Empezaré con una confesión: soy un tipo de algoritmos. Mi corazón vive en la “sala de máquinas” de nuestro software, donde los cálculos ultrarrápidos van y vienen a través de la nube de AWS, generando escenarios de oferta y demanda que se utilizan para guiar decisiones importantes sobre el pronóstico de la demanda y la gestión de inventario.

Pero reconozco que el objetivo de todo ese hermoso y furioso cálculo es el cerebro del jefe, la persona responsable de garantizar que la demanda de los clientes se satisfaga de la manera más eficiente y rentable. Entonces, este blog trata sobre Analítica operativa inteligente (SOA), que crea informes para la gestión. O, como se les llama en el ejército, sit-reps.

Todos los cálculos guiados por los planificadores que utilizan nuestro software finalmente se resumen en los informes SOA para la gestión. Los informes se centran en cinco áreas: análisis de inventario, desempeño del inventario, tendencias del inventario, desempeño de los proveedores y anomalías de la demanda.

Análisis de inventario

Estos informes controlan los niveles actuales de inventario e identifican áreas que necesitan mejoras. La atención se centra en los recuentos de inventario actuales y su estado (disponible, en tránsito, en cuarentena), rotación de inventario y excesos frente a escasez.

Rendimiento del inventario

Estos informes rastrean indicadores clave de rendimiento (KPI), como tasas de cumplimiento, niveles de servicio y costos de inventario. Los cálculos analíticos en otras partes del software lo guían hacia el logro de sus objetivos de KPI mediante el cálculo de predicciones clave de rendimiento (KPP) basadas en configuraciones recomendadas para, por ejemplo, puntos de reorden y cantidades de pedidos. Pero a veces ocurren sorpresas o las políticas operativas no se ejecutan según lo recomendado, por lo que siempre habrá algún desfase entre los KPP y los KPI.

Tendencias del inventario

Saber dónde están las cosas hoy es importante, pero también es valioso ver dónde están las tendencias. Estos informes revelan tendencias en la demanda de artículos, eventos de desabastecimiento, días promedio disponibles, tiempo promedio de envío y más.

Rendimiento de los proveedores

Su empresa no puede rendir al máximo si sus proveedores la están hundiendo. Estos informes monitorean el desempeño de los proveedores en términos de la precisión y rapidez en el cumplimiento de los pedidos de reabastecimiento. Cuando tienes varios proveedores para el mismo artículo, te permiten compararlos.

Anomalías de la demanda

Todo su sistema de inventario está impulsado por la demanda y todos los parámetros de control de inventario se calculan después de modelar la demanda de los artículos. Entonces, si sucede algo extraño en el lado de la demanda, debe estar atento y prepararse para volver a calcular cosas como mínimos y máximos para elementos que comienzan a actuar de manera extraña.

Resumen

El punto final de todos los cálculos masivos de nuestro software es el panel que muestra a la administración qué está pasando, qué sigue y dónde centrar la atención. Smart Inventory Analytics es la parte de nuestro ecosistema de software dirigido al C-Suite de su empresa.

Figura 1: Algunos informes de muestra en forma gráfica

No puedo imaginarme ser un planificador de inventarios en repuestos, distribución o fabricación y tener que crear niveles de stock de seguridad, puntos de reorden y sugerencias de pedidos sin utilizar predicciones clave de rendimiento de niveles de servicio, tasas de cumplimiento y costos de inventario:

La solución de optimización de inventario de Smart genera predicciones de rendimiento clave listas para usar que simulan dinámicamente cómo se desempeñarán sus políticas de almacenamiento actuales frente a posibles demandas futuras. Informa sobre la frecuencia con la que se agotará el stock, el tamaño de los desabastecimientos, el valor de su inventario, los costos de mantenimiento y más. Le permite identificar problemas de forma proactiva antes de que ocurran para poder tomar medidas correctivas en el corto plazo. Puede crear escenarios hipotéticos estableciendo niveles de servicio específicos y modificando los plazos de entrega para poder ver el impacto previsto de estos cambios antes de comprometerse con ellos.

Por ejemplo,

• Puede ver si una propuesta de cambio del nivel de servicio actual de 90% a un nivel de servicio específico de 97% es financieramente ventajoso.
• Puede identificar automáticamente si un objetivo de nivel de servicio diferente es aún más rentable para su negocio que el objetivo propuesto.
• Puede ver exactamente cuánto necesitará para aumentar sus puntos de reorden para adaptarse a un plazo de entrega más largo.

Si no equipa a los planificadores con las herramientas adecuadas, se verán obligados a establecer políticas de stock, niveles de stock de seguridad y crear pronósticos de demanda en Excel o con una funcionalidad ERP obsoleta. No saber cómo se prevé que funcionarán las políticas dejará a su empresa mal equipada para asignar adecuadamente el inventario. ¡Contáctenos hoy para saber cómo podemos ayudar!

Control del inventario se refiere a la gestión de bienes físicos, centrándose en un recuento preciso y actualizado de cada artículo en el inventario y dónde se encuentra, así como en la recuperación eficiente de los artículos. Las tecnologías relevantes incluyen bases de datos informáticas, códigos de barras, identificación por radiofrecuencia (RFID) y el uso de robots para la recuperación.

La gestión del inventario tiene como objetivo ejecutar la política de inventarios definida por la empresa. La gestión de inventario a menudo se logra utilizando sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que generan órdenes de compra, órdenes de producción e informes que detallan el inventario actual disponible, entrante y listo para ordenar.

Planificación de inventario establece detalles de políticas operativas, como puntos de reorden específicos de artículos y cantidades de pedidos, y predice la demanda futura y los plazos de entrega de los proveedores. Los componentes importantes de un proceso de planificación de inventario incluyen escenarios hipotéticos para compensar el inventario disponible, analizar cómo los cambios en la demanda, los plazos de entrega y las políticas de almacenamiento afectarán los pedidos, así como la gestión de excepciones y contingencias.

Optimización del Inventario utiliza un proceso analítico que calcula valores para los parámetros de planificación de inventario (por ejemplo, puntos de reorden y cantidades de pedidos) que optimizan una meta numérica o “función objetivo” sin violar una restricción numérica. Por ejemplo, una función objetivo podría ser lograr el costo operativo de inventario más bajo posible (definido como la suma de los costos de mantener el inventario, los costos de ordenar y los costos de escasez), y la restricción podría ser lograr una tasa de cumplimiento de al menos 90%. Utilizando un modelo matemático del sistema de inventario y pronósticos de probabilidad de la demanda de artículos, la optimización del inventario puede sugerir rápida y automáticamente cómo administrar mejor miles de artículos de inventario.

Así como el renombrado astrónomo Copérnico transformó nuestra comprensión de la astronomía al colocar el sol en el centro de nuestro universo, hoy lo invitamos a volver a centrar su enfoque en la gestión de inventario. Y aunque no es tan esclarecedor, este consejo ayudará a su empresa a evitar quedar atrapada en la atracción gravitacional de los problemas de inventario, orbitando constantemente entre desabastecimientos, exceso de gravedad y los gastos cósmicos inesperados de la aceleración.

En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de elaboración de un plan de inventario de repuestos que priorice las métricas de disponibilidad, como los niveles de servicio y las tasas de cumplimiento, al tiempo que garantiza la rentabilidad. Nos centraremos en un enfoque para la planificación de inventario llamado Optimización de inventario basada en el nivel de servicio. A continuación, analizaremos cómo determinar qué piezas debe incluir en su inventario y cuáles podrían no ser necesarias. Por último, exploraremos formas de mejorar consistentemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En las empresas orientadas a los servicios, las consecuencias del desabastecimiento suelen ser muy importantes. Lograr altos niveles de servicio depende de tener las piezas adecuadas en el momento adecuado. Sin embargo, tener las piezas adecuadas no es el único factor. Su equipo de cadena de suministro debe desarrollar un plan de inventario consensuado para cada pieza y luego actualizarlo continuamente para reflejar los cambios en tiempo real en la demanda, el suministro y las prioridades financieras.

Gestión del inventario con planificación basada en el nivel de servicio combina la capacidad de planificar miles de elementos con modelado estratégico de alto nivel. Esto requiere abordar los problemas centrales que enfrentan los ejecutivos de inventario:

• Falta de control sobre el suministro y los plazos de entrega asociados.
• Demanda intermitente impredecible.
• Prioridades conflictivas entre los equipos mecánicos/de mantenimiento y la gestión de materiales.
• Enfoque reactivo de “esperar y ver” para la planificación.
• Inventario mal asignado, lo que provoca desabastecimiento y exceso.
• Falta de confianza en los sistemas y procesos.

La clave para una gestión óptima de repuestos es lograr el equilibrio entre brindar un servicio excelente y controlar los costos. Para hacer esto, debemos comparar los costos del desabastecimiento con el costo de mantener un inventario adicional de repuestos. Los costos de un desabastecimiento serán mayores para repuestos críticos o de emergencia, cuando existe un acuerdo de nivel de servicio con clientes externos, para piezas utilizadas en múltiples activos, para piezas con plazos de entrega de proveedores más largos y para piezas con un solo proveedor. El costo del inventario se puede evaluar considerando los costos unitarios, las tasas de interés, el espacio de almacén que se consumirá y el potencial de obsolescencia (por ejemplo, las piezas utilizadas en una flota que pronto se retirará tienen un mayor riesgo de obsolescencia).

Para arbitrar cuántas existencias se deben almacenar para cada pieza, es fundamental establecer un consenso sobre las métricas clave deseadas que expongan las compensaciones que la empresa debe hacer para lograr los KPI deseados. Estos KPI incluirán niveles de servicio que le indican con qué frecuencia satisface las necesidades de uso sin quedarse corto de existencias, tasas de cumplimiento que le indican qué porcentaje de la demanda se satisface y costos de pedidos que detallan los gastos incurridos cuando realiza y recibe pedidos de reabastecimiento. También tiene costos de retención, que abarcan gastos como obsolescencia, impuestos y almacenamiento, y costos de escasez que pertenecen a los gastos incurridos cuando se produce un desabastecimiento.

Una empresa de MRO o un equipo de planificación de piezas de posventa podría desear un nivel de servicio 99% en todas las piezas; es decir, el riesgo mínimo de desabastecimiento que están dispuestos a aceptar es 1%. Pero ¿qué pasa si la cantidad de inventario necesaria para respaldar ese nivel de servicio es demasiado costosa? Para tomar una decisión informada sobre si habrá un retorno de esa inversión adicional en inventario, necesitará conocer los costos de desabastecimiento y compararlos con los costos de inventario. Para obtener los costos de desabastecimiento, multiplique dos elementos clave: el costo por desabastecimiento y el número proyectado de desabastecimientos. Para obtener el valor del inventario, multiplique las unidades requeridas por el costo unitario de cada pieza. Luego determine los costos anuales de mantenimiento (normalmente 25-35% del costo unitario). Elija la opción que produzca un costo total más bajo. En otras palabras, si el beneficio asociado con agregar más existencias (reducción de costos de escasez) supera el costo (mayores costos de mantenimiento de inventario), entonces hágalo. Una comprensión profunda de estas métricas y las compensaciones asociadas sirve como brújula para la toma de decisiones.

El software moderno ayuda en este proceso al permitirle simular una multitud de escenarios futuros. Al hacerlo, puede evaluar qué tan bien es probable que funcionen sus estrategias actuales de almacenamiento de inventario frente a diferentes patrones de oferta y demanda. Si algo se queda corto o sale mal, es hora de recalibrar su enfoque, teniendo en cuenta los datos actuales sobre el historial de uso, los plazos de entrega de los proveedores y los costos para evitar situaciones de desabastecimiento y exceso de existencias.

Mejore constantemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En conclusión, es crucial evaluar continuamente su plan basado en el nivel de servicio. Al construir y perfeccionar sistemáticamente escenarios de rendimiento, puede definir métricas y objetivos clave, comparar el rendimiento esperado y automatizar el cálculo de las políticas de almacenamiento para todos los artículos. Este proceso iterativo implica monitorear, revisar y repetir cada ciclo de planificación.

La profundidad de su análisis dentro de estas políticas de almacenamiento depende de los datos a su disposición y de las capacidades de configuración de su sistema de planificación. Para lograr resultados óptimos, es imperativo mantener un análisis de datos continuo. Esto implica que un enfoque manual para el examen de datos suele ser insuficiente para las necesidades de la mayoría de las organizaciones.

Para obtener información sobre cómo Smart Software puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su cadena de suministro de servicios con una planificación basada en servicios y más, visite los siguientes blogs.

–   "Explicando qué significa nivel de servicio en su software de optimización de inventario"  Las recomendaciones de almacenamiento pueden resultar desconcertantes, especialmente cuando chocan con las necesidades del mundo real. En esta publicación, desglosaremos qué significa el nivel de servicio 99% y por qué es crucial para administrar el inventario de manera efectiva y mantener a los clientes satisfechos en el panorama competitivo actual.

– “Planificación basada en el nivel de servicio para empresas de repuestos” La planificación de piezas de servicio basada en el nivel de servicio es un proceso de cuatro pasos que va más allá de la previsión simplificada y las existencias de seguridad como regla general. Proporciona a los planificadores de repuestos soporte para tomar decisiones ajustadas al riesgo y basadas en datos.

–   “Cómo elegir un nivel de servicio objetivo.“Esta es una decisión estratégica sobre la gestión del riesgo de inventario, considerando los niveles de servicio actuales y las tasas de cumplimiento, los plazos de reabastecimiento y las compensaciones entre capital, existencias y costos de oportunidad. Aprenda enfoques que puedan ayudar.

–   “La métrica de precisión de pronóstico adecuada para la planificación de inventarios”.  Sólo porque establezca un objetivo de nivel de servicio no significa que realmente lo alcanzará. Si está interesado en optimizar los niveles de stock, concéntrese en la precisión de la proyección del nivel de servicio. Aprender cómo.

Los clientes a menudo nos preguntan por qué una recomendación de almacenamiento es "tan alta". Aquí hay una pregunta que recibimos recientemente:

Durante nuestra última reunión de equipo, encontramos algunos elementos con brechas anormales entre nuestro ROP actual y el ROP sugerido por Smart en un nivel de servicio 99%. La preocupación es que el sistema indica que el punto de reorden tendrá que aumentar sustancialmente para lograr un nivel de servicio 99%. ¿Podría por favor ayudarnos a entender el cálculo?

Cuando revisamos los datos, quedó claro para el cliente que la ROP calculada por Smart era realmente correcta. Llegamos a la conclusión de que (1) lo que realmente querían era un objetivo de nivel de servicio mucho más bajo y (2) no habíamos hecho una buena explicación de lo que realmente significaba "nivel de servicio". 

Entonces, ¿qué significa realmente un "nivel de servicio 99%"? 

Cuando se trata del objetivo que ingresa en su software de optimización de inventario, significa que el nivel de existencias para el artículo en cuestión tendrá un 99% de posibilidades de poder satisfacer las necesidades del cliente. de inmediato.  Por ejemplo, si tiene 50 unidades en stock, existe una probabilidad de 99% de que la próxima demanda caiga en algún lugar en el rango de 0 a 50 unidades.

Lo que nuestro cliente quiso decir fue que el 99% del momento en que un cliente hizo un pedido, fue entregado en su totalidad dentro del plazo de entrega indicado por el cliente. En otras palabras, no necesariamente de inmediato, sino cuando se prometió.  

Obviamente, cuanto más tiempo se dé a sí mismo para entregar a un cliente, mayor será su nivel de servicio. Pero esa distinción a menudo no se entiende explícitamente cuando los nuevos usuarios del software de optimización de inventario realizan escenarios hipotéticos en diferentes niveles de servicio. Y eso puede llevar a una confusión considerable. Calcular los niveles de servicio en función de la disponibilidad inmediata de existencias es un estándar superior: más difícil de cumplir pero mucho más competitivo.

Nuestros clientes de fabricación a menudo cotizan los niveles de servicio en función de los plazos de entrega a sus clientes, por lo que no es esencial que entreguen inmediatamente desde el estante. Por el contrario, nuestros clientes en los espacios de distribución, mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) y repuestos, normalmente deben enviar el mismo día o dentro de las 24 horas. Para ellos es una necesidad competitiva enviar de inmediato y hacerlo en su totalidad.

Al ingresar los niveles de servicio objetivo utilizando su software de optimización de inventario, tenga en cuenta esta distinción. Elija el nivel de servicio según el porcentaje de tiempo que desea enviar el inventario completo, de inmediato desde el estante.  

Los retrasos en los plazos de entrega y la variabilidad del suministro son hechos de la vida de la cadena de suministro, sin embargo, las organizaciones que llevan el inventario a menudo se sorprenden cuando un proveedor se retrasa. Un proceso de planificación de inventario efectivo abarca este hecho de la vida y desarrolla políticas que dan cuenta de manera efectiva de esta incertidumbre. Claro, habrá momentos en que los retrasos en el tiempo de entrega surjan de la nada y causen una escasez. Pero la mayoría de las veces, la escasez es el resultado de:

1. No calcular las políticas de almacenamiento (p. ej., puntos de pedido, existencias de seguridad y niveles mínimos y máximos) con la frecuencia suficiente para detectar cambios en el tiempo de entrega. 
2. Usar estimaciones deficientes del tiempo de entrega real, como usar solo promedios de recibos históricos o confiar en una cotización del proveedor.

En su lugar, vuelva a calibrar las políticas en cada parte durante cada ciclo de planificación para detectar cambios en la demanda y los plazos de entrega. En lugar de asumir solo un tiempo de entrega promedio, simule los tiempos de entrega utilizando escenarios. De esta forma, las políticas de almacenamiento recomendadas tienen en cuenta las probabilidades de que los plazos de entrega sean elevados y se ajustan en consecuencia. Cuando haga esto, identificará los aumentos de inventario necesarios antes de que sea demasiado tarde. Obtendrá más ventas e impulsará mejoras significativas en la satisfacción del cliente.