¿Se considera el stock de seguridad como repuestos de emergencia o como un amortiguador diario contra picos en la demanda? Conocer la diferencia y configurar su ERP correctamente marcará una gran diferencia en sus resultados.

Él Stock de seguridad campo en tu ERP sistema puede significar cosas muy diferentes dependiendo de la configuración. No comprender estas diferencias y cómo afectan sus resultados es un problema común que hemos visto surgir en las implementaciones de nuestro software.

La implementación del software de optimización de inventario comienza cuando los nuevos clientes completan la implementación técnica para que los datos fluyan. Luego reciben capacitación de usuarios y pasan semanas configurando cuidadosamente sus existencias de seguridad iniciales, niveles de reorden y pronósticos de demanda de consenso con Smart IP&O. El equipo se siente cómodo con las predicciones de rendimiento clave (KPP) de Smart para los niveles de servicio, los costos de pedido y el inventario disponible, todo lo cual se pronostica utilizando las nuevas políticas de almacenamiento.

Pero cuando guardan las políticas y los pronósticos en su sistema de prueba ERP, a veces los pedidos sugeridos son mucho más grandes y más frecuentes de lo que esperaban, lo que aumenta los costos de inventario proyectados.

Cuando esto sucede, el principal culpable es cómo está configurado el ERP para tratar el stock de seguridad. Estar al tanto de estos ajustes de configuración ayudará a los equipos de planificación a establecer mejor las expectativas y lograr los resultados esperados con menos esfuerzo (¡y motivo de alarma!).

Estos son los tres ejemplos comunes de configuraciones de inventario de seguridad de ERP:

Configuración 1. El inventario de seguridad se trata como stock de emergencia que no se puede consumir. Si se pronostica un incumplimiento del stock de seguridad, el sistema ERP forzará una aceleración sin importar el costo para que el inventario disponible nunca caiga por debajo del stock de seguridad, incluso si ya se ha pedido un recibo programado y está programado para llegar pronto.

Configuración 2. El inventario de seguridad se trata como Reserva de estabilización que está diseñado para ser consumido. El sistema ERP colocará un pedido cuando se pronostique un incumplimiento del stock de seguridad, pero se permitirá que el inventario disponible caiga por debajo del stock de seguridad. La reserva de reserva protege contra el desabastecimiento durante el período de reabastecimiento (es decir, el tiempo de entrega).

Configuración 3. El sistema ignora el inventario de seguridad y lo trata como un indicador visual. ayuda de planificación o regla empírica. Los cálculos de planificación de suministro lo ignoran, pero el planificador lo utiliza para ayudar a realizar evaluaciones manuales de cuándo hacer un pedido.

Nota: Nunca recomendamos usar el campo de inventario de seguridad como se describe en la Configuración 3. En la mayoría de los casos, estas configuraciones no fueron intencionadas sino que son el resultado de años de improvisación que han llevado a usar el ERP de una manera no estándar. En general, estos campos se diseñaron para influir mediante programación en los cálculos de reposición. Entonces, el foco de nuestra conversación estará en las Configuraciones 1 y 2. 

Los sistemas de optimización de inventario y pronóstico están diseñados para calcular pronósticos que anticiparán la reducción del inventario y luego calcularán las existencias de seguridad suficientes para proteger contra la variabilidad en la demanda y el suministro. Esto significa que el stock de seguridad está destinado a ser utilizado como tampón protector (Configuración 2) y no como emergencia escasa (Configuración 3). También es importante entender que, por diseño, el inventario de seguridad será consumido aproximadamente 50% de la época.

¿Por qué 50%? Porque los pedidos reales superarán un pronóstico imparcial la mitad de las veces. Vea el gráfico a continuación que ilustra esto. Un pronóstico "bueno" debe arrojar el valor que se acercará más al real con mayor frecuencia, de modo que la demanda real sea mayor o menor sin sesgo en ninguna dirección.

Si configuró su sistema ERP para permitir correctamente el consumo de existencias de seguridad, entonces el inventario disponible podría verse como el gráfico a continuación. Tenga en cuenta que se consume algo de stock de seguridad, pero se evita un desabastecimiento. El nivel de servicio al que se dirige al calcular el stock de seguridad determinará la frecuencia con la que se agota el stock antes de que llegue la orden de reposición. El inventario promedio es de aproximadamente 60 unidades durante el horizonte de tiempo en este escenario.

Si su sistema ERP está configurado para no permita el consumo de existencias de seguridad y trate la cantidad ingresada en el campo de existencias de seguridad más como repuestos de emergencia, ¡entonces tendrá un exceso de existencias masivo! Su inventario disponible se vería como el gráfico a continuación con pedidos acelerados tan pronto como se espera una violación del stock de seguridad. El inventario promedio es de aproximadamente 90 unidades, un aumento de 50% en comparación con cuando permitió que se consumiera el stock de seguridad.

A menudo nos preguntan: "¿Por qué el software aumenta el inventario?" La respuesta es que Smart no lo está impulsando en ninguna dirección: las entradas lo están impulsando y esas entradas están controladas por los usuarios (o administradores). Aquí hay cuatro cosas que puede hacer para obtener los resultados que espera.

1. Confirme que sus objetivos de nivel de servicio se correspondan con lo que desea para ese artículo o grupo de artículos. Establecer objetivos muy altos (95% o más) probablemente aumentará el inventario si ha estado navegando a un nivel más bajo y está de acuerdo con estar allí. Es posible que nunca haya alcanzado el nuevo nivel de servicio superior, pero los clientes no se han quejado. Averigüe qué nivel de servicio ha funcionado mediante la evaluación de informes históricos sobre el rendimiento y establezca sus objetivos en consecuencia. Pero tenga en cuenta que los competidores pueden ganarle en la disponibilidad de artículos si sigue utilizando los objetivos de nivel de servicio de su padre.

2. Asegúrese de que su comprensión del "nivel de servicio" coincida con la definición del sistema de software. Es posible que esté midiendo el rendimiento en función de la frecuencia con la que realiza envíos en el plazo de una semana desde la recepción del pedido del cliente, mientras que el software apunta a los puntos de pedido en función de su capacidad para realizar envíos de inmediato, no en el plazo de una semana. Claramente, este último requerirá más inventario para alcanzar el mismo "nivel de servicio". Por ejemplo, un nivel de servicio del mismo día 75% puede corresponder a un nivel de servicio de la misma semana 90%. En este caso, en realidad estás comparando manzanas con naranjas. Si este es el motivo del exceso de existencias, determine qué nivel de servicio "mismo día" se necesita para llegar al nivel de servicio deseado "misma semana" e ingréselo en el software. El uso del objetivo del mismo día menos estricto reducirá el inventario, a veces de manera muy significativa.

3. Evaluar las entradas de tiempo de entrega. Hemos visto casos en los que los plazos de entrega se han inflado para engañar al software antiguo para que produzca los resultados deseados. El software moderno realiza un seguimiento del rendimiento de los proveedores mediante el registro de sus tiempos de entrega reales en varios pedidos, luego tiene en cuenta la variabilidad del tiempo de entrega en sus simulaciones de operaciones diarias. Tenga cuidado si sus plazos de entrega se fijan en un valor que se decidió en el pasado lejano y no es actual.

4. Verifique su señal de demanda. Tiene muchas transacciones históricas en su sistema ERP que se pueden usar de muchas maneras para determinar el historial de demanda. Si utiliza señales como transferencias o no excluye devoluciones, es posible que esté exagerando la demanda. Dedique un poco de tiempo a definir la "demanda" de la manera que tenga más sentido para su situación.

¿Sabías que fue Benjamin Franklin quien inventó el pararrayos para proteger los edificios de la caída de rayos? Ahora, no todos los días debemos preocuparnos por la caída de rayos, pero en el impredecible clima empresarial actual, tenemos que preocuparnos por las interrupciones en la cadena de suministro, los largos plazos de entrega, el aumento de las tasas de interés y la demanda volátil. Con todos estos desafíos, nunca ha sido más vital para las organizaciones pronosticar con precisión el uso de piezas, los niveles de existencias y optimizar las políticas de reabastecimiento, como los puntos de pedido, las existencias de seguridad y las cantidades de los pedidos. En este blog, exploraremos cómo las empresas pueden aprovechar soluciones innovadoras como la optimización de inventario y el software de pronóstico de piezas que utilizan algoritmos de aprendizaje automático, pronóstico probabilístico y análisis para mantenerse a la vanguardia y proteger sus cadenas de suministro de impactos inesperados.

Soluciones de planificación de repuestos
La optimización de piezas de repuesto es un aspecto clave de la gestión de la cadena de suministro para muchas industrias. Implica administrar el inventario de piezas de repuesto para garantizar que estén disponibles cuando se necesiten sin tener un exceso de inventario que pueda ocupar capital y espacio. La optimización del inventario de piezas de repuesto es un proceso complejo que requiere una comprensión profunda de los patrones de uso, los plazos de entrega de los proveedores y la importancia de cada pieza para el negocio.

En este blog, nuestro énfasis principal estará en el aspecto crucial de la optimización del inventario y la previsión de la demanda. Sin embargo, otros enfoques destacados a continuación para la optimización de piezas de repuesto, como el mantenimiento predictivo y la impresión 3D, la gestión de datos maestros y la planificación colaborativa, deben investigarse e implementarse según corresponda.

1. Mantenimiento predictivo: Usar análisis predictivos para anticipar cuándo es probable que una pieza falle y reemplazarla de manera proactiva, en lugar de esperar a que se averíe. Este enfoque puede ayudar a las empresas a reducir el tiempo de inactividad y los costos de mantenimiento, así como a mejorar la eficacia general del equipo.
2. Impresión 3d: Los avances en la tecnología de impresión 3D están permitiendo a las empresas producir piezas de repuesto bajo demanda, lo que reduce la necesidad de exceso de inventario. Esto no solo ahorra espacio y reduce costos, sino que también garantiza que las piezas estén disponibles cuando se necesiten.
3. Gestión de datos maestros: Las plataformas de gestión de datos garantizan que los datos de las piezas se identifiquen, cataloguen, limpien y organicen correctamente. Con demasiada frecuencia, las organizaciones de MRO tienen el mismo número de pieza bajo diferentes SKU. Estas piezas duplicadas tienen el mismo propósito, pero requieren diferentes números de SKU para garantizar el cumplimiento normativo o la seguridad. Por ejemplo, es posible que se requiera que una pieza utilizada para respaldar un contrato gubernamental se obtenga de un fabricante estadounidense para cumplir con las regulaciones de "Buy America". Es fundamental que estos números de pieza se identifiquen y consoliden en un solo SKU, cuando sea posible, para mantener bajo control las inversiones en inventario.
4. Planificación colaborativa: La colaboración con proveedores y clientes para compartir datos, pronósticos y planificar la demanda puede ayudar a las empresas a reducir los plazos de entrega, mejorar la precisión y reducir los niveles de inventario. La previsión desempeña un papel esencial en la colaboración, ya que compartir información sobre las compras, la demanda y el comportamiento de compra garantiza que los proveedores tengan la información que necesitan para garantizar la disponibilidad de existencias para los clientes.

Optimización del Inventario
Abraham Lincoln fue citado una vez diciendo: “Denme seis horas para talar un árbol, y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”? Lincoln sabía que la preparación y la optimización eran clave para el éxito, al igual que las organizaciones necesitan contar con las herramientas adecuadas, como el software de optimización de inventario, para optimizar su cadena de suministro y mantenerse a la vanguardia en el mercado. Con el software de optimización de inventario, las organizaciones pueden mejorar la precisión de sus pronósticos, reducir los costos de inventario, mejorar los niveles de servicio y reducir los plazos de entrega. Lincoln sabía que era necesario afilar el hacha para realizar el trabajo de manera efectiva sin esforzarse demasiado. La optimización del inventario garantiza que los dólares de inventario se asignen de manera efectiva a miles de piezas, lo que ayuda a garantizar los niveles de servicio y minimiza el exceso de existencias.

Las piezas de repuesto juegan un papel decisivo en el mantenimiento de la eficiencia operativa, y la falta de piezas críticas puede provocar tiempos de inactividad y una reducción de la productividad. La naturaleza esporádica de la demanda de piezas de repuesto hace que sea difícil predecir cuándo se requerirá una pieza específica, lo que genera el riesgo de exceso o falta de existencias, lo que puede generar costos para la organización. Además, la gestión de los plazos de entrega de las piezas de repuesto plantea su propio conjunto de desafíos. Algunas partes pueden tener tiempos de entrega prolongados, lo que requiere el mantenimiento de niveles de inventario adecuados para evitar la escasez. Sin embargo, llevar un exceso de inventario puede ser costoso, ocupando capital y espacio de almacenamiento.

Dada la gran cantidad de desafíos que enfrentan los departamentos de gestión de materiales y los planificadores de piezas de repuesto, la planificación de la demanda, los niveles de existencias y la reposición de piezas de repuesto sin una solución eficaz de optimización del inventario es como intentar cortar un árbol con un hacha muy desafilada. Cuanto más afilada sea el hacha, mejor podrá su organización hacer frente a estos desafíos.

El hacha de Smart Software es la más afilada
El software inteligente de optimización de inventario y planificación de la demanda utiliza un enfoque de pronóstico probabilístico empírico único que da como resultado pronósticos precisos de los requisitos de inventario, incluso cuando la demanda es intermitente. Dado que casi 90% de repuestos y piezas de servicio son intermitentes, se requiere una solución precisa para manejar este tipo de demanda. La solución de Smart se patentó en 2001 y recientemente se patentaron innovaciones adicionales en mayo de 2023 (¡anuncios próximamente!). La solución fue premiada como finalista en la Categoría de Innovación Tecnológica APICS por su papel en ayudar a transformar la industria de gestión de recursos.

El papel de la demanda intermitente
La demanda intermitente no se ajusta a una distribución normal simple o en forma de campana que hace que sea imposible pronosticar con precisión con los métodos de pronóstico tradicionales basados en la suavización. Las piezas y artículos con demanda intermitente, también conocida como demanda irregular, volátil, variable o impredecible, tienen muchos valores de volumen cero o bajo intercalados con picos aleatorios de demanda que a menudo son muchas veces mayores que el promedio. Este problema es especialmente frecuente en las empresas que gestionan grandes inventarios de servicio y piezas de repuesto en industrias como la aviación, aeroespacial, suministro y servicios públicos de energía y agua, automoción, gestión de activos pesados, alta tecnología, así como en MRO (mantenimiento, reparación, y Revisión).

Análisis de escenario
La tecnología patentada y galardonada de Smart genera rápidamente decenas de miles de escenarios posibles de secuencias de demanda futuras y valores de demanda acumulados durante el tiempo de entrega de un artículo. Estos escenarios son estadísticamente similares a los datos observados del artículo y capturan los detalles relevantes de la demanda intermitente sin depender de las suposiciones comúnmente hechas sobre la naturaleza de las distribuciones de la demanda por los métodos de pronóstico tradicionales. El resultado es un pronóstico muy preciso de la distribución completa de la demanda acumulada durante el tiempo de entrega de un artículo. La conclusión es que con la información que brindan estas distribuciones de demanda, las empresas pueden planificar fácilmente los requisitos de inventario de nivel de servicio y existencias de seguridad para miles de artículos demandados intermitentemente con una precisión de casi 100%.

Beneficios
La implementación de soluciones innovadoras de Smart Software, como SmartForecasts para pronósticos estadísticos, Demand Planner para la planificación de piezas por consenso e Inventory Optimization para desarrollar controladores de reabastecimiento precisos, como niveles mínimos/máximos y de existencias de seguridad, brindará a los ejecutivos y planificadores con visión de futuro un mejor control sobre sus operaciones de la organización. Se traducirá en los siguientes beneficios:

1. Precisión de pronóstico mejorada: La previsión precisa de la demanda es fundamental para cualquier organización que se ocupe de la gestión del inventario de repuestos. El software de optimización de inventario utiliza algoritmos sofisticados para analizar patrones de uso históricos, identificar tendencias y pronosticar la demanda futura con un alto grado de precisión. Con este nivel de precisión en la previsión, las organizaciones pueden evitar el riesgo de exceso o escasez de existencias en su inventario de piezas de repuesto.
2. Menores costos de inventario: Uno de los principales desafíos que enfrentan los líderes de la cadena de suministro cuando se trata de la gestión del inventario de repuestos es el costo asociado con el mantenimiento de un stock óptimo de repuestos en todo momento. Al optimizar los niveles de inventario utilizando sistemas tecnológicos modernos como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y el análisis predictivo, las organizaciones pueden reducir los costos de mantenimiento y garantizar que tengan las existencias adecuadas disponibles cuando sea necesario.
3. Niveles de servicio mejorados: Cuando se trata de servicios de reparación y mantenimiento, ¡el tiempo es oro! El tiempo de inactividad debido a la falta de disponibilidad de repuestos críticos puede resultar en una pérdida de productividad e ingresos para las empresas en todas las industrias, como plantas de fabricación, instalaciones de generación de energía o centros de datos que administran equipos de infraestructura de TI. La optimización de su inventario de piezas de repuesto garantiza que siempre tenga la cantidad correcta a mano, lo que reduce el tiempo de inactividad causado por la espera de las entregas de los proveedores.
4. Plazos de entrega reducidos: Otro beneficio que se obtiene de la previsión precisa de la demanda a través de las modernas tecnologías de almacenamiento es la reducción del tiempo de entrega, lo que conduce a una mejor satisfacción del cliente, ya que los clientes recibirán sus pedidos más rápido que antes, lo que mejorará la lealtad a la marca. Por lo tanto, la adopción de nuevas estrategias impulsadas por herramientas AI/ML crea valor dentro de las operaciones de la cadena de suministro, lo que conduce a mayores ganancias de eficiencia, no solo reduce el costo del reduccionismo, sino que también agiliza los procesos relacionados con la programación de la producción, la planificación del transporte logístico, entre otros.

Conclusión
Mediante la utilización de software de optimización de inventario y planificación de la demanda, las organizaciones pueden superar varios desafíos, como interrupciones en la cadena de suministro, aumento de las tasas de interés y demanda volátil. Esto les permite reducir los costos asociados con el exceso de espacio de almacenamiento y los artículos de inventario obsoletos. Al aprovechar algoritmos sofisticados, el software de optimización de inventario mejora la precisión de los pronósticos, lo que garantiza que las organizaciones puedan evitar el exceso o la escasez de existencias en su inventario de repuestos. Además, ayuda a reducir los costos de inventario al optimizar los niveles y aprovechar tecnologías como la inteligencia artificial (AI), el aprendizaje automático (ML) y el análisis predictivo. Los niveles de servicio mejorados se logran cuando las organizaciones tienen la cantidad correcta de piezas de repuesto fácilmente disponibles, lo que reduce el tiempo de inactividad causado por la espera de las entregas. Además, la previsión precisa de la demanda reduce los plazos de entrega, mejora la satisfacción del cliente y fomenta la lealtad a la marca. La adopción de tales estrategias impulsadas por herramientas AI/ML no solo reduce los costos, sino que también agiliza los procesos, incluida la programación de la producción y la planificación del transporte logístico, lo que en última instancia aumenta las ganancias de eficiencia dentro de la cadena de suministro.

¿Qué hace cuando pronostica un artículo con demanda intermitente, como una pieza de repuesto, con una demanda promedio de menos de una unidad por mes? La mayor parte del tiempo la demanda es cero, pero la parte es significativa en un sentido comercial; no se puede ignorar y se debe pronosticar para asegurarse de tener el stock adecuado.

Tus elecciones tienden a centrarse en algunas opciones:

Opción 1: Redondea a 1 cada mes, por lo que tu pronóstico anual es 12.

Opción 2: Redondee a 0 cada mes, de modo que su pronóstico anual sea 0.

Opción 3: método de pronóstico "igual que el mismo mes del año pasado" para que el pronóstico coincida con el real del año pasado.

Hay desventajas obvias para cada opción y no mucha ventaja para ninguna de ellas. La opción 1 a menudo resulta en un sobre pronóstico significativo. La opción 2 a menudo da como resultado una previsión significativamente inferior a la esperada. La opción 3 da como resultado un pronóstico que casi garantiza que perderá significativamente el real, ya que no es probable que la demanda aumente exactamente en el mismo período. Si DEBE pronosticar el artículo, normalmente recomendaríamos la opción 3, ya que es la respuesta más probable que el resto de la empresa entendería. 

Pero una mejor manera es no pronosticarlo en absoluto en el sentido habitual y, en su lugar, utilizar un "punto de reorden predictivo" relacionado con el nivel de servicio deseado. Para calcular un punto de reorden predictivo, puede usar el algoritmo de arranque de Markov patentado de Smart Software para simular todas las demandas posibles que podrían ocurrir durante el tiempo de entrega, luego identifique el punto de reorden que producirá su nivel de servicio objetivo.

Luego, puede configurar su sistema ERP para pedir más cuando el inventario disponible supere el punto de reorden en lugar de cuando se pronostique que llegará a cero (o cualquier reserva de existencias de seguridad que se ingrese). 

Esto hace que los pedidos tengan más sentido común sin las suposiciones innecesarias que se requieren para pronosticar una pieza de bajo volumen demandada intermitentemente.

Los mejores procesos de planificación de inventario se basan en el análisis estadístico para descubrir hechos relevantes sobre los datos. Por ejemplo:

1. El rango de valores de demanda y los plazos de entrega del proveedor esperados.
2. Los valores más probables de la demanda de artículos y el tiempo de entrega del proveedor.
3. Las distribuciones de probabilidad completas de la demanda de artículos y el tiempo de entrega del proveedor.

Si llega al tercer nivel, tiene los datos necesarios para responder preguntas operativas importantes, preguntas adicionales como:

1. ¿Exactamente cuánto stock adicional se necesita para mejorar los niveles de servicio en 5%?
2. ¿Qué sucederá con la entrega a tiempo si el inventario se reduce en 5%?
3. ¿Alguno de los cambios anteriores generará un rendimiento financiero positivo?
4. En términos más generales, ¿qué objetivo de nivel de servicio y nivel de inventario asociado es más rentable?

Cuando tenga los hechos y agregue su conocimiento comercial, puede tomar decisiones de almacenamiento más informadas que generarán ganancias significativas. También establecerá expectativas adecuadas con las partes interesadas internas y externas, asegurándose de que haya menos sorpresas desagradables.