The Importance of Clear Service Level Definitions in Inventory Management

 

Inventory optimization software that supports what-if analysis will expose the tradeoff of stockouts vs. excess costs of varying service level targets. But first it is important to identify how “service levels” is interpreted, measured, and reported. This will avoid miscommunication and the false sense of security that can develop when less stringent definitions are used.  Clearly defining how service level is calculated puts all stakeholders on the same page. This facilitates better decision-making.

There are many differences in what companies mean when they cite their “service levels.”  This can vary from company to company and even from department to department within a company.  Here are two examples:

 

  1. Service level measured “from the shelf” vs. a customer-quoted lead time.
    Service level measured “from the shelf” means the percentage of units ordered that are immediately available from stock. However, when a customer places an order, it is often not shipped immediately. Customer service or sales will quote when the order will be shipped. If the customer is OK with the promised ship date and the order is shipped by that date, then service level is considered to have been met.  Service levels will clearly be higher when calculated over a customer quoted lead time vs. “from the shelf.”
  1. Service level measured over fixed vs. variable customer quoted lead time.
    High service levels are often skewed because customer-quoted lead times are later adjusted to allow nearly every order to be filled “on time and in full.” This happens when the initial lead time can’t be met, but the customer agrees to take the order later, and the customer quoted lead time field that is used to track service level is adjusted by sales or customer service.

Clarifying how “service levels” are defined, measured, and reported is essential for aligning organizations and enhancing decision-making, resulting in more effective inventory management practices.

 

El costo de la planificación con hojas de cálculo

Las empresas que dependen de hojas de cálculo para la planificación de la demanda, la previsión y la gestión de inventario a menudo se ven limitadas por las limitaciones inherentes de las hojas de cálculo. Esta publicación examina los inconvenientes de los enfoques tradicionales de gestión de inventario causados por las hojas de cálculo y sus costos asociados, comparándolos con los importantes beneficios que se obtienen al adoptar tecnologías de planificación de última generación.

Las hojas de cálculo, si bien son flexibles por su infinita capacidad de personalización, son fundamentalmente de naturaleza manual y requieren una importante gestión de datos, aportación humana y supervisión. Esto aumenta el riesgo de errores, desde simples errores al ingresar datos hasta complejos errores de fórmula, que causan efectos en cascada que impactan negativamente en los pronósticos. Además, a pesar de los avances en las funciones colaborativas que permiten que varios usuarios interactúen con una hoja común, los procesos basados en hojas de cálculo suelen estar aislados. El titular de la hoja de cálculo posee los datos. Cuando esto sucede, comienzan a surgir muchas fuentes de datos veraces. Sin la confianza de una fuente de datos acordada, prístina y actualizada automáticamente, las organizaciones no tienen la base necesaria a partir de la cual se pueden construir modelos predictivos, pronósticos y análisis.

Por el contrario, los sistemas de planificación avanzada como Smart IP&O están diseñados para superar estas limitaciones. Dichos sistemas están diseñados para ingerir datos automáticamente a través de API o archivos de sistemas ERP y EAM, transformar esos datos utilizando herramientas ETL integradas y pueden procesar grandes volúmenes de datos de manera eficiente. Esto permite a las empresas gestionar tareas complejas de inventario y previsión con mayor precisión y menos esfuerzo manual porque la recopilación, agregación y transformación de datos ya están realizadas. La transición a sistemas de planificación avanzados es clave para optimizar los recursos por varias razones.

Las hojas de cálculo también tienen un problema de escala. Cuanto más crece el negocio, mayor es el número de hojas de cálculo, libros de trabajo y fórmulas. El resultado es un conjunto de interdependencias rígidas y estrechamente entrelazadas que se vuelven difíciles de manejar e ineficientes. Los usuarios tendrán dificultades para manejar el aumento de la carga y la complejidad con tiempos de procesamiento lentos y la incapacidad de administrar grandes conjuntos de datos y enfrentar desafíos al colaborar entre equipos y departamentos.

Por otro lado, los sistemas de planificación avanzados para la optimización del inventario, la planificación de la demanda y la gestión de inventario son escalables y están diseñados para crecer con el negocio y adaptarse a sus necesidades cambiantes. Esta escalabilidad garantiza que las empresas puedan seguir gestionando su inventario y sus previsiones de forma eficaz, independientemente del tamaño o la complejidad de sus operaciones. Al hacer la transición a sistemas como Smart IP&O, las empresas no sólo pueden mejorar la precisión de su gestión y pronóstico de inventario, sino también obtener una ventaja competitiva en el mercado al ser más receptivos a los cambios en la demanda y más eficientes en sus operaciones.

Beneficios de saltar: Una empresa de servicios eléctricos luchaba por mantener la disponibilidad de piezas de repuesto sin tener un exceso de existencias para más de 250.000 piezas en una red diversa de instalaciones de generación y distribución de energía. Reemplazó su proceso de planificación heredado de veinte años que hacía un uso intensivo de hojas de cálculo con Smart IP&O y una integración en tiempo real a su sistema EAM. Antes de Smart, solo podían modificar los niveles mínimo/máximo y de stock de seguridad con poca frecuencia. Cuando lo hicieron, casi siempre fue porque ocurrió un problema que desencadenó la revisión. Los métodos utilizados para cambiar los parámetros de almacenamiento dependieron en gran medida de la intuición y de los promedios del uso histórico. La empresa de servicios públicos aprovechó los escenarios hipotéticos de Smart para crear gemelos digitales de políticas de almacenamiento alternativas y simuló cómo se comportaría cada escenario en indicadores clave de rendimiento, como el valor del inventario, los niveles de servicio, las tasas de cumplimiento y los costos de escasez. El software identificó aumentos y disminuciones mínimos y máximos específicos que se implementaron en su sistema EAM, impulsando reabastecimientos óptimos de sus repuestos. El resultado: una importante reducción de inventario de $9 millones que liberó efectivo y valioso espacio de almacén al mismo tiempo que mantuvo los niveles de servicio objetivo de 99%+.

Gestión de la precisión del pronóstico: El error de pronóstico es una parte inevitable de la gestión de inventario, pero la mayoría de las empresas no lo rastrean. Como dijo Peter Drucker: "No se puede mejorar lo que no se mide". Una empresa mundial de fabricación de alta tecnología que utilizaba un proceso de pronóstico basado en hojas de cálculo tuvo que crear manualmente sus pronósticos de referencia y sus informes de precisión de los pronósticos. Dada la carga de trabajo de los planificadores y los procesos aislados, simplemente no actualizaban sus informes con mucha frecuencia y, cuando lo hacían, los resultados tenían que distribuirse manualmente. La empresa no tenía forma de saber cuán preciso era un pronóstico determinado y no podía citar sus errores reales por grupo de piezas con confianza. Tampoco sabían si sus pronósticos estaban superando a un método de control. Después de que Smart IP&O entró en funcionamiento, el módulo de planificación de la demanda lo automatizó. Smart Demand Planner ahora vuelve a pronosticar automáticamente su demanda en cada ciclo de planificación utilizando métodos de aprendizaje automático y guarda informes de precisión para cada pieza x ubicación. Cualquier anulación que se aplique a los pronósticos ahora se puede comparar automáticamente con la línea de base para medir el valor agregado del pronóstico, es decir, si el esfuerzo adicional para realizar esos cambios mejoró la precisión. Ahora que existe la capacidad de automatizar el pronóstico estadístico de referencia y producir informes de precisión, esta empresa tiene una base sólida desde la cual mejorar su proceso de pronóstico y la precisión del pronóstico resultante.

Hágalo bien y manténgalo bien:  Otro cliente del negocio de repuestos ha utilizado las soluciones de previsión de Smart desde 2005: ¡casi 20 años! Se enfrentaron a desafíos al pronosticar piezas con demanda intermitente vendidas para respaldar su negocio de posventa de automóviles. Al reemplazar su enfoque basado en hojas de cálculo y cargas manuales a SAP con pronósticos estadísticos de demanda y stock de seguridad de SmartForecasts, pudieron reducir significativamente los pedidos pendientes y las ventas perdidas, con tasas de cumplimiento que mejoraron de 93% a 96% en solo tres meses. La clave de su éxito fue aprovechar el método patentado de Smart para pronosticar la demanda intermitente: el método de arranque "Smart-Willemain" generó estimaciones precisas de la demanda acumulada durante el tiempo de entrega que ayudó a garantizar una mejor visibilidad de las posibles demandas.

Conexión de pronósticos al plan de inventario: Los sistemas de planificación avanzados respaldan la gestión de inventario basada en pronósticos, que es un enfoque proactivo que se basa en pronósticos y simulaciones de demanda para predecir posibles resultados y sus probabilidades asociadas. Estos datos se utilizan para determinar los niveles óptimos de inventario. La previsión basada en escenarios o probabilística contrasta con la naturaleza más reactiva de los métodos basados en hojas de cálculo. Un cliente desde hace mucho tiempo en el negocio de las telas, anteriormente tuvo que lidiar con excesos y desabastecimientos debido a la demanda intermitente de miles de SKU. No tenían forma de saber cuáles eran sus riesgos de desabastecimiento y, por lo tanto, no podían modificar proactivamente las políticas para mitigar el riesgo más que hacer suposiciones muy generales que tendían a generar un exceso de existencias. Adoptaron el software de planificación de inventario y demanda de Smart Software para generar simulaciones de demanda que identificaron valores mínimos disponibles y cantidades de pedido óptimos, manteniendo la disponibilidad del producto para envío inmediato, destacando las ventajas de un enfoque de gestión de inventario basado en pronósticos.

Mejor colaboración:  Compartir previsiones con proveedores clave ayuda a garantizar el suministro. Kratos Space, parte de Kratos Defense & Security Solutions, Inc., aprovechó los pronósticos inteligentes para brindar a sus fabricantes por contrato mejores conocimientos sobre la demanda futura. Utilizaron los pronósticos para asumir compromisos sobre compras futuras que permitieron al CM reducir los costos de materiales y los plazos de entrega de los sistemas diseñados bajo pedido. Esta colaboración demuestra cómo las técnicas avanzadas de pronóstico pueden conducir a una colaboración significativa en la cadena de suministro que genera eficiencias y ahorros de costos para ambas partes.

 

Aprovechando las listas de materiales de Epicor Kinetic Planning con Smart IP&O para pronosticar con precisión

​​En un entorno de fabricación altamente configurable, pronosticar productos terminados puede convertirse en una tarea compleja y desalentadora. El número de posibles productos terminados se dispara cuando muchos componentes son intercambiables. Un MRP tradicional nos obligaría a pronosticar cada producto terminado, lo que puede resultar poco realista o incluso imposible. Varias soluciones líderes introducen el concepto de "Planificación BOM", que permite el uso de pronósticos a un nivel superior en el proceso de fabricación. En este artículo, analizaremos esta funcionalidad en Epicor Kinetic y cómo puede aprovecharla con Epicor Smart Inventory Planning and Optimization (Smart IP&O) para adelantarse a su demanda ante esta complejidad.

¿Por qué necesitaría una lista de materiales de planificación?

Tradicionalmente, cada producto terminado o SKU tenía una lista de materiales rígidamente definida. Si almacenamos ese producto y queremos planificar en torno a la demanda pronosticada, pronosticaremos la demanda de esos productos y luego alimentaremos MRP para llevar esta demanda pronosticada desde el nivel del producto terminado hasta sus componentes a través de la lista de materiales.

Sin embargo, muchas empresas ofrecen productos altamente configurables donde los clientes pueden seleccionar opciones sobre el producto que compran. Como ejemplo, recuerde la última vez que compró un teléfono móvil. Elegiste una marca y un modelo, pero a partir de ahí probablemente se te presentaron opciones: ¿qué tamaño de pantalla quieres? ¿Cuánto almacenamiento quieres? ¿Qué color prefiere usted? Si esa empresa quiere tener estos teléfonos móviles listos y disponibles para enviárselos en un tiempo razonable, de repente, ya no solo anticipan la demanda de ese modelo: deben pronosticar ese modelo para cada tipo de tamaño de pantalla, para todas las capacidades de almacenamiento, ¡Para todos los colores y todas las combinaciones posibles de ellos también! Para algunos fabricantes, estas configuraciones pueden dar lugar a cientos o miles de posibles permutaciones de productos terminados.

Puede haber tantas personalizaciones posibles que la demanda a nivel del producto terminado sea completamente impredecible en el sentido tradicional. Es posible que se vendan miles de esos teléfonos móviles cada año, pero para cada configuración posible, la demanda puede ser extremadamente baja y esporádica; tal vez ciertas combinaciones se vendan una vez y nunca más.

Esto a menudo obliga a estas empresas a planificar puntos de reorden y niveles de existencias de seguridad principalmente a nivel de componentes, mientras reaccionan en gran medida a la demanda firme en el nivel de producto terminado a través de MRP. Si bien este es un enfoque válido, carece de una forma sistemática de aprovechar los pronósticos que puedan dar cuenta de la actividad futura anticipada, como promociones, próximos proyectos u oportunidades de ventas. Hacer pronósticos a nivel “configurado” es efectivamente imposible, y tratar de incorporar estos supuestos de pronóstico a nivel de componentes tampoco es factible.

Explicación de la lista de materiales de planificación Aquí es donde entran las listas de materiales de planificación. Quizás el equipo de ventas esté trabajando en una gran oportunidad B2B para ese modelo, o haya una promoción planificada para el Cyber Monday. Si bien no es realista intentar trabajar con esos supuestos para cada configuración posible, hacerlo a nivel de modelo es totalmente factible y tremendamente valioso.

La lista de materiales de planificación puede utilizar una previsión a un nivel superior y luego reducir la demanda en función de proporciones predefinidas para sus posibles componentes. Por ejemplo, el fabricante de teléfonos móviles puede saber que la mayoría de las personas optan por 128 GB de almacenamiento y que muchas menos optan por actualizaciones a 256 GB o 512 GB. La lista de materiales de planificación permite a la organización (por ejemplo) reducir 60% de la demanda a la opción de 128 GB, 30% a la opción de 256 GB y 10% a la opción de 512 GB. Podrían hacer lo mismo con los tamaños de pantalla, los colores u otras personalizaciones disponibles.

La empresa ahora puede centrar su pronóstico en este nivel de modelo, dejando que la lista de materiales de planificación determine la combinación de componentes. Claramente, definir estas proporciones requiere algo de reflexión, pero la planificación de listas de materiales permite efectivamente a las empresas pronosticar lo que de otro modo sería impredecible.

La importancia de un buen pronóstico

Por supuesto, todavía necesitamos un buen pronóstico para cargar en Epicor Kinetic. Como se explica en este artículo, si bien Epicor Kinetic puede importar un pronóstico, a menudo no puede generar uno y, cuando lo hace, tiende a requerir una gran cantidad de configuraciones difíciles de usar que no suelen revisarse, lo que genera pronósticos inexactos. . Por lo tanto, corresponde a la empresa elaborar sus propios conjuntos de pronósticos, a menudo elaborados manualmente en Excel. La elaboración de pronósticos manualmente generalmente presenta una serie de desafíos, que incluyen, entre otros:

  • La incapacidad de identificar patrones de demanda como estacionalidad o tendencia.
  • Dependencia excesiva de las previsiones de clientes o de ventas.
  • Falta de precisión o seguimiento del desempeño.

No importa qué tan bien configurado esté el MRP con sus listas de materiales de planificación cuidadosamente consideradas, un pronóstico deficiente significa una producción deficiente del MRP y desconfianza en el sistema: basura que entra, basura que sale. Siguiendo con el ejemplo de la “compañía de telefonía celular”, sin una forma sistemática de capturar patrones de demanda clave y/o conocimiento del dominio en el pronóstico, MRP nunca podrá verlo.

 

IP&O inteligente: una solución integral

Smart IP&O respalda la planificación en todos los niveles de su lista de materiales, aunque el “soplado” se maneja a través de MRP dentro de Epicor Kinetic. Este es el método que utilizamos para nuestros clientes de Epicor Kinetic, que es sencillo y efectivo:

  • Planificador de la demanda: La plataforma contiene una aplicación de pronóstico especialmente diseñada llamada Smart Demand Planner que utilizará para pronosticar la demanda de sus productos manufacturados (generalmente productos terminados). Genera pronósticos estadísticos, permite a los planificadores realizar ajustes y/o incorporar otros pronósticos (como pronósticos de ventas o de clientes) y realiza un seguimiento de la precisión. El resultado de esto es un pronóstico que ingresa a la entrada de pronóstico dentro de Epicor Kinetic, donde MRP lo recogerá. Posteriormente, MRP utilizará la demanda en el nivel del producto terminado y también eliminará los requisitos de material a través de la lista de materiales, de modo que la demanda también se reconozca en niveles más bajos.
  • Optimización del inventario: Puede utilizar simultáneamente la optimización inteligente de inventario para establecer niveles mínimos/máximos/de seguridad tanto para cualquier producto terminado que fabrique para almacenar (si corresponde; algunos de nuestros clientes operan exclusivamente bajo pedido según la demanda firme), así como para materias primas. materiales. La clave aquí es que a nivel de materia prima, Smart aprovechará la demanda de uso del trabajo, los tiempos de entrega de los proveedores, etc., para optimizar estos parámetros y al mismo tiempo utilizará los pedidos/envíos de ventas como demanda en el nivel del producto terminado. Smart maneja estas múltiples entradas de demanda de manera elegante a través de la integración bidireccional con Epicor Kinetic.

Cuando se ejecuta MRP, compara la oferta y la demanda (que, una vez más, incluye la demanda de materia prima extraída del pronóstico del producto terminado) con los niveles mínimo/máximo/de seguridad que ha establecido para sugerir PO y sugerencias de trabajo.

 

Amplíe Epicor Kinetic con Smart IP&O

Smart IP&O está diseñado para ampliar su sistema Epicor Kinetic con muchas soluciones integradas de planificación de la demanda y optimización de inventario. Por ejemplo, puede generar pronósticos estadísticos automáticamente para una gran cantidad de artículos, permite ajustes de pronóstico intuitivos, realiza un seguimiento de la precisión del pronóstico y, en última instancia, le permite generar verdaderos pronósticos basados en consenso para anticipar mejor las necesidades de sus clientes.

Gracias a las jerarquías de productos altamente flexibles, Smart IP&O se adapta perfectamente a la previsión en el nivel de planificación de la lista de materiales, por lo que puede capturar patrones clave e incorporar conocimiento empresarial en los niveles más importantes. Además, puede analizar e implementar niveles óptimos de existencias de seguridad en cualquier nivel de su lista de materiales.

Aprovechar las capacidades de planificación de BOM de Epicor Kinetic junto con las funciones avanzadas de optimización de inventario y pronóstico de Smart IP&O garantiza que pueda satisfacer la demanda de manera eficiente y precisa, independientemente de la complejidad de las configuraciones de su producto. Esta sinergia no sólo mejora la precisión de los pronósticos, sino que también fortalece la eficiencia operativa general, ayudándole a mantenerse a la vanguardia en un mercado competitivo.

 

 

La próxima frontera en análisis de la cadena de suministro

Creemos que la vanguardia del análisis de la cadena de suministro es el desarrollo de gemelos digitales de sistemas de inventario. Estos gemelos toman la forma de modelos de eventos discretos que utilizan la simulación Monte Carlo para generar y optimizar toda la gama de riesgos operativos. También afirmamos que nosotros y nuestros colegas de Smart Software hemos desempeñado un papel enorme en la creación de esa vanguardia. Pero no estamos solos: hay un pequeño número de otras empresas de software en todo el mundo que se están poniendo al día.

Entonces, ¿qué sigue para el análisis de la cadena de suministro? ¿Dónde está la próxima frontera? Podría implicar algún tipo de modelo de red neuronal de un sistema de distribución. Pero daríamos mejores probabilidades a una extensión de nuestros modelos de vanguardia de sistemas de inventario de “escalón único” a sistemas de inventario de “escalones múltiples”.

Las Figuras 1 y 2 ilustran la distinción entre sistemas de escalón único y múltiple. La Figura 1 muestra un fabricante que depende de una Fuente para reponer su stock de repuestos o componentes. Cuando se avecina un desabastecimiento, el fabricante solicita reabastecimiento de existencias a la Fuente.

Software de optimización de inventario multiescalón único AI

Figura 1: Un sistema de inventario de un solo escalón

 

Los modelos de escalón único no incluyen explícitamente detalles de la Fuente. Sigue siendo un misterio, un fantasma invisible cuya única característica relevante es el tiempo aleatorio que tarda en responder a una solicitud de reabastecimiento. Es importante destacar que se supone implícitamente que la Fuente nunca se agota. Esa suposición puede ser “suficientemente buena” para muchos propósitos, pero no puede ser literalmente cierta. Se maneja incorporando eventos de desabastecimiento de proveedores en la distribución del tiempo de entrega de reabastecimiento. Rechazar ese supuesto es la razón fundamental para el modelado multiescalón.

La Figura 2 muestra un sistema de inventario simple de dos escalones. Cambia los dominios de la fabricación a la distribución. Hay múltiples almacenes (WH) que dependen de un centro de distribución (DC) para el reabastecimiento. Ahora el DC es una parte explícita del modelo. Tiene una capacidad finita para procesar pedidos y requiere sus propios protocolos de reordenamiento. El DC se reabastece desde arriba en la cadena desde una Fuente. La Fuente podría ser el fabricante del artículo del inventario o quizás un “CD regional” o algo similar, pero ¿adivinen qué? – es otro fantasma. Al igual que en el modelo de un solo escalón, este fantasma tiene una característica visible: la distribución de probabilidad de su tiempo de reabastecimiento. (El chiste de un famoso chiste de física es "Pero señora, hay tortugas hasta abajo". En nuestro caso, "Son fantasmas hasta arriba").

Dos software de optimización de inventario multiescalón AI

Figura 2: Un sistema de inventario de dos niveles

 

El problema del diseño y optimización de procesos es mucho más difícil con dos niveles. La dificultad no es sólo la adición de dos parámetros de control más para cada WH (por ejemplo, un mínimo y un máximo para cada uno) más los mismos dos parámetros para el DC. Más bien, la parte más difícil es modelar la interacción entre los WH. En el modelo de un solo nivel, cada WH opera en su propio pequeño mundo y nunca escucha "Lo siento, estamos agotados" de la Fuente fantasmal. Pero en un sistema de dos niveles, hay múltiples WH que compiten por el reabastecimiento desde su DC compartido. Esta competencia crea la principal dificultad analítica: los WH no pueden modelarse de forma aislada sino que deben analizarse simultáneamente. Por ejemplo, si un DC da servicio a diez WH, hay 2+10×2 = 22 parámetros de control de inventario cuyos valores deben calcularse. En lenguaje nerd: no es trivial resolver un problema de optimización discreta restringido de 22 variables que tiene una función objetivo estocástica.

Si elegimos el diseño de sistema incorrecto, descubrimos un nuevo fenómeno inherente a los sistemas de múltiples niveles, que informalmente llamamos "fusión" o "catástrofe". En este fenómeno, el CD no puede satisfacer las demandas de reabastecimiento de los WH, por lo que eventualmente crea desabastecimientos a nivel de almacén. Luego, las solicitudes de reabastecimiento cada vez más frenéticas del WH agotan el inventario en el DC, que inicia sus propias solicitudes de reabastecimiento en pánico desde el DC regional. Si el CD regional tarda demasiado en reponer el CD, entonces todo el sistema se disuelve en una tragedia de desabastecimiento.

Una solución al problema de la fusión es sobrediseñar el CD para que casi nunca se agote, pero eso puede ser muy costoso, razón por la cual existe un CD regional en primer lugar. Por lo tanto, cualquier diseño de sistema asequible tiene un CC que sea lo suficientemente bueno como para durar mucho tiempo entre fusiones. Esta perspectiva implica un nuevo tipo de indicador clave de desempeño (KPI), como “La probabilidad de colapso dentro de X años es inferior al Y por ciento”.

La próxima frontera requerirá nuevos métodos y nuevas métricas, pero ofrecerá una nueva forma de diseñar y optimizar los sistemas de distribución. Nuestra fábrica de zorrillos ya está generando prototipos. Mira este espacio.

 

 

Ley de centrado: sincronización, precio y confiabilidad de los repuestos

Así como el renombrado astrónomo Copérnico transformó nuestra comprensión de la astronomía al colocar el sol en el centro de nuestro universo, hoy lo invitamos a volver a centrar su enfoque en la gestión de inventario. Y aunque no es tan esclarecedor, este consejo ayudará a su empresa a evitar quedar atrapada en la atracción gravitacional de los problemas de inventario, orbitando constantemente entre desabastecimientos, exceso de gravedad y los gastos cósmicos inesperados de la aceleración.

En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de elaboración de un plan de inventario de repuestos que priorice las métricas de disponibilidad, como los niveles de servicio y las tasas de cumplimiento, al tiempo que garantiza la rentabilidad. Nos centraremos en un enfoque para la planificación de inventario llamado Optimización de inventario basada en el nivel de servicio. A continuación, analizaremos cómo determinar qué piezas debe incluir en su inventario y cuáles podrían no ser necesarias. Por último, exploraremos formas de mejorar consistentemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En las empresas orientadas a los servicios, las consecuencias del desabastecimiento suelen ser muy importantes. Lograr altos niveles de servicio depende de tener las piezas adecuadas en el momento adecuado. Sin embargo, tener las piezas adecuadas no es el único factor. Su equipo de cadena de suministro debe desarrollar un plan de inventario consensuado para cada pieza y luego actualizarlo continuamente para reflejar los cambios en tiempo real en la demanda, el suministro y las prioridades financieras.

 

Gestión del inventario con planificación basada en el nivel de servicio combina la capacidad de planificar miles de elementos con modelado estratégico de alto nivel. Esto requiere abordar los problemas centrales que enfrentan los ejecutivos de inventario:

  • Falta de control sobre el suministro y los plazos de entrega asociados.
  • Demanda intermitente impredecible.
  • Prioridades conflictivas entre los equipos mecánicos/de mantenimiento y la gestión de materiales.
  • Enfoque reactivo de “esperar y ver” para la planificación.
  • Inventario mal asignado, lo que provoca desabastecimiento y exceso.
  • Falta de confianza en los sistemas y procesos.

La clave para una gestión óptima de repuestos es lograr el equilibrio entre brindar un servicio excelente y controlar los costos. Para hacer esto, debemos comparar los costos del desabastecimiento con el costo de mantener un inventario adicional de repuestos. Los costos de un desabastecimiento serán mayores para repuestos críticos o de emergencia, cuando existe un acuerdo de nivel de servicio con clientes externos, para piezas utilizadas en múltiples activos, para piezas con plazos de entrega de proveedores más largos y para piezas con un solo proveedor. El costo del inventario se puede evaluar considerando los costos unitarios, las tasas de interés, el espacio de almacén que se consumirá y el potencial de obsolescencia (por ejemplo, las piezas utilizadas en una flota que pronto se retirará tienen un mayor riesgo de obsolescencia).

Para arbitrar cuántas existencias se deben almacenar para cada pieza, es fundamental establecer un consenso sobre las métricas clave deseadas que expongan las compensaciones que la empresa debe hacer para lograr los KPI deseados. Estos KPI incluirán niveles de servicio que le indican con qué frecuencia satisface las necesidades de uso sin quedarse corto de existencias, tasas de cumplimiento que le indican qué porcentaje de la demanda se satisface y costos de pedidos que detallan los gastos incurridos cuando realiza y recibe pedidos de reabastecimiento. También tiene costos de retención, que abarcan gastos como obsolescencia, impuestos y almacenamiento, y costos de escasez que pertenecen a los gastos incurridos cuando se produce un desabastecimiento.

Una empresa de MRO o un equipo de planificación de piezas de posventa podría desear un nivel de servicio 99% en todas las piezas; es decir, el riesgo mínimo de desabastecimiento que están dispuestos a aceptar es 1%. Pero ¿qué pasa si la cantidad de inventario necesaria para respaldar ese nivel de servicio es demasiado costosa? Para tomar una decisión informada sobre si habrá un retorno de esa inversión adicional en inventario, necesitará conocer los costos de desabastecimiento y compararlos con los costos de inventario. Para obtener los costos de desabastecimiento, multiplique dos elementos clave: el costo por desabastecimiento y el número proyectado de desabastecimientos. Para obtener el valor del inventario, multiplique las unidades requeridas por el costo unitario de cada pieza. Luego determine los costos anuales de mantenimiento (normalmente 25-35% del costo unitario). Elija la opción que produzca un costo total más bajo. En otras palabras, si el beneficio asociado con agregar más existencias (reducción de costos de escasez) supera el costo (mayores costos de mantenimiento de inventario), entonces hágalo. Una comprensión profunda de estas métricas y las compensaciones asociadas sirve como brújula para la toma de decisiones.

El software moderno ayuda en este proceso al permitirle simular una multitud de escenarios futuros. Al hacerlo, puede evaluar qué tan bien es probable que funcionen sus estrategias actuales de almacenamiento de inventario frente a diferentes patrones de oferta y demanda. Si algo se queda corto o sale mal, es hora de recalibrar su enfoque, teniendo en cuenta los datos actuales sobre el historial de uso, los plazos de entrega de los proveedores y los costos para evitar situaciones de desabastecimiento y exceso de existencias.

 

Mejore constantemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En conclusión, es crucial evaluar continuamente su plan basado en el nivel de servicio. Al construir y perfeccionar sistemáticamente escenarios de rendimiento, puede definir métricas y objetivos clave, comparar el rendimiento esperado y automatizar el cálculo de las políticas de almacenamiento para todos los artículos. Este proceso iterativo implica monitorear, revisar y repetir cada ciclo de planificación.

La profundidad de su análisis dentro de estas políticas de almacenamiento depende de los datos a su disposición y de las capacidades de configuración de su sistema de planificación. Para lograr resultados óptimos, es imperativo mantener un análisis de datos continuo. Esto implica que un enfoque manual para el examen de datos suele ser insuficiente para las necesidades de la mayoría de las organizaciones.

Para obtener información sobre cómo Smart Software puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su cadena de suministro de servicios con una planificación basada en servicios y más, visite los siguientes blogs.

–   "Explicando qué significa nivel de servicio en su software de optimización de inventario"  Las recomendaciones de almacenamiento pueden resultar desconcertantes, especialmente cuando chocan con las necesidades del mundo real. En esta publicación, desglosaremos qué significa el nivel de servicio 99% y por qué es crucial para administrar el inventario de manera efectiva y mantener a los clientes satisfechos en el panorama competitivo actual.

– “Planificación basada en el nivel de servicio para empresas de repuestos” La planificación de piezas de servicio basada en el nivel de servicio es un proceso de cuatro pasos que va más allá de la previsión simplificada y las existencias de seguridad como regla general. Proporciona a los planificadores de repuestos soporte para tomar decisiones ajustadas al riesgo y basadas en datos.

–   “Cómo elegir un nivel de servicio objetivo.“Esta es una decisión estratégica sobre la gestión del riesgo de inventario, considerando los niveles de servicio actuales y las tasas de cumplimiento, los plazos de reabastecimiento y las compensaciones entre capital, existencias y costos de oportunidad. Aprenda enfoques que puedan ayudar.

–   “La métrica de precisión de pronóstico adecuada para la planificación de inventarios”.  Sólo porque establezca un objetivo de nivel de servicio no significa que realmente lo alcanzará. Si está interesado en optimizar los niveles de stock, concéntrese en la precisión de la proyección del nivel de servicio. Aprender cómo.

 

Soluciones de software para la planificación de repuestos

El software de previsión de piezas de servicio de Smart IP&O utiliza un método empírico único de pronóstico probabilístico , que está diseñado para la demanda intermitente. Para piezas de repuesto consumibles, nuestro método patentado y ganador del premio APICS genera rápidamente decenas de miles de escenarios de demanda sin depender de las suposiciones sobre la naturaleza de las distribuciones de demanda implícitas en los métodos de pronóstico tradicionales. El resultado son estimaciones muy precisas del stock de seguridad, los puntos de pedido y los niveles de servicio, lo que conduce a niveles de servicio más altos y costos de inventario más bajos. Para repuestos reparables el Módulo de Reparación y Devolución de Smart simula con precisión los procesos de avería y reparación de piezas. Predice el tiempo de inactividad, los niveles de servicio y los costos de inventario asociados con el grupo de repuestos rotativo actual. Los planificadores sabrán cuántos repuestos almacenar para lograr los requisitos de nivel de servicio a corto y largo plazo y, en entornos operativos, si deben esperar a que se completen las reparaciones y se vuelvan a poner en servicio o comprar repuestos de servicio adicionales de los proveedores, evitando compras innecesarias y tiempo de inactividad del equipo.

Comuníquese con nosotros para obtener más información sobre cómo esta funcionalidad ha ayudado a nuestros clientes en los sectores de MRO, eléctricas, servicios públicos, minería y transporte público a optimizar su inventario. También puede descargar el documento informativo aquí.

 

 

Lo que necesita saber sobre la previsión y la planificación de piezas de servicio

 

Este documento describe la metodología patentada de Smart Software para pronosticar la demanda, las existencias de seguridad y los puntos de pedido de artículos tales como repuestos y componentes con demanda intermitente, y brinda varios ejemplos de clientes de éxito.

 

    Superar la incertidumbre con tecnología de optimización de servicio e inventario

    En este blog, analizaremos el mercado impredecible y de ritmo rápido de hoy y los constantes desafíos que enfrentan las empresas para administrar su inventario y niveles de servicio de manera eficiente. El tema principal de esta discusión, arraigado en el concepto de “Optimización probabilística del inventario”, se centra en cómo se puede aprovechar la tecnología moderna para lograr objetivos óptimos de servicio e inventario en medio de la incertidumbre. Este enfoque no sólo aborda los problemas tradicionales de gestión de inventarios, sino que también ofrece una ventaja estratégica para afrontar las complejidades de las fluctuaciones de la demanda y las interrupciones de la cadena de suministro.

    Comprender e implementar la tecnología de optimización de inventario es importante por varias razones. En primer lugar, afecta directamente la capacidad de una empresa para satisfacer las demandas de los clientes con prontitud, afectando así la satisfacción y la lealtad del cliente. En segundo lugar, una gestión eficaz del inventario controla los costos operativos, reduciendo la retención innecesaria de existencias y minimizando el riesgo de desabastecimiento o exceso de existencias. En una era donde las condiciones del mercado cambian rápidamente, tener un sistema sólido para gestionar estos aspectos puede marcar la diferencia entre prosperar y simplemente sobrevivir.

    En el corazón de la gestión de inventarios se encuentra una paradoja: la necesidad de estar preparado para la demanda fluctuante sin sucumbir a los peligros del exceso de existencias, que puede conducir a mayores costos de mantenimiento, obsolescencia y desperdicio de recursos. Por el contrario, la falta de existencias puede provocar desabastecimientos, pérdida de ventas y disminución de la satisfacción del cliente, lo que en última instancia afecta la reputación y los resultados de una empresa. La naturaleza impredecible de las demandas del mercado, agravada por posibles interrupciones en la cadena de suministro y cambios en el comportamiento de los consumidores, añade complejidad a este acto de equilibrio.

    La tecnología juega un papel fundamental aquí. El software moderno de optimización de inventario integra modelos probabilísticos, algoritmos de pronóstico sofisticados y capacidades de simulación. Estos sistemas ayudan a las empresas a responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado. Además, la adopción de dicha tecnología fomenta una cultura de toma de decisiones basada en datos, lo que garantiza que las empresas no simplemente reaccionen a las incertidumbres sino que elaboren estrategias de manera proactiva para mitigar sus impactos.

    Aquí hay breves discusiones sobre las tecnologías algorítmicas relevantes.

    Optimización probabilística del inventario: Los enfoques tradicionales de gestión de inventarios se basan en modelos deterministas que suponen un mundo estático y predecible. Estos modelos fallan ante la variabilidad y la incertidumbre. Ingrese a la optimización probabilística del inventario, un paradigma que abarca la aleatoriedad inherente a los procesos de la cadena de suministro. Este enfoque emplea modelos estadísticos para representar las incertidumbres en la oferta y la demanda, lo que permite a las empresas dar cuenta de una gama completa de resultados posibles.

    Previsión avanzada:  Una piedra angular de la optimización eficaz del inventario es la capacidad de anticipar con precisión la demanda futura. Las técnicas de pronóstico avanzadas, como [no vendemos esto fuera de SmartForecasts o tal vez ya no esté allí, así que no lo menciones], el análisis de series de tiempo y el aprendizaje automático, extraen patrones explotables de datos históricos.

    Cálculo del stock de seguridad: un escudo contra la incertidumbre:

    Los pronósticos que incluyen estimaciones de su propia incertidumbre permiten calcular las existencias de seguridad. El stock de seguridad actúa como amortiguador contra la imprevisibilidad de la demanda y los plazos de entrega. Determinar el nivel óptimo de existencias de seguridad es un desafío crítico que los modelos probabilísticos abordan hábilmente. Con los niveles de stock de seguridad adecuados, las empresas pueden mantener altos niveles de servicio, asegurando la disponibilidad del producto sin la carga de un inventario excesivo.

    Planificación de escenarios: preparación para múltiples futuros:

    El futuro es intrínsecamente incierto y un único pronóstico nunca puede abarcar todos los escenarios posibles. Los métodos avanzados que crean una variedad de escenarios de demanda realistas son la forma esencial de optimización probabilística del inventario. Estas técnicas permiten a las empresas explorar las implicaciones de múltiples futuros, desde el mejor hasta el peor de los casos. Al planificar en función de estos escenarios, las empresas pueden mejorar su resiliencia frente a la volatilidad del mercado.

    Navegando el futuro con confianza

    El panorama incierto del entorno empresarial actual requiere un cambio de las prácticas tradicionales de gestión de inventarios a enfoques probabilísticos más sofisticados. Al adoptar los principios de optimización probabilística del inventario, las empresas pueden lograr un equilibrio duradero entre la excelencia del servicio y la eficiencia de costos. La integración de técnicas de pronóstico avanzadas, cálculos estratégicos de existencias de seguridad y planificación de escenarios, respaldados por Smart Inventory Planning and Optimization (Smart IP&O), equipa a las empresas para transformar la incertidumbre de un desafío a una oportunidad. Las empresas que adoptan este enfoque informan mejoras significativas en los niveles de servicio, reducciones en los costos de inventario y una mayor agilidad de la cadena de suministro.

    Por ejemplo, los artículos menos críticos que se prevé alcanzarán los niveles de servicio 99%+ representan oportunidades para reducir el inventario. Al apuntar a niveles de servicio más bajos en artículos menos críticos, el inventario tendrá “el tamaño adecuado” con el tiempo para alcanzar el nuevo equilibrio, lo que disminuirá los costos de mantenimiento y el valor del inventario disponible. Un importante sistema de transporte público redujo el inventario en más de $4,000,000 y mejoró los niveles de servicio.

    La optimización de los niveles de inventario también significa que los ahorros obtenidos en un subconjunto de artículos se pueden reasignar para mantener una cartera más amplia de artículos "en stock", lo que permite capturar ingresos que de otro modo se perderían en ventas. Un distribuidor líder pudo almacenar una cartera más amplia de piezas con ahorros gracias a la reducción de inventario y una mayor disponibilidad de piezas en 18%.