deze relaties op basis van giswerk uit te rekenen, maar moderne software kan de relaties zichtbaar maken en de dollarcijfers berekenen die u nodig hebt om uw keuze van waarden voor Q en R te sturen. Het doet dit door gedetailleerde, op feiten gebaseerde, probabilistische simulaties uit te voeren die kosten en prestaties voorspellen door middel van een groot aantal realistische vraagscenario's.  

Met deze resultaten in de hand, kunt u de marge berekenen die is gekoppeld aan (Q,R) waarden met behulp van de eenvoudige formule

Marge = (Vraag - Verloren omzet) x Winst per verkochte eenheid - Bestelkosten - Aanhoudingskosten.

In deze formule zijn gederfde verkopen, bestelkosten en bewaarkosten afhankelijk van bestelpunt R en bestelhoeveelheid Q.

Afbeelding 1 toont het resultaat van simulaties die Q vaststelden op 25 eenheden en R varieerden van 10 tot 30 in stappen van 5. Hoewel de curve bovenaan vrij vlak is, zou u het meeste geld verdienen door een voorraad van ongeveer 25 eenheden aan te houden ( wat overeenkomt met instelling R = 20). Meer voorraad, ondanks een hoger serviceniveau en minder verloren verkopen, zou iets minder geld opleveren (en veel meer geld opleveren), en minder voorraad zou veel minder opleveren.

Figuur 1: Aantonen dat er te weinig of te veel voorraad aanwezig kan zijn

Zonder te vertrouwen op de inventarissimulatiesoftware, zouden we niet kunnen ontdekken:

• a) dat het mogelijk is om te weinig en te veel inventaris te dragen
• b) wat het beste voorraadniveau is?
• c) hoe er te komen door de juiste keuzes van bestelpunt R en bestelhoeveelheid Q.

Zonder een expliciet begrip van het bovenstaande, zullen bedrijven dagelijkse voorraadbeslissingen nemen op basis van onderbuikgevoel en op middeling gebaseerde vuistregels. De hier beschreven afwegingen worden niet blootgelegd en de resulterende mix van voorraad levert een veel lager rendement op, waardoor honderdduizenden tot miljoenen per jaar aan gederfde winst verloren gaan. Dus wees als Goudlokje. Met de juiste systemen en softwaretools kunt u het ook precies goed krijgen!