Si es un nuevo profesional en el campo de la planificación de la demanda y la gestión de inventario, se enfrenta a una curva de aprendizaje muy pronunciada. Hay muchas partes móviles en el sistema que administra y gran parte del movimiento es aleatorio. Puede que le resulte útil dar un paso atrás en el flujo del día a día para pensar en lo que se necesita para ser un planificador de demanda exitoso. Aquí hay seis consejos para los nuevos planificadores de demanda que pueden resultarle útiles; se destilan de trabajar más de treinta y cinco años con algunos practicantes muy inteligentes.

1. Sepa lo que significa ganar.

La gestión de inventario y la planificación de la demanda no es un área blanda en la que el éxito pueda describirse en un lenguaje vago. El éxito aquí es un juego de números. Hay una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI) disponibles para usted, incluidos el nivel de servicio, la tasa de llenado, las rotaciones de inventario, la inversión en inventario y el costo operativo del inventario. Las empresas difieren en la importancia que asignan a cada métrica, pero no puedes ganar sin usar algunas o todas estas para llevar la puntuación.

Pero “ganar” no es tan simple como obtener la mejor puntuación posible en cada métrica. Los valores métricos que son más importantes varían entre empresas. Su empresa puede priorizar el servicio al cliente sobre el control de costos, o viceversa, y el próximo año podría tener motivos para revertir esa preferencia.

Además, existen vínculos entre los KPI que requieren que los considere simultáneamente en lugar de como una colección de puntajes independientes. Por ejemplo, mejorar el nivel de servicio generalmente también mejorará la tasa de llenado, lo cual es bueno, pero también aumentará el costo operativo, lo cual no es bueno.

Estos vínculos se expresan como compensaciones. Y aunque los KPI en sí mismos son números, la gestión del paquete de KPI requiere cierta subjetividad sabia, porque lo que se necesita es un equilibrio razonable entre las fuerzas en competencia. La compensación fundamental es equilibrar el costo de tener inventario contra el valor de tener el inventario disponible para quienes lo necesitan.

Si usted es un planificador de demanda relativamente joven, estos juicios de compensación pueden hacerse más altos en la organización, pero incluso entonces puede desempeñar un papel útil al asegurarse de que las compensaciones sean expuestas y apreciadas. Esto significa expuesto a un nivel cuantitativo, por ejemplo, "Podemos aumentar el nivel de servicio de 85% a 90%, pero requerirá $100K más stock en el almacén". Este tipo de conocimiento cuantitativo específico puede ser proporcionado por el análisis avanzado de la cadena de suministro.

2. Mantenga la puntuación.

Todos somos un poco aprensivos con la idea de que nos midan, pero los profesionales confiados insisten en llevar la cuenta. Los supervisores ilustrados entienden que las fuerzas externas pueden afectar el rendimiento de su sistema (por ejemplo, la desaparición de un proveedor clave), y eso siempre ayuda. Pero ya sea que tenga o no una buena cobertura superior, no puede demostrar el éxito, ni puede reaccionar ante los problemas, sin medir esos KPI.

Mantener la puntuación es importante, pero también lo es comprender qué influye en la puntuación. Suponga que su nivel de servicio ha bajado desde el valor del mes pasado. ¿Es esa la fluctuación habitual de un mes a otro o es algo fuera de lo común? Si es problemático, entonces necesita diagnosticar el problema. A menudo hay varios posibles sospechosos. Por ejemplo, el nivel de servicio puede caer porque la gente de ventas y marketing hizo algo excelente y la demanda se disparó, o porque un proveedor hizo algo no tan bueno y el tiempo de reabastecimiento se derrumbó. El software puede ayudarlo a rastrear estas entradas clave para ayudar a su trabajo de detección, y el análisis de la cadena de suministro puede estimar los impactos de los cambios en estas entradas y señalarle las respuestas compensatorias.

3. Asegúrese de que sus decisiones estén basadas en hechos.

El software puede guiarte a tomar buenas decisiones, pero solo si tú lo permites. Los insumos como los costos de mantenimiento, los costos de pedido y los costos de escasez deben estimarse bien para obtener una evaluación precisa de las compensaciones. Especialmente importante es algo tan aparentemente simple como usar valores correctos para la demanda de artículos, ya que el modelado de la demanda es el punto de partida para simular los resultados de cualquier diseño de sistema de inventario propuesto. De hecho, si estamos dispuestos a estirar un poco el significado de "hecho" para incluir los resultados de las simulaciones del sistema, no debe comprometerse con cambios importantes sin tener predicciones confiables de lo que sucederá cuando se comprometa con esos cambios.

4. Darse cuenta de que la respuesta de ayer puede no ser la respuesta de hoy.

Las cadenas de suministro son colecciones de partes, todas las cuales están sujetas a cambios con el tiempo. La demanda que tiene una tendencia al alza puede comenzar a tener una tendencia a la baja. Los plazos de reposición pueden disminuir. Los pedidos mínimos de proveedores pueden aumentar. Los precios de los componentes pueden aumentar debido a las tarifas. Dichos factores significan que los datos que recopiló ayer pueden estar desactualizados hoy, lo que hace que las decisiones de ayer sean inapropiadas para los problemas de hoy. Vigilancia. Consulta un artículo anterior detallando el impacto financiero adverso de las actualizaciones poco frecuentes de los parámetros de planificación.

5. Dar a cada elemento su debido.

Si usted es responsable de pronosticar cientos o miles de artículos de inventario, se verá tentado a simplificar su vida adoptando un enfoque de "talla única". No. Los SKU no son exactamente como copos de nieve, pero se requiere cierta diferenciación para hacer bien su trabajo. Es una buena idea formar grupos de elementos en función de algunas características destacadas. Algunos artículos son críticos y deben estar (casi) siempre disponibles; otros pueden correr un riesgo razonable de que se atrasen. Algunos elementos son bastante impredecibles porque son "intermitentes" (es decir, tienen muchos valores cero con valores distintos de cero mezclados al azar); otros tienen un gran volumen y son razonablemente predecibles. Algunos artículos se pueden administrar con métodos de inventario relativamente económicos que hacen ajustes todos los meses; algunos artículos necesitan métodos que monitoreen y ajusten continuamente el stock disponible. Algunos elementos, como las compras contractuales, pueden ser tan predecibles que puede tratarlos como "demanda planificada" y separarlos del resto.

Una vez que haya formado grupos de artículos sensatos, todavía tiene que tomar decisiones sobre cada artículo en cada grupo, como decidir sus pronósticos de demanda, puntos de pedido y cantidades de pedido. Aquí, el software avanzado de planificación de la demanda puede hacerse cargo y calcular automáticamente la mejores opciones basadas en lo que significa ganar en el contexto de ese grupo.  

6. Haz que todos estén en la misma página.

Ser organizado no solo es agradable, es eficiente. Si tiene un sistema para la planificación de la demanda y la gestión del inventario, todos los miembros de su equipo comparten los mismos objetivos y siguen los mismos procesos. Si no tiene un sistema, entonces cada planificador de la demanda tiene su propia forma de pensar sobre el problema y tomar decisiones. Algunos de ellos están obligados a ser mejores que otros. Es deseable estandarizar las mejores prácticas y prohibir el resto. Además de ser más eficiente, tener un proceso estandarizado facilita el diagnóstico de problemas cuando las cosas van mal y la implementación de soluciones.

Ahora mas que nunca

La optimización del inventario se ha convertido en una prioridad aún mayor en los últimos meses para muchos de nuestros clientes. Algunos están encontrando sus productos en una demanda mucho mayor; más tienen el problema opuesto. En cualquier caso, eventos como la pandemia de Covid19 están obligando a reexaminar las condiciones operativas estándar, como las opciones de puntos de pedido y cantidades de pedido.

Incluso en tiempos más tranquilos, los parámetros de control de inventario como Mins y Maxes pueden establecerse lejos de sus mejores valores. Podemos preguntar "¿Por qué el punto de pedido para SKU_1234 se establece en 20 unidades y la cantidad de pedido se establece en 35?" Esas elecciones probablemente fueron el resultado anquilosado de años de conjeturas acumuladas. Un poco de investigación puede mostrar que las opciones de 20 y 35 ya no están correctamente alineadas con el nivel de demanda actual, la volatilidad de la demanda, el tiempo de entrega del proveedor y los costos de los artículos.

La persistente sensación de que "Deberíamos repensar todas estas opciones" a menudo es seguida por "Oh, no, ¿tenemos que resolver esto para los 10,000 artículos en el inventario?" El salvador aquí es software avanzado que puede ampliar el proceso y hacerlo no solo deseable sino factible. El software utiliza algoritmos sofisticados para traducir los cambios en los parámetros de inventario, como los puntos de pedido, en indicadores clave de rendimiento, como los niveles de servicio y los costos operativos (definidos como la suma de los costos de mantenimiento, los costos de pedido y los costos de escasez).

Este blog describe cómo obtener la beneficios de la optimización del inventario describiendo 4 enfoques con diversos grados de automatización.

Cuatro enfoques para la optimización del inventario

Caza y picotear

La primera forma es la optimización de "cazar y picotear" específica del artículo. Es decir, usted aísla un artículo de inventario a la vez y hace conjeturas sobre cómo administrar ese artículo. Por ejemplo, puede pedirle al software que evalúe qué sucede si cambia el punto de reorden para SKU123 de 20 a 21 mientras deja la cantidad de pedido fija en 35. Luego, puede intentar dejar 20 solo y reducir 35 a 34. Horas más tarde, porque su las intuiciones son buenas, es posible que haya encontrado un mejor par de opciones, pero no sabe si hay una combinación aún mejor que no probó, y es posible que deba pasar al siguiente SKU y al siguiente y el siguiente… Necesitas algo más automatizado y completo.

Hay tres maneras de hacer el trabajo de manera más productiva. Los dos primeros combinan tu intuición con la eficiencia de tratar grupos de elementos relacionados. La tercera es una búsqueda totalmente automática.

Optimización basada en el nivel de servicio

1. Identifique los elementos que desea que tengan el mismo nivel de servicio. Por ejemplo, puede administrar cientos de elementos "C" y preguntarse si su objetivo de nivel de servicio debe ser 70%, más o menos.
2. Ingrese un objetivo de nivel de servicio potencial y haga que el software prediga las consecuencias en términos de inversión en dólares de inventario y costo operativo de inventario.
3. Si no le gusta lo que ve, pruebe con otro objetivo de nivel de servicio hasta que se sienta cómodo. Aquí el software hace predicciones a nivel de grupo de las consecuencias de sus elecciones, pero aún está explorando sus elecciones.

Optimización por Reasignación a partir de un Benchmark

1. Identifique los artículos que están relacionados de alguna manera, como "todos los repuestos para trenes de rodaje de vehículos ligeros sobre rieles".
2. Utilice el software para evaluar el espectro actual de niveles de servicio y costos en todo el grupo de artículos. Por lo general, descubrirá que algunos artículos tienen un exceso de existencias (como lo indican los niveles de servicio irrazonablemente altos) y otros con una falta de existencias (niveles de servicio vergonzosamente bajos).
3. Utilice el software para calcular los cambios necesarios para reducir los niveles de servicio más altos y aumentar los más bajos. Este ajuste a menudo dará como resultado el logro de dos objetivos a la vez: aumentar el nivel de servicio promedio y, al mismo tiempo, disminuir los costos operativos promedio.

Optimización específica de artículos totalmente automatizada

1. Identifique los elementos que requieren niveles de servicio por encima de un cierto mínimo. Por ejemplo, tal vez desee que todos sus elementos "A" tengan al menos un nivel de servicio 95%.
2. Utilice el software para identificar, para cada artículo, la elección de los parámetros de inventario que minimizarán el costo de cumplir o exceder el nivel de servicio mínimo. El software buscará eficientemente el "espacio de diseño" definido por pares de parámetros de inventario (p. ej., Mín. y Máx.) para diseños (p. ej., Mín. = 10, Máx. = 23) que satisfagan la restricción del nivel de servicio. Entre ellos, identificará el diseño de menor costo.

Este enfoque va más allá para trasladar la carga del planificador al programa. Muchos se beneficiarían de hacer de esta la forma estándar en que administran grandes cantidades de artículos de inventario. Para algunos artículos, puede ser útil dedicar un poco más de tiempo para asegurarse de que también se tengan en cuenta las consideraciones adicionales. Por ejemplo, la capacidad limitada en un departamento de compras puede hacer que la solución se aleje del ideal al requerir una disminución en la frecuencia de los pedidos, a pesar del precio pagado en costos operativos generales más altos.

Avanzando

Optimizar los parámetros de inventario nunca ha sido más importante, pero siempre pareció un sueño imposible: era demasiado trabajo y no había buenos modelos para relacionar las opciones de parámetros con indicadores clave de rendimiento como el nivel de servicio y el costo operativo. El software moderno para el análisis de la cadena de suministro ha cambiado el juego. Ahora la pregunta no es "¿Por qué haríamos eso?" sino "¿Por qué no estamos haciendo eso?" Con el software, puede conectar "Esto es lo que queremos" con "Hacerlo así".