Atrapado en una tormenta perfecta, SmartForecasts ayuda a Rev-A-Shelf a capear la crisis

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Las mejores prácticas en la planificación de la demanda, y la optimización del inventario

¿Su cadena de suministro extendida sufre de una extrema variabilidad estacional? ¿Esta situación desafía su capacidad para cumplir con los compromisos de nivel de servicio con sus clientes? He lidiado con esto en Rev-A-Shelf, abordando condiciones inusuales creadas por el Año Nuevo chino y otros eventos globales, y me gustaría compartir la experiencia y algunas cosas que aprendí en el camino.

Primero, déjame explicarte nuestra situación. Importamos 60% de las piezas que usamos para construir nuestros accesorios de cocina y baño de China y Europa. La mayor parte del año pudimos planificar nuestras necesidades de inventario utilizando un enfoque mínimo/máximo basado en una hoja de cálculo. Pero no durante el Año Nuevo chino, que impulsa la mayor migración anual de población del planeta. El Año Nuevo chino paraliza la producción hasta por dos meses, lo que crea un riesgo de suministro significativo a medida que nos esforzamos por cumplir con nuestro compromiso de cumplimiento de pedidos de tres días.

Resolvimos nuestro problema, introduciendo estadística previsión de la demanda con la flexibilidad de extender los plazos de entrega cuando sea necesario, la capacidad de establecer de manera confiable inventarios de seguridad que alcancen nuestros niveles de servicio requeridos y un sistema de informes continuos que permite que todos sepan exactamente cuál es nuestra posición. Sin embargo, el éxito requería mucho más que una nueva pieza de software. Necesitábamos cambiar la forma en que vemos la demanda futura, el riesgo de suministro y el stock de seguridad. Aquí hay algunas cosas clave que hicimos que marcaron la diferencia.

Educación y aceptación de las partes interesadas

Independientemente del proyecto, siempre es mejor contar con la participación de todos los interesados. Sabíamos que teníamos que hacer algo para resolver nuestro problema, pero seguramente encontraríamos resistencia. Los altos directivos, por ejemplo, habían desarrollado una saludable desconfianza hacia el software y se preguntaban si el software de previsión de la demanda podría ayudar. Nuestros compradores habían desarrollado sus propias perspectivas y métodos de adquisición y se sentían personalmente en riesgo cuando considerábamos nuevos enfoques.

Las personas se acercaron a medida que desarrollaron una comprensión común del problema y cómo lo abordaríamos. La educación fue una gran parte de la solución. Explicamos cómo funciona la previsión y los factores clave que todos debemos entender: cómo analizar tendencias, cómo usar escenarios hipotéticos, el impacto de los plazos de entrega cambiantes, cómo relacionar los niveles de servicio con el riesgo de suministro y el stock de seguridad e indicadores clave de rendimiento como el inventario vueltas Pasando por este proceso juntos, todos nos convertimos en partes interesadas en la solución.

Utilice el software adecuado

Cuando tiene muchos números de pieza y cualquier tipo de variabilidad de oferta o demanda, simplemente no puede pronosticar de manera efectiva con una hoja de cálculo. Con nuestro sistema de pronóstico mínimo/máximo, estábamos planeando en un promedio y no estaba funcionando. El uso promedio tiene fallas inherentes para fines de planificación: ¡siempre está mirando hacia atrás!

Necesita un software que mire hacia el futuro, reconozca los patrones estacionales y le permita determinar la cantidad de existencias que necesitará para cumplir con los niveles de servicio requeridos en diferentes plazos de entrega.

Afinar procesos

Cuando las viejas formas no funcionan, debe estar abierto a ajustar sus suposiciones. Piense menos en dónde ha estado y más en dónde quiere estar. Eche un vistazo a sus plazos de entrega y planifique el nivel de servicio deseado. La historia del año pasado puede no ser el mejor predictor de la demanda de este año. El mismo horizonte de pronóstico puede no ser apropiado para todos los productos o para cierta época del año.

Haga que el pronóstico sea accionable

No es suficiente producir un pronóstico preciso y niveles estimados de existencias de inventario. Tienes que desarrollar una forma de hacer que la información sea procesable para aquellos encargados de usarla. Desarrollamos un conjunto de informes que permitieron a los compradores aprovechar una mejor información sobre pronósticos y existencias de seguridad. Ahora, al final de cada mes, generamos un informe de pronóstico que proporciona una imagen clara del inventario actual, el stock de seguridad, el uso anterior, el uso previsto, las entregas entrantes (PO) y las cantidades de pedido recomendadas.

Validar resultados

Puede, y nosotros lo hicimos, probar nuestros nuevos métodos contra nuestro propio historial de demanda. Aún así, un extraño autoritario puede facilitar la aceptación. Encargamos un estudio a un profesor de la Facultad de Negocios de la Universidad de Louisville, quien le encomendó la tarea a uno de sus estudiantes de posgrado. A través de ellos pudimos reforzar lo que vimos que sucedía a partir de nuestros resultados y sentirnos cómodos de que estábamos en un buen camino.

Todos estos factores ayudaron a Rev-A-Shelf a transformar su proceso de planificación de la demanda con gran eficacia. Hoy superamos nuestros objetivos de nivel de servicio y nuestra tasa de cumplimiento, basada en un ciclo de envío de tres días, muestra una mejora constante y una tendencia al alza. En general, las unidades en stock se han mantenido estables mientras soportan un aumento de 13% en las ventas.

John Engelhardt es actualmente director de compras y operaciones asiáticas de Rev-a-Shelf, LLC en Louisville, KY. Ha ocupado diversos cargos gerenciales tanto en empresas privadas como en organizaciones públicas. En Rev-A-Shelf ocupó el cargo de Gerente de Ventas Internacionales y Director de Soporte de Ventas antes de asumir su cargo actual. Se le puede localizar en johne at rev-a-shelf punto com.

 

 

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      Forum Energy Technologies es una compañía global de productos para yacimientos petrolíferos con $1.7 mil millones, que presta servicios a la industria del petróleo y el gas natural. Con más de 3500 empleados, Forum tiene su sede en Houston, TX y cuenta con instalaciones de fabricación y distribución estratégicamente ubicadas en todo el mundo. La División de Soluciones de Válvulas de Forum en Stafford, Texas, utiliza SmartForecasts en combinación con su sistema Epicor ERP para la planificación a nivel de productos terminados y componentes.

      El reto

      Forum enfrentó un complejo desafío de planificación de la demanda. Su negocio, altamente cíclico y sensible a los cambios del mercado, requería un proceso de planificación receptivo. Esto se complicó por el hecho de que la mayoría de sus artículos almacenados exhiben una demanda intermitente esporádica y aparentemente impredecible. Esto se caracteriza por muchos valores de volumen cero o bajos intercalados con picos aleatorios que a menudo son muchas veces mayores que la demanda promedio. Forum se basó en un engorroso proceso de pronóstico basado en Excel que generaba estimaciones de la demanda promedio pero no brindaba orientación sobre los niveles apropiados de existencias. La determinación de los niveles de existencias fue principalmente conjetura, basada en la intuición. La gran cantidad de artículos y la falta de herramientas efectivas dieron como resultado un proceso de planificación ineficiente en el que solo una pequeña parte de los artículos podía revisarse periódicamente. No era inusual que los artículos se pronosticaran una vez por trimestre. Dados los plazos de entrega de seis a diez meses para los artículos importados y un clima comercial cíclico, Forum necesitaba realizar pronósticos con mayor frecuencia para reaccionar más rápido a las condiciones cambiantes del mercado. Esto requeriría una solución basada en datos que pudiera determinar los niveles de existencias adecuados para reducir el riesgo de falta de existencias y mantener el inventario a un nivel asequible.

      La solución

      Forum Energy compró SmartForecasts por sus capacidades para aplicar automáticamente metodologías de pronóstico apropiadas a elementos específicos, manejar la demanda intermitente e interactuar con su ERP de Epicor. SmartForecasts permitió a Forum realizar varios cambios en la forma en que administraba su inventario: • automatizar el pronóstico, aumentando la eficiencia en la medida en que los planificadores podían pronosticar productos mensualmente y tener el tiempo y la capacidad para revisar las excepciones; • Pronosticar tanto a nivel de productos terminados como de componentes, usando el pronóstico de demanda intermitente de SmartForecasts para todos los componentes; • realizar un proceso significativo de S&OP que abarque la gestión de la cadena de suministro y las ventas; y, • modelar diferentes políticas de inventario y escenarios de nivel de servicio para asignar mejor la inversión en inventario y reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado.

      Los resultados

      Al igual que otras empresas de la industria del petróleo y el gas, Forum ha experimentado una desaceleración en su negocio. SmartForecasts permitió a Forum ajustar rápidamente sus inventarios ejecutando escenarios hipotéticos y evaluando los riesgos involucrados con diferentes acciones. Si bien recientemente comenzó a utilizar la metodología de "Planificación de demanda de nivel de servicio" de Smart, según Rod Cardenas, gerente de compras, "el método de planificación de nivel de servicio ha llevado a conversaciones productivas entre las cadenas de ventas y suministro y nos ha brindado una plataforma o terreno común desde que basamos nuestras discusiones.” Forum ahora realiza pronósticos de demanda intermitentes para todos sus componentes. Esa capacidad ha sido un factor importante para aumentar la confianza en los resultados de pronóstico. Según Cárdenas, “SmartForecasts nos da buena información para trabajar. Las personas se sienten cómodas con los números y, a través de nuestro proceso de S&OP, hemos podido generar aceptación en toda la empresa”. Durante cuatro años, Forum experimentó un crecimiento de ingresos de 15-20% por año y pudo hacerlo sin aumentar el inventario. Con SmartForecasts, también ha podido aumentar la rotación de inventario de 1,8 veces a un estimado de 3,0 veces este año. Recientemente, Forum comenzó un programa de inventario administrado por el proveedor (VMI) para sus sujetadores. SmartForecasts se está utilizando para ayudar a los proveedores a administrar los tamaños de sus contenedores. Al trasladar el riesgo de inventario a sus proveedores, Forum ha podido reducir el inventario interno de 700 000 unidades a 100 000, y se espera que pueda rotar su inventario interno 12 veces. “Solo estamos arañando la superficie para aprovechar las capacidades de SmartForecasts”, agregó Cárdenas. “Hay mucho más que podemos hacer”.