Control del inventario se refiere a la gestión de bienes físicos, centrándose en un recuento preciso y actualizado de cada artículo en el inventario y dónde se encuentra, así como en la recuperación eficiente de los artículos. Las tecnologías relevantes incluyen bases de datos informáticas, códigos de barras, identificación por radiofrecuencia (RFID) y el uso de robots para la recuperación.

La gestión del inventario tiene como objetivo ejecutar la política de inventarios definida por la empresa. La gestión de inventario a menudo se logra utilizando sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que generan órdenes de compra, órdenes de producción e informes que detallan el inventario actual disponible, entrante y listo para ordenar.

Planificación de inventario establece detalles de políticas operativas, como puntos de reorden específicos de artículos y cantidades de pedidos, y predice la demanda futura y los plazos de entrega de los proveedores. Los componentes importantes de un proceso de planificación de inventario incluyen escenarios hipotéticos para compensar el inventario disponible, analizar cómo los cambios en la demanda, los plazos de entrega y las políticas de almacenamiento afectarán los pedidos, así como la gestión de excepciones y contingencias.

Optimización del Inventario utiliza un proceso analítico que calcula valores para los parámetros de planificación de inventario (por ejemplo, puntos de reorden y cantidades de pedidos) que optimizan una meta numérica o “función objetivo” sin violar una restricción numérica. Por ejemplo, una función objetivo podría ser lograr el costo operativo de inventario más bajo posible (definido como la suma de los costos de mantener el inventario, los costos de ordenar y los costos de escasez), y la restricción podría ser lograr una tasa de cumplimiento de al menos 90%. Utilizando un modelo matemático del sistema de inventario y pronósticos de probabilidad de la demanda de artículos, la optimización del inventario puede sugerir rápida y automáticamente cómo administrar mejor miles de artículos de inventario.

Los clientes a menudo nos preguntan por qué una recomendación de almacenamiento es "tan alta". Aquí hay una pregunta que recibimos recientemente:

Durante nuestra última reunión de equipo, encontramos algunos elementos con brechas anormales entre nuestro ROP actual y el ROP sugerido por Smart en un nivel de servicio 99%. La preocupación es que el sistema indica que el punto de reorden tendrá que aumentar sustancialmente para lograr un nivel de servicio 99%. ¿Podría por favor ayudarnos a entender el cálculo?

Cuando revisamos los datos, quedó claro para el cliente que la ROP calculada por Smart era realmente correcta. Llegamos a la conclusión de que (1) lo que realmente querían era un objetivo de nivel de servicio mucho más bajo y (2) no habíamos hecho una buena explicación de lo que realmente significaba "nivel de servicio". 

Entonces, ¿qué significa realmente un "nivel de servicio 99%"? 

Cuando se trata del objetivo que ingresa en su software de optimización de inventario, significa que el nivel de existencias para el artículo en cuestión tendrá un 99% de posibilidades de poder satisfacer las necesidades del cliente. de inmediato.  Por ejemplo, si tiene 50 unidades en stock, existe una probabilidad de 99% de que la próxima demanda caiga en algún lugar en el rango de 0 a 50 unidades.

Lo que nuestro cliente quiso decir fue que el 99% del momento en que un cliente hizo un pedido, fue entregado en su totalidad dentro del plazo de entrega indicado por el cliente. En otras palabras, no necesariamente de inmediato, sino cuando se prometió.  

Obviamente, cuanto más tiempo se dé a sí mismo para entregar a un cliente, mayor será su nivel de servicio. Pero esa distinción a menudo no se entiende explícitamente cuando los nuevos usuarios del software de optimización de inventario realizan escenarios hipotéticos en diferentes niveles de servicio. Y eso puede llevar a una confusión considerable. Calcular los niveles de servicio en función de la disponibilidad inmediata de existencias es un estándar superior: más difícil de cumplir pero mucho más competitivo.

Nuestros clientes de fabricación a menudo cotizan los niveles de servicio en función de los plazos de entrega a sus clientes, por lo que no es esencial que entreguen inmediatamente desde el estante. Por el contrario, nuestros clientes en los espacios de distribución, mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) y repuestos, normalmente deben enviar el mismo día o dentro de las 24 horas. Para ellos es una necesidad competitiva enviar de inmediato y hacerlo en su totalidad.

Al ingresar los niveles de servicio objetivo utilizando su software de optimización de inventario, tenga en cuenta esta distinción. Elija el nivel de servicio según el porcentaje de tiempo que desea enviar el inventario completo, de inmediato desde el estante.  

Los retrasos en los plazos de entrega y la variabilidad del suministro son hechos de la vida de la cadena de suministro, sin embargo, las organizaciones que llevan el inventario a menudo se sorprenden cuando un proveedor se retrasa. Un proceso de planificación de inventario efectivo abarca este hecho de la vida y desarrolla políticas que dan cuenta de manera efectiva de esta incertidumbre. Claro, habrá momentos en que los retrasos en el tiempo de entrega surjan de la nada y causen una escasez. Pero la mayoría de las veces, la escasez es el resultado de:

1. No calcular las políticas de almacenamiento (p. ej., puntos de pedido, existencias de seguridad y niveles mínimos y máximos) con la frecuencia suficiente para detectar cambios en el tiempo de entrega. 
2. Usar estimaciones deficientes del tiempo de entrega real, como usar solo promedios de recibos históricos o confiar en una cotización del proveedor.

En su lugar, vuelva a calibrar las políticas en cada parte durante cada ciclo de planificación para detectar cambios en la demanda y los plazos de entrega. En lugar de asumir solo un tiempo de entrega promedio, simule los tiempos de entrega utilizando escenarios. De esta forma, las políticas de almacenamiento recomendadas tienen en cuenta las probabilidades de que los plazos de entrega sean elevados y se ajustan en consecuencia. Cuando haga esto, identificará los aumentos de inventario necesarios antes de que sea demasiado tarde. Obtendrá más ventas e impulsará mejoras significativas en la satisfacción del cliente.

¿Se considera el stock de seguridad como repuestos de emergencia o como un amortiguador diario contra picos en la demanda? Conocer la diferencia y configurar su ERP correctamente marcará una gran diferencia en sus resultados.

Él Stock de seguridad campo en tu ERP sistema puede significar cosas muy diferentes dependiendo de la configuración. No comprender estas diferencias y cómo afectan sus resultados es un problema común que hemos visto surgir en las implementaciones de nuestro software.

La implementación del software de optimización de inventario comienza cuando los nuevos clientes completan la implementación técnica para que los datos fluyan. Luego reciben capacitación de usuarios y pasan semanas configurando cuidadosamente sus existencias de seguridad iniciales, niveles de reorden y pronósticos de demanda de consenso con Smart IP&O. El equipo se siente cómodo con las predicciones de rendimiento clave (KPP) de Smart para los niveles de servicio, los costos de pedido y el inventario disponible, todo lo cual se pronostica utilizando las nuevas políticas de almacenamiento.

Pero cuando guardan las políticas y los pronósticos en su sistema de prueba ERP, a veces los pedidos sugeridos son mucho más grandes y más frecuentes de lo que esperaban, lo que aumenta los costos de inventario proyectados.

Cuando esto sucede, el principal culpable es cómo está configurado el ERP para tratar el stock de seguridad. Estar al tanto de estos ajustes de configuración ayudará a los equipos de planificación a establecer mejor las expectativas y lograr los resultados esperados con menos esfuerzo (¡y motivo de alarma!).

Estos son los tres ejemplos comunes de configuraciones de inventario de seguridad de ERP:

Configuración 1. El inventario de seguridad se trata como stock de emergencia que no se puede consumir. Si se pronostica un incumplimiento del stock de seguridad, el sistema ERP forzará una aceleración sin importar el costo para que el inventario disponible nunca caiga por debajo del stock de seguridad, incluso si ya se ha pedido un recibo programado y está programado para llegar pronto.

Configuración 2. El inventario de seguridad se trata como Reserva de estabilización que está diseñado para ser consumido. El sistema ERP colocará un pedido cuando se pronostique un incumplimiento del stock de seguridad, pero se permitirá que el inventario disponible caiga por debajo del stock de seguridad. La reserva de reserva protege contra el desabastecimiento durante el período de reabastecimiento (es decir, el tiempo de entrega).

Configuración 3. El sistema ignora el inventario de seguridad y lo trata como un indicador visual. ayuda de planificación o regla empírica. Los cálculos de planificación de suministro lo ignoran, pero el planificador lo utiliza para ayudar a realizar evaluaciones manuales de cuándo hacer un pedido.

Nota: Nunca recomendamos usar el campo de inventario de seguridad como se describe en la Configuración 3. En la mayoría de los casos, estas configuraciones no fueron intencionadas sino que son el resultado de años de improvisación que han llevado a usar el ERP de una manera no estándar. En general, estos campos se diseñaron para influir mediante programación en los cálculos de reposición. Entonces, el foco de nuestra conversación estará en las Configuraciones 1 y 2. 

Los sistemas de optimización de inventario y pronóstico están diseñados para calcular pronósticos que anticiparán la reducción del inventario y luego calcularán las existencias de seguridad suficientes para proteger contra la variabilidad en la demanda y el suministro. Esto significa que el stock de seguridad está destinado a ser utilizado como tampón protector (Configuración 2) y no como emergencia escasa (Configuración 3). También es importante entender que, por diseño, el inventario de seguridad será consumido aproximadamente 50% de la época.

¿Por qué 50%? Porque los pedidos reales superarán un pronóstico imparcial la mitad de las veces. Vea el gráfico a continuación que ilustra esto. Un pronóstico "bueno" debe arrojar el valor que se acercará más al real con mayor frecuencia, de modo que la demanda real sea mayor o menor sin sesgo en ninguna dirección.

Si configuró su sistema ERP para permitir correctamente el consumo de existencias de seguridad, entonces el inventario disponible podría verse como el gráfico a continuación. Tenga en cuenta que se consume algo de stock de seguridad, pero se evita un desabastecimiento. El nivel de servicio al que se dirige al calcular el stock de seguridad determinará la frecuencia con la que se agota el stock antes de que llegue la orden de reposición. El inventario promedio es de aproximadamente 60 unidades durante el horizonte de tiempo en este escenario.

Si su sistema ERP está configurado para no permita el consumo de existencias de seguridad y trate la cantidad ingresada en el campo de existencias de seguridad más como repuestos de emergencia, ¡entonces tendrá un exceso de existencias masivo! Su inventario disponible se vería como el gráfico a continuación con pedidos acelerados tan pronto como se espera una violación del stock de seguridad. El inventario promedio es de aproximadamente 90 unidades, un aumento de 50% en comparación con cuando permitió que se consumiera el stock de seguridad.

A menudo nos preguntan: "¿Por qué el software aumenta el inventario?" La respuesta es que Smart no lo está impulsando en ninguna dirección: las entradas lo están impulsando y esas entradas están controladas por los usuarios (o administradores). Aquí hay cuatro cosas que puede hacer para obtener los resultados que espera.

1. Confirme que sus objetivos de nivel de servicio se correspondan con lo que desea para ese artículo o grupo de artículos. Establecer objetivos muy altos (95% o más) probablemente aumentará el inventario si ha estado navegando a un nivel más bajo y está de acuerdo con estar allí. Es posible que nunca haya alcanzado el nuevo nivel de servicio superior, pero los clientes no se han quejado. Averigüe qué nivel de servicio ha funcionado mediante la evaluación de informes históricos sobre el rendimiento y establezca sus objetivos en consecuencia. Pero tenga en cuenta que los competidores pueden ganarle en la disponibilidad de artículos si sigue utilizando los objetivos de nivel de servicio de su padre.

2. Asegúrese de que su comprensión del "nivel de servicio" coincida con la definición del sistema de software. Es posible que esté midiendo el rendimiento en función de la frecuencia con la que realiza envíos en el plazo de una semana desde la recepción del pedido del cliente, mientras que el software apunta a los puntos de pedido en función de su capacidad para realizar envíos de inmediato, no en el plazo de una semana. Claramente, este último requerirá más inventario para alcanzar el mismo "nivel de servicio". Por ejemplo, un nivel de servicio del mismo día 75% puede corresponder a un nivel de servicio de la misma semana 90%. En este caso, en realidad estás comparando manzanas con naranjas. Si este es el motivo del exceso de existencias, determine qué nivel de servicio "mismo día" se necesita para llegar al nivel de servicio deseado "misma semana" e ingréselo en el software. El uso del objetivo del mismo día menos estricto reducirá el inventario, a veces de manera muy significativa.

3. Evaluar las entradas de tiempo de entrega. Hemos visto casos en los que los plazos de entrega se han inflado para engañar al software antiguo para que produzca los resultados deseados. El software moderno realiza un seguimiento del rendimiento de los proveedores mediante el registro de sus tiempos de entrega reales en varios pedidos, luego tiene en cuenta la variabilidad del tiempo de entrega en sus simulaciones de operaciones diarias. Tenga cuidado si sus plazos de entrega se fijan en un valor que se decidió en el pasado lejano y no es actual.

4. Verifique su señal de demanda. Tiene muchas transacciones históricas en su sistema ERP que se pueden usar de muchas maneras para determinar el historial de demanda. Si utiliza señales como transferencias o no excluye devoluciones, es posible que esté exagerando la demanda. Dedique un poco de tiempo a definir la "demanda" de la manera que tenga más sentido para su situación.