Resumen

Establecer un objetivo nivel de servicio o tasa de llenado es una decisión estratégica sobre la gestión de riesgos de inventario. Elegir los niveles de servicio puede ser difícil. Los factores relevantes incluyen los niveles de servicio actuales, los plazos de reabastecimiento, las restricciones de costos, el dolor que la escasez le causa a usted y a sus clientes, y su posición competitiva. El establecimiento de objetivos a menudo se aborda mejor como una colaboración entre operaciones, ventas y finanzas. El software de optimización de inventario es una herramienta esencial en el proceso.

Opciones de nivel de servicio

El nivel de servicio es la probabilidad de que no ocurra escasez entre el momento en que solicita más existencias y cuando llega al estante. El rango razonable de niveles de servicio es de alrededor de 70% a 99%. Los niveles por debajo de 70% pueden indicar que no le importan o que no puede manejar a sus clientes. Los niveles de 100% casi nunca son apropiados y generalmente indican un inventario muy inflado.

Factores que influyen en la elección del nivel de servicio

Varios factores influyen en la elección del nivel de servicio para un artículo de inventario. Estos son algunos de los más importantes.

Niveles de servicio actuales:
Un lugar razonable para comenzar es averiguar cuáles son sus niveles de servicio actuales para cada artículo y en general. Si ya está en buena forma, entonces el trabajo se convierte en el más fácil de ajustar una solución que ya es buena. Si se encuentra en malas condiciones ahora, establecer los niveles de servicio puede ser más difícil. Sorprendentemente, pocas empresas tienen datos sobre esta importante métrica en toda su flota de artículos de inventario. Lo que sucede a menudo es que los puntos de reorden crecen de forma aleatoria a partir de las elecciones realizadas en la prehistoria corporativa y rara vez, a veces nunca, se revisan y actualizan sistemáticamente. Dado que los puntos de pedido son un determinante importante de los niveles de servicio, se deduce que los niveles de servicio "simplemente suceden". El software de optimización de inventario puede convertir sus puntos de pedido y plazos de entrega actuales en estimaciones sólidas de sus niveles de servicio actuales. Este análisis a menudo revela un subconjunto de elementos con niveles de servicio demasiado altos o demasiado bajos, en cuyo caso tiene orientación sobre qué elementos ajustar hacia abajo o hacia arriba, respectivamente.

Plazos de reabastecimiento:
Algunas empresas ajustan los niveles de servicio para que coincidan plazos de reabastecimiento. Si toma mucho tiempo hacer o comprar un artículo, entonces toma mucho tiempo recuperarse de una escasez. En consecuencia, elevan los niveles de servicio en los artículos con mucho tiempo de entrega y los reducen en los artículos para los que los retrasos serán breves.

Restricciones de costo:
El software de optimización de inventario puede encontrar las formas más económicas de alcanzar objetivos de alto nivel de servicio, pero los objetivos agresivos inevitablemente implican costos más altos. Es posible que los costos limiten su elección de objetivos de nivel de servicio. Los costos vienen en varios sabores. La “inversión en inventario” es el valor en dólares del inventario. Los “costos operativos” incluyen tanto los costos de mantenimiento como los costos de pedido. Las restricciones a la inversión en inventario a menudo se imponen a los ejecutivos de inventario y siempre implican límites máximos en los objetivos de nivel de servicio; el software puede hacer explícitas estas relaciones pero no eliminar la necesidad de elegir. Es menos común oír hablar de techos en los costos operativos, pero siempre son al menos un factor secundario que aboga por niveles de servicio más bajos.

Costos de escasez:
Los costos de escasez dependen de si su política de escasez requiere pedidos pendientes o pérdida de ventas. En cualquier caso, los costos de escasez funcionan en contra de la inversión en inventario y los costos operativos al argumentar por niveles de servicio más altos. Es posible que estos costos no siempre se expresen en términos de dólares, como en el caso de los suministros médicos/quirúrgicos, donde los costos de escasez se denominan en términos de morbilidad y mortalidad.

Competencia:
Cuanto más cerca esté su empresa de dominar su mercado, más podrá reducir los niveles de servicio para ahorrar dinero. Sin embargo, retroceder demasiado conlleva riesgos: alienta a los clientes potenciales a buscar en otra parte y alienta a los competidores. Por el contrario, la alta disponibilidad de productos puede contribuir en gran medida a reforzar la posición de un jugador menor.

Orientación colaborativa

Los ejecutivos de inventario pueden ser los encargados de establecer los objetivos de nivel de servicio, pero puede ser mejor colaborar con otras funciones al realizar estas llamadas. Finanzas puede compartir cualquier "línea roja" al principio del proceso, y se les debe asignar la tarea de estimar los costos de mantenimiento y pedidos. Las ventas pueden ayudar a estimar los costos de escasez al explicar las reacciones probables de los clientes ante los pedidos pendientes o la pérdida de ventas.

El papel del software de planificación y optimización de inventario

Sin un software de optimización de inventario, establecer objetivos de nivel de servicio es pura conjetura: es imposible saber cómo se desarrollará un objetivo dado en términos de inversión en inventario, costos operativos, costos de escasez. El software puede calcular las curvas de compensación cuantitativas y detalladas requeridas para tomar decisiones informadas o incluso recomendar el nivel de servicio objetivo que resulte en el costo total más bajo considerando los costos de mantenimiento, los costos de pedido y los costos de desabastecimiento. Sin embargo, no todas las soluciones de software son iguales. Puede ingresar un nivel de servicio 99% definido por el usuario en su sistema de planificación de inventario o el sistema podría recomendar un servicio objetivo, pero eso no significa que realmente alcanzará ese nivel de servicio establecido. De hecho, es posible que ni siquiera se acerque a alcanzarlo y logre un nivel de servicio mucho más bajo. ¡Hemos observado situaciones en las que un nivel de servicio objetivo de 99% en realidad logró un nivel de servicio de solo 82%! Cualquier decisión que se tome como resultado del objetivo dará como resultado una mala asignación no intencionada del inventario, consecuencias muy costosas y muchas explicaciones por hacer.Así que asegúrese de consultar nuestro artículo de blog sobre cómo medir la precisión de su pronóstico de nivel de servicio para que no cometas este costoso error.

El nivel de servicio es un indicador clave de rendimiento para las empresas que dan prioridad a la satisfacción de la demanda de los clientes. El nivel de servicio se define como la probabilidad de sobrevivir a un tiempo de espera de reabastecimiento sin desabastecerse.

La mejor práctica de administración de inventario comienza con el establecimiento de objetivos de nivel de servicio, luego calcula los puntos de pedido (también llamados Mins) para lograr esos objetivos. Estos cálculos deben tener en cuenta la variabilidad tanto en la demanda como en el tiempo de espera del reabastecimiento. Hay muchos sistemas de software disponibles para hacer estos cálculos. Si todo sale bien, el nivel de servicio alcanzado termina muy cerca del nivel de servicio objetivo. Desafortunadamente, a menudo hay una brecha dolorosa entre los dos.

Una de las razones de la brecha son los modelos de demanda poco realistas. En muchos casos, el software para calcular los puntos de pedido utiliza fórmulas de libros de texto basadas en suposiciones matemáticas que simplifican el análisis a expensas del realismo. Muchos libros de texto de "Inventario 101" usan fórmulas que asumen que la demanda tiene una distribución Normal (también conocida como la "curva en forma de campana") para productos terminados y la distribución de Poisson para repuestos. Afortunadamente, ahora existen sistemas de pronóstico y optimización de inventario que procesan los historiales de demanda reales de los artículos del inventario utilizando pronósticos probabilísticos. Estas soluciones calculan una estimación precisa de la distribución, no una versión idealizada. Para obtener más información, consulte este blog anterior sobre de pronóstico probabilístico:

Pero hay una segunda fuente de error en los libros de texto que opera de manera invisible en muchos paquetes de software de inventario: "insuficiencia".

Los cálculos de los puntos de reposición casi siempre asumen que los desabastecimientos surgen cuando la demanda total durante un intervalo de reposición excede el punto de reposición. Por ejemplo, suponga que la demanda promedia 1 unidad por día. Si el tiempo de entrega es de 5 días, entonces, en promedio, la demanda de tiempo de entrega es de 5 unidades. Establecer el punto de reorden en 5 unidades produciría un nivel de servicio irrisorio en algún lugar cercano a 50%. Agregar existencias de seguridad al cálculo podría dar como resultado un punto de pedido de, digamos, 11 unidades, lo que podría corresponder a un nivel de servicio de 95%. Otra forma de decir esto es que, a partir de un punto de pedido de 11 unidades, debería haber una posibilidad de que el 95% sobreviva el plazo de entrega de 5 días sin experimentar una demanda acumulada de más de 11 unidades. ¡Teóricamente!

Lo que falta en este análisis es el fenómeno del subimpulso. Undershoot significa que el tiempo de entrega comienza no a el punto de pedido pero abajo eso. El subimpulso ocurre cada vez que la demanda que superó el punto de pedido redujo el stock abajo (no abajo a) el punto de pedido. La siguiente figura muestra los ciclos de reabastecimiento con y sin rebasamiento. Undershoot te roba el bolsillo incluso antes de que comiences a tirar los dados. Engaña al profesional de inventario haciéndole creer que sus puntos de reorden son suficientes para lograr sus objetivos, mientras que el desempeño real no alcanzará la calificación.

Solo hay una situación en la que el rebasamiento no es una preocupación: cuando la demanda siempre es cero o una unidad. En ese caso, undershoot es imposible. Pero en todos los demás casos, es seguro que se producirá una subestimación hasta cierto punto, y puede socavar gravemente el nivel de servicio realmente alcanzado por una determinada elección de punto de pedido. Nuestros análisis muestran que las condiciones más vulnerables a la subestimación implican una demanda altamente intermitente y sesgada con plazos de entrega muy cortos; las mismas condiciones se vuelven más comunes debido a las tendencias del mercado.

¿Qué se puede hacer para protegerse del efecto de la falta de alcance en los cálculos del punto de pedido? Utilice un software de pronóstico y optimización de inventario que no esté vinculado a las suposiciones de los libros de texto antiguos y, en su lugar, tenga en cuenta automáticamente la insuficiencia al calcular el nivel de servicio producido por cualquier elección de punto de pedido.

Para ver la solución de optimización de inventario de Smart Software en acción, regístrese para ver una demostración grabada a continuación:

¿Cuál es el culpable de tener demasiado de lo que no necesita y no lo suficiente de lo que sí necesita? A menudo se culpa a la variabilidad de la oferta y la demanda. Estos problemas son significativos y parecen imposibles de superar, lo que hace que muchas organizaciones acepten simplemente las existencias mal asignadas como un costo de hacer negocios. Sin embargo, el verdadero problema no son simplemente las entregas tardías de los proveedores y la demanda impredecible. Estos son "hechos de la vida" de la planificación de la cadena de suministro y lo que cuenta es cómo su empresa los aborda. Mire el vlog de Greg Hartunian para escuchar sus pensamientos y lo que puede hacer al respecto.

Smart Inventory Planning and Optimization calcula automáticamente la política de almacenamiento que genera el mejor retorno para su negocio considerando los costos de almacenamiento, los costos de pedidos y las roturas de existencias. Para verlo en acción, regístrese a continuación para ver una demostración de 12 minutos.