BC Transit se preparaba para centralizar las operaciones de almacén en torno a un nuevo centro de distribución central, al igual que la organización se preparaba para actualizar a una nueva versión de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de JD Edwards. Necesitaban determinar los niveles correctos de existencias para prestar servicio a toda la red de BC Transit con 35 sucursales activas en un cronograma agresivo. En cuestión de semanas, comenzaría la transición a su nuevo ERP y se prohibirían las actualizaciones del sistema mayorista.

Esto no fue un asunto menor ya que BC Transit administra 30,000 skus discretos. El espacio en el nuevo Centro de Distribución Provincial consolidado sería muy escaso, y la planificación de piezas era un proceso cualitativo altamente manual. Los puntos de pedido se establecían manualmente, con base en las solicitudes semanales y el conocimiento y juicio de los compradores. El paso al nuevo modelo CDC requeriría establecer puntos de pedido óptimos para todas las piezas almacenadas. El proceso existente no sería capaz de hacer esto, simplemente había demasiadas partes.

El desafío se vio agravado por la naturaleza altamente intermitente de la demanda de repuestos de BC Transit. En lugar de seguir un patrón rutinario y fácilmente predecible, las piezas de servicio a menudo experimentan una demanda muy esporádica y aparentemente aleatoria. Los métodos cualitativos y la intuición no garantizarían el nivel de servicio 95% que requiere BC Transit. La organización necesitaba una mejor solución.

BC Transit recurrió a Smart Software. Nelson conocía el trabajo de Smart con otros sistemas de tránsito y se sintió atraído por Smart Inventory Planning & Optimization por varias razones:

• Metodología de planificación basada en el nivel de servicio con modelado probabilístico, que permite el desarrollo de escenarios hipotéticos. y compensaciones de costo versus rendimiento;
• Capacidad comprobada para planificar la demanda intermitente, demostrada en múltiples clientes de tránsito;
• Conjunto de aplicaciones web basadas en la nube, que brindan acceso desde cualquier lugar y eliminan la necesidad de una infraestructura de TI; y
• Integración y análisis de datos automatizados, que proporcionan el flujo continuo de datos y el retorno de controladores mínimos/máximos óptimos a JD Edwards para impulsar la reposición.

Smart y BC Transit trabajaron en un proceso de implementación acelerado para poner en funcionamiento su sistema inicial en dos meses. BC Transit pudo establecer políticas de almacenamiento para poner en funcionamiento el nuevo almacén y el sistema de distribución central. Una vez que se establecieron las políticas iniciales, utilizaron el primer año de operaciones para monitorear y refinar los puntos de pedido.

“El gran cambio”, dice Nelson, “fue pasar del establecimiento manual y cualitativo de los puntos de pedido a un sistema altamente automatizado de configuración de valores mínimos y máximos para todas las piezas activas”.

El año 1 se centró en lograr que el proceso funcionara y relacionar las nuevas capacidades con las operaciones generales de la cadena de suministro. La experiencia estableció confianza en el sistema. Su proceso de planificación mejorado ahora trata los artículos nuevos manualmente hasta que experimentan tres incidentes de demanda. En ese momento, las piezas solicitadas pasan a la planificación de la producción y se incluyen en el proceso automatizado mensual de rutina. Los planes ahora están en marcha para llevar la planificación Mín./Máx. a los 28 sistemas de transporte regionales y las 35 ubicaciones de almacenamiento.

“No podríamos haber consolidado la distribución central en una sola instalación sin Smart”, dice Nelson. “Durante la transición, descubrimos la necesidad de 3000 SKU adicionales. Simplemente no habría habido espacio. Es difícil ponerle un valor monetario a esto”.

Con Smart IP&O, BC Transit pudo internalizar el impacto de centralizar todos los envíos externos. Pudieron consolidar la demanda de todos los sistemas de tránsito regionales y prever los niveles de almacenamiento requeridos. Nelson agregó, “no vimos ningún instancia de pronósticos incorrectos. Y pudimos establecer políticas de manera efectiva para piezas con una demanda excepcionalmente escasa”.

BC Transit valora su capacidad recién descubierta para pronosticar el impacto financiero de las decisiones de almacenamiento. Son capaces de equilibrar la capacidad frente a la criticidad y el costo del inventario. Han podido reducir la cantidad de pedidos, determinar las cantidades óptimas de pedidos y lidiar con la variabilidad del tiempo de entrega, especialmente los tiempos de entrega prolongados. “Smart IP&O nos ha permitido utilizar el nivel de servicio como un KPI impulsor, esencialmente arriesgar ajustando nuestro inventario para abordar la criticidad de no agotarse y lidiar con los espinosos desafíos de la demanda estacional e intermitente. Nos está ayudando a mantener nuestros autobuses en la carretera, para que podamos ser la mejor solución de transporte para nuestros socios en la Columbia Británica”.