Voorraadoptimalisatiesoftware die 'wat als'-analyse ondersteunt, legt de afweging tussen voorraadtekorten en extra kosten van verschillende serviceniveaudoelen bloot. Maar eerst is het belangrijk om te identificeren hoe ‘serviceniveaus’ worden geïnterpreteerd, gemeten en gerapporteerd. Dit voorkomt miscommunicatie en het valse gevoel van veiligheid dat kan ontstaan als er minder strenge definities worden gebruikt. Als u duidelijk definieert hoe het serviceniveau wordt berekend, staan alle belanghebbenden op één lijn. Dit vergemakkelijkt een betere besluitvorming.

Er zijn veel verschillen in wat bedrijven bedoelen als ze hun ‘serviceniveaus’ noemen. Dit kan variëren van bedrijf tot bedrijf en zelfs van afdeling tot afdeling binnen een bedrijf. Hier zijn twee voorbeelden:

1. Serviceniveau gemeten ‘vanaf de plank’ versus een door de klant opgegeven doorlooptijd.
   Serviceniveau gemeten “uit het schap” betekent het percentage bestelde eenheden dat onmiddellijk uit voorraad leverbaar is. Wanneer een klant een bestelling plaatst, wordt deze echter vaak niet direct verzonden. De klantenservice of verkoopafdeling geven aan wanneer de bestelling wordt verzonden. Als de klant akkoord gaat met de beloofde verzenddatum en de bestelling op die datum wordt verzonden, wordt aangenomen dat aan het serviceniveau is voldaan. De serviceniveaus zullen duidelijk hoger zijn als ze worden berekend over de door de klant opgegeven doorlooptijd versus ‘vanaf de plank’.

2. Serviceniveau gemeten over de vaste versus variabele, door de klant opgegeven doorlooptijd.
   Hoge serviceniveaus zijn vaak scheef omdat de door de klant opgegeven doorlooptijden later worden aangepast, zodat bijna elke bestelling “op tijd en volledig” kan worden uitgevoerd. Dit gebeurt wanneer de initiële doorlooptijd niet kan worden gehaald, maar de klant ermee instemt de bestelling later aan te nemen, en het door de klant opgegeven doorlooptijdveld dat wordt gebruikt om het serviceniveau bij te houden, wordt aangepast door de verkoopafdeling of de klantenservice.

Het verduidelijken van de manier waarop ‘serviceniveaus’ worden gedefinieerd, gemeten en gerapporteerd is essentieel voor het op één lijn brengen van organisaties en het verbeteren van de besluitvorming, wat resulteert in effectievere voorraadbeheerpraktijken.

Klanten vragen ons vaak waarom een kousaanbeveling "zo hoog" is. Hier is een vraag die we onlangs ontvingen:

Tijdens onze laatste teamvergadering hebben we enkele items gevonden met abnormale hiaten tussen onze huidige ROP en de door Smart voorgestelde ROP op een 99%-serviceniveau. De zorg is dat het systeem aangeeft dat het bestelpunt fors omhoog zal moeten om een 99%-serviceniveau te halen. Kunt u ons helpen de berekening te begrijpen?

Toen we de gegevens bekeken, was het voor de klant duidelijk dat de door Smart berekende ROP inderdaad klopte. We concludeerden (1) wat ze echt wilden was een veel lager doel voor het serviceniveau en (2) we hadden niet goed uitgelegd wat er werkelijk werd bedoeld met 'serviceniveau'. 

Dus, wat betekent een "99%-serviceniveau" eigenlijk? 

Als het gaat om het doel dat u invoert in uw voorraadoptimalisatiesoftware, betekent dit dat het voorraadniveau voor het artikel in kwestie een kans van 99% heeft om te kunnen vullen wat de klant nodig heeft meteen.  Als u bijvoorbeeld 50 stuks op voorraad heeft, is de kans 99% dat de volgende vraag ergens in het bereik van 0 tot 50 stuks zal vallen.

Wat onze klant bedoelde was dat 99% van de keren dat een klant een bestelling plaatste, dat ook zo was volledig geleverd binnen de door de klant opgegeven levertijd. Met andere woorden, niet per se meteen maar wanneer beloofd.  

Het is duidelijk dat hoe meer tijd u uzelf geeft om aan een klant te leveren, hoe hoger uw serviceniveau zal zijn. Maar dat onderscheid wordt vaak niet expliciet begrepen wanneer nieuwe gebruikers van voorraadoptimalisatiesoftware wat-als-scenario's uitvoeren op verschillende serviceniveaus. En dat kan tot grote verwarring leiden. Het berekenen van serviceniveaus op basis van onmiddellijke voorraadbeschikbaarheid is een hogere norm: moeilijker te halen maar veel competitiever.

Onze productieklanten geven vaak serviceniveaus aan op basis van doorlooptijden aan hun klanten, dus het is niet essentieel voor hen om direct uit het schap te leveren. Onze klanten in de distributie, Maintenance Repair and Operations (MRO) en ruimtes voor reserveonderdelen moeten daarentegen normaal gesproken dezelfde dag of binnen 24 uur verzenden. Voor hen is het een competitieve noodzaak om meteen te verzenden en dit volledig te doen.

Houd bij het invoeren van beoogde serviceniveaus met uw voorraadoptimalisatiesoftware rekening met dit onderscheid. Kies het serviceniveau op basis van het percentage van de tijd dat u de volledige voorraad direct vanaf de plank wilt verzenden.