En este video blog, la atención se centra en un aspecto crítico de la gestión de inventario: el análisis y la interpretación de los datos del inventario. La atención se centra específicamente en un conjunto de datos de una agencia de transporte público que detalla piezas de repuesto para autobuses. Con más de 13.700 piezas registradas, los datos presentan una excelente oportunidad para profundizar en las complejidades de las operaciones de inventario e identificar áreas de mejora.

Comprender y abordar las anomalías en los datos del inventario es importante por varias razones. No solo garantiza el funcionamiento eficiente de los sistemas de inventario, sino que también minimiza los costos y mejora la calidad del servicio. Este videoblog explora cuatro reglas fundamentales de la gestión de inventario y demuestra, a través de datos del mundo real, cómo las desviaciones de estas reglas pueden indicar problemas subyacentes. Al examinar aspectos como el costo de los artículos, los plazos de entrega, las unidades disponibles y en pedido, y los parámetros que guían las políticas de reabastecimiento, el video proporciona una descripción general completa de los posibles desafíos e ineficiencias que acechan en los datos de inventario. 

Destacamos la importancia del análisis regular de los datos de inventario y cómo dicho análisis puede servir como una herramienta poderosa para los administradores de inventario, permitiéndoles detectar y rectificar problemas antes de que se agraven. Depender de enfoques anticuados puede generar imprecisiones, lo que resulta en un exceso de inventario o expectativas incumplidas de los clientes, lo que a su vez podría causar considerables repercusiones financieras e ineficiencias en las operaciones.

A través de un examen detallado del conjunto de datos de la agencia de transporte público, el videoblog transmite un mensaje claro: la revisión proactiva de los datos del inventario es esencial para mantener operaciones de inventario óptimas, garantizar que las piezas estén disponibles cuando se necesiten y evitar gastos innecesarios.

Aprovechar las herramientas avanzadas de análisis predictivo, como la optimización y planificación inteligente del inventario, le ayudará a controlar los datos de su inventario. Smart IP&O le mostrará información decisiva sobre la demanda y el inventario sobre los patrones de demanda de repuestos en evolución en cada momento, brindando a su organización la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas.

​FONDO

La mayoría de los blogs, seminarios web y documentos técnicos de Smart Software describen el uso de nuestro software en "operaciones normales". Este trata sobre “operaciones irregulares”. Smart Software está en el proceso de adaptar nuestros productos para ayudarle a afrontar sus propias operaciones irregulares. Esto es una vista previa.

Escuché por primera vez el término “operaciones irregulares” cuando cumplía un período sabático en la Administración Federal de Aviación de Estados Unidos en Washington, DC. La FAA abrevia el término "IROPS" y lo utiliza para describir situaciones en las que el clima, problemas mecánicos u otros problemas interrumpen el flujo normal de la aeronave.

Smart Inventory Optimization® (“SIO”) actualmente trabaja para proporcionar lo que se conoce como políticas de “estado estable” para administrar artículos de inventario. Eso significa, por ejemplo, que SIO calcula automáticamente los valores de los puntos de reorden (ROP) y las cantidades de pedido (OQ) que deben durar en el futuro previsible. Calcula estos valores basándose en simulaciones de operaciones diarias que se extienden años en el futuro. Si sucede lo imprevisible, nuestra Cambio de regimén El método de detección reacciona eliminando datos obsoletos y permitiendo volver a calcular los ROP y OQ.

A menudo observamos la creciente velocidad de los negocios, lo que acorta la duración del “futuro previsible”. Algunos de nuestros clientes ahora están adoptando horizontes de planificación más cortos, como pasar de planes trimestrales a mensuales. Un efecto secundario de este cambio es que las IROPS se han vuelto más importantes. Si un plan se basa en tres años simulados de demanda diaria, un evento extraño, como un gran pedido sorpresa, no importa mucho en el gran esquema de las cosas. Pero si el horizonte de planificación es muy corto, una gran demanda sorpresa puede tener un efecto importante en los indicadores clave de desempeño (KPI) calculados en un intervalo más corto: no hay tiempo para “promediar”. El planificador puede verse obligado a realizar una orden de reabastecimiento de emergencia para hacer frente a la interrupción. ¿Cuándo se debe realizar el pedido para hacer el mayor bien? ¿Qué tan grande debería ser?

ESCENARIO: OPS NORMALES

Para concretar esto, considere el siguiente escenario. Tom's Spares, Inc. proporciona piezas de servicio críticas a sus clientes, incluido SKU723, una placa de circuito de repuesto vendida con el nombre comercial WIDGET. La demanda de WIDGET es intermitente, con menos de una unidad por día. Tom's Spares realiza pedidos de WIDGET a Acme Products, quienes tardan entre 7 y 10 días en cumplir con los pedidos de reabastecimiento.

Tom's Spares opera con un horizonte de planificación de inventario corto de 28 días. La empresa opera en un entorno competitivo con clientes impacientes que sólo aceptan de mala gana los pedidos pendientes. La política de Tom es establecer ROP y OQ para mantener el inventario reducido y al mismo tiempo mantener una tasa de cumplimiento de al menos 90%. La gerencia monitorea los KPI mensualmente. En el caso de WIDGETS, estos objetivos de KPI se cumplen actualmente utilizando un ROP=3 y un OQ=4, lo que da como resultado un promedio disponible de aproximadamente 4 unidades y una tasa de cumplimiento promedio de 96%. Tom's Spares tiene algo bastante bueno con los WIDGETS.

La Figura 1 muestra dos meses de información WIDGET. El panel superior izquierdo muestra la demanda unitaria diaria. La parte superior derecha muestra las unidades diarias disponibles. El panel inferior izquierdo muestra el momento y el tamaño de los pedidos de reabastecimiento a Acme Products. La parte inferior derecha muestra las unidades pendientes de pedido debido a desabastecimientos. En esta simulación, la demanda diaria era 0 o 1, con una demanda de 2 unidades. Las unidades disponibles comenzaron el mes en 7 y nunca cayeron por debajo de 1, aunque en el mes siguiente hubo un desabastecimiento que resultó en una sola unidad en espera. Durante los dos meses, se enviaron a Acme 4 pedidos de reabastecimiento de 4 unidades cada uno, y todos llegaron durante el período de simulación de dos meses.

UN BUEN PROBLEMA INTERRUMPE LAS OPERACIONES NORMALES

Ahora agregamos algunos “buenos problemas” al escenario: surge un pedido inusualmente grande a mitad del período de planificación. Es “bueno” porque más demanda implica más ingresos. Pero es un “problema” porque los parámetros normales de control de inventario de operaciones (ROP=3, OQ=4) no fueron elegidos para hacer frente a esta situación. El aumento de la demanda podría ser tan grande, y en un momento tan desventajoso, como para abrumar el sistema de inventario, creando desabastecimientos y los consiguientes pedidos pendientes. El informe de KPI a la gerencia para un mes así no sería agradable.

La Figura 2 muestra un escenario en el que se produce un pico de demanda de 10 unidades en el tercer día del período de planificación. En este caso, el pico pone el inventario bajo agua durante el resto del mes y crea una cascada de pedidos pendientes que se extiende hasta el mes siguiente. Con un promedio de más de 1000 simulaciones, los KPI del mes 1 muestran un promedio disponible de 0,6 unidades y una miserable tasa de llenado de 44%.

LUCHA CONTRA CON OPERACIONES IRREGULARES

Tom's Spares puede responder a una situación irregular con un movimiento irregular creando una orden de reabastecimiento de emergencia. Para hacerlo bien, tienen que pensar en (a) cuándo realizar el pedido (b) qué tan grande debe ser el pedido y (c) si deben acelerar el pedido.

La cuestión del momento parece obvia: reaccionar tan pronto como llegue la orden. Sin embargo, si el cliente avisara con antelación, Tom's Spares podría realizar el pedido con antelación y estar en mejor posición para limitar las interrupciones provocadas por el pico. Sin embargo, si la comunicación entre Tom's y el cliente que realiza el pedido grande es irregular, entonces el cliente podría avisar a Tom's más tarde o no avisarle en absoluto.

El tamaño del pedido especial también parece obvio: haga un pedido anticipado del número de unidades requerido. Pero eso funciona mejor si Tom's Spares sabe cuándo se producirá el pico de demanda. De lo contrario, podría ser una buena idea realizar pedidos adicionales para limitar la duración de los pedidos pendientes. En general, cuanto menos alerta temprana se proporcione, mayor será el pedido que Tom's deberá realizar. Por supuesto, esta relación podría explorarse mediante simulación.

La llegada del pedido de reposición podría dejarse a la operación habitual de Acme Products. En las simulaciones anteriores, Acme tenía las mismas probabilidades de responder en 7 o 14 días. Para un horizonte de planificación de 28 días, correr el riesgo de obtener una respuesta de 14 días podría generar problemas, por lo que puede ser especialmente valioso para Tom's pagarle a Acme por el envío acelerado. Quizás de la noche a la mañana, pero posiblemente algo más barato pero relativamente rápido.

Exploramos algunos escenarios más mediante simulación. La tabla 1 muestra los resultados. Los escenarios 1 a 4 suponen que llega una demanda adicional sorpresa de 10 unidades el día 3, lo que desencadena un pedido inmediato de reabastecimiento adicional. El tamaño y el plazo de entrega del pedido de reabastecimiento varían.

El escenario 0 muestra que no hacer nada en respuesta a la demanda sorpresa conduce a una tasa de llenado abismal de 41% para ese mes; Lo que no se muestra es que este resultado establece que el próximo mes continuará con un desempeño deficiente. Las operaciones regulares no funcionarán bien. El planificador debe hacer algo para responder a la demanda anómala.

Hacer algo en respuesta implica realizar un pedido de reabastecimiento de emergencia por única vez. El planificador debe elegir el tamaño y el momento de ese pedido. Los escenarios 1 y 3 representan reposiciones “de tamaño medio”. Los escenarios 1 y 2 representan reabastecimientos al día siguiente, mientras que los escenarios 3 y 4 representan una respuesta garantizada en una semana.

Los resultados dejan claro que la respuesta inmediata es más importante que el tamaño de la orden de reabastecimiento para restaurar la tasa de cumplimiento. El reabastecimiento nocturno produce tasas de llenado en el rango 70%, mientras que el tiempo de reabastecimiento de una semana reduce la tasa de llenado al rango medio de 50% a medio 60%.

CONCLUSIONES

El software de gestión de inventario se está expandiendo desde su enfoque tradicional en operaciones normales a un enfoque adicional en operaciones irregulares (IROPS). Esta evolución ha sido posible gracias al desarrollo de nuevos métodos estadísticos para generar escenarios de demanda a nivel diario.

Consideramos una situación IROPS: la llegada sorpresa de una demanda anormalmente grande. Las simulaciones diarias proporcionaron orientación sobre el momento y el tamaño de una orden de reabastecimiento de emergencia. Los resultados de dicho análisis brindan a los planificadores de inventarios un respaldo crítico al estimar los resultados de intervenciones alternativas que les sugiere su experiencia.

Este videoblog contiene información esencial para quienes trabajan con las complejidades de la gestión de inventario. La sesión se centra en lograr el equilibrio adecuado dentro de la curva de compensación de acciones, invitando a los espectadores a comprender la importancia profundamente arraigada de este equilibrio. Si alguna vez ha tenido que administrar acciones, sabrá que se siente como un tira y afloja. Por un lado, está optando por tener menos inventario, lo cual es fantástico para ahorrar dinero, pero puede dejar a sus clientes en la miseria. Por otro lado, está considerando aumentar el inventario, lo que mantiene contentos a sus clientes pero puede resultar complicado para su presupuesto. Para tomar una decisión inteligente en este tira y afloja en curso, debe comprender dónde lo ubican sus decisiones actuales de inventario en esta curva de compensación. ¿Se encuentra en un punto en el que puede soportar la presión o necesita avanzar hasta un lugar más cómodo?

Si no puede responder a esta pregunta, significa que todavía depende de métodos obsoletos, lo que corre el riesgo de tener un excedente de inventario o necesidades insatisfechas de los clientes. Mire el video para que pueda ver exactamente dónde se encuentra en esta curva y comprender mejor si desea quedarse quieto o moverse a una posición más óptima.

Y si decide mudarse, tenemos las herramientas para guiarlo. El análisis avanzado de "qué pasaría si" de Smart IP&O permite a las empresas evaluar con precisión el impacto de diferentes estrategias de inventario, como ajustes a los niveles de existencias de seguridad o cambios en los puntos de reorden, en su equilibrio entre los costos de mantenimiento y los niveles de servicio. Al simular escenarios de demanda y políticas de inventario, Smart IP&O proporciona una visualización clara de los posibles resultados financieros y las implicaciones en el nivel de servicio, lo que permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos. Esta poderosa herramienta garantiza que las empresas puedan lograr un equilibrio óptimo, minimizando el exceso de inventario y los costos relacionados, mientras mantienen altos niveles de servicio para satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente.  

​En este video blog, exploramos las funciones críticas del análisis descriptivo, predictivo y prescriptivo en la gestión de inventario, destacando sus contribuciones esenciales para impulsar la optimización de la cadena de suministro a través de la previsión estratégica y el análisis de datos detallados.

Estos análisis fomentan un ecosistema de gestión de inventario dinámico, receptivo y eficiente al permitir a los administradores de inventario monitorear las operaciones actuales, anticipar desarrollos futuros y formular respuestas óptimas. Le explicaremos cómo Descriptive Analytics lo mantiene informado sobre las operaciones actuales, Predictive Analytics lo ayuda a anticipar demandas futuras y Prescriptive Analytics guía sus decisiones estratégicas para lograr la máxima eficiencia y rentabilidad.

Al final del vídeo, tendrá un conocimiento sólido de cómo aprovechar estos análisis para mejorar sus estrategias de gestión de inventario. No se trata sólo de herramientas, sino de una nueva forma de pensar y abordar la optimización del inventario con el apoyo de un software moderno.

En este artículo, revisaremos la funcionalidad de “órdenes sugeridas” en Epicor BisTrack, explicaremos sus limitaciones y resumiremos cómo la Planificación y optimización inteligente del inventario (Smart IP&O) puede ayudar a reducir el inventario y minimizar los desabastecimientos al evaluar con precisión las compensaciones entre los riesgos de desabastecimiento. y costos de inventario.

Automatización del reabastecimiento en Epicor BisTrack
Los “Pedidos sugeridos” de Epicor BisTrack pueden gestionar el reabastecimiento sugiriendo qué pedir y cuándo mediante políticas basadas en puntos de reorden, como mínimo-máximo y/o semanas de suministro especificadas manualmente. BisTrack contiene algunas funciones básicas para calcular estos parámetros en función del uso o las ventas promedio, el tiempo de entrega del proveedor y/o los ajustes estacionales definidos por el usuario. Alternativamente, los puntos de reorden se pueden especificar de forma completamente manual. Luego, BisTrack presentará al usuario una lista de pedidos sugeridos conciliando el suministro entrante, el actual disponible, la demanda saliente y las políticas de almacenamiento.

Cómo funciona el “pedido sugerido” de Epicor BisTrack
Para obtener una lista de pedidos sugeridos, los usuarios especifican los métodos detrás de las sugerencias, incluidas las ubicaciones para realizar pedidos y cómo determinar las políticas de inventario que rigen cuándo se hace una sugerencia y en qué cantidad.

Primero, el campo "método" se especifica entre las siguientes opciones para determinar qué tipo de sugerencia se genera y para qué ubicación(es):

Compra – Generar recomendaciones de órdenes de compra.

1. Centralizado para todas las sucursales: genera sugerencias para una única ubicación que compra para todas las demás ubicaciones.
2. Por sucursal individual: genera sugerencias para múltiples ubicaciones (los proveedores enviarían directamente a cada sucursal).
3. Por sucursal de origen: genera sugerencias para una sucursal de origen que transferirá material a las sucursales a las que presta servicio (“hub and Spoke”).
4. Sucursales individuales con transferencias: genera sugerencias para una sucursal individual que transferirá material a las sucursales a las que presta servicios ("centro y radio", donde el "centro" no necesita ser una sucursal de origen).

Fabricar – Generar sugerencias de órdenes de trabajo para productos manufacturados.

1. Por rama de fabricación.
2. Por sucursal individual.

Transferir de la rama fuente – Generar sugerencias de transferencia de una sucursal determinada a otras sucursales.

A continuación se especifica el “pedido sugerido a” entre las siguientes opciones:

1. Mínimo: sugiere pedidos "hasta" la cantidad mínima disponible ("min"). Para cualquier artículo cuyo suministro sea inferior al mínimo, BisTrack sugerirá un pedido para reponer hasta esta cantidad.
2. Máximo cuando es inferior al mínimo: sugiere pedidos “hasta” una cantidad máxima disponible cuando se incumple la cantidad mínima disponible (por ejemplo, una política de inventario mínimo-máximo).

3. Basado en cobertura (uso): sugiere pedidos basados en la cobertura para un número de semanas de suministro definido por el usuario con respecto a un plazo de entrega específico. Dado interno uso Según la demanda, BisTrack recomendará pedidos donde la oferta sea menor que la cobertura deseada para cubrir la diferencia.

4. Basado en exceso (ventas): sugiere pedidos basados en la cobertura para un número de semanas de suministro definido por el usuario con respecto a un plazo de entrega específico. Dado ordenes de venta Según la demanda, BisTrack recomendará pedidos donde la oferta sea menor que la cobertura deseada para cubrir la diferencia.

5. Solo máximo: sugiere pedidos “hasta” una cantidad máxima disponible donde el suministro es menor que este máximo.

Finalmente, si permite que BisTrack determine los umbrales de reorden, los usuarios pueden especificar una cobertura de inventario adicional como stock de reserva, tiempos de entrega, cuántos meses de demanda histórica considerar y también pueden definir manualmente esquemas de ponderación período por período para aproximar la estacionalidad. El usuario recibirá una lista de pedidos sugeridos según los criterios definidos. Luego, un comprador puede generar órdenes de compra para proveedores con solo hacer clic en un botón.

Limitaciones

Métodos de regla general

Si bien BisTrack permite a las organizaciones generar puntos de reorden automáticamente, estos métodos se basan en promedios simples que no capturan la estacionalidad, las tendencias o la volatilidad en la demanda de un artículo. Los promedios siempre estarán por detrás de estos patrones y no pueden captar las tendencias. Considere un producto altamente estacional como una pala quitanieves: si tomamos un promedio de la demanda de verano/otoño a medida que nos acercamos a la temporada de invierno en lugar de mirar hacia adelante, entonces las recomendaciones se basarán en los períodos más lentos en lugar de anticipar la demanda futura. Incluso si consideramos un año entero de historia o más, las recomendaciones compensarán en exceso durante los meses más lentos y subestimarán la temporada alta sin intervención manual.

Los métodos de regla general también fallan cuando se utilizan para amortiguar la variabilidad de la oferta y la demanda. Por ejemplo, la demanda promedio durante el plazo de entrega podría ser de 20 unidades. Sin embargo, un planificador a menudo querrá almacenar más de 20 unidades para evitar desabastecerse si los plazos de entrega son más largos de lo esperado o la demanda es mayor que el promedio. BisTrack permite a los usuarios especificar los puntos de reorden en función de múltiplos de los promedios. Sin embargo, debido a que los múltiplos no tienen en cuenta el nivel de previsibilidad y variabilidad de la demanda, siempre tendrá un exceso de existencias de artículos predecibles y una falta de existencias de los impredecibles. Lee esto artículo para obtener más información sobre por qué múltiplos del promedio fallan cuando se trata de desarrollar el punto de reorden correcto.

Entrada manual
Hablando de la estacionalidad mencionada anteriormente, BisTrack permite al usuario aproximarla mediante el uso de "pesos" ingresados manualmente para cada período. Esto obliga al usuario a decidir cómo será ese patrón estacional para cada artículo. Incluso más allá de eso, el usuario debe dictar cuántas semanas adicionales de suministro debe llevar para protegerse contra desabastecimientos. y debe especificar el plazo de entrega para planificar. ¿Es suficiente un suministro adicional de 2 semanas? ¿Es suficiente con 3? ¿O es demasiado? No hay forma de saberlo sin adivinar, y lo que tiene sentido para un elemento puede no ser el enfoque correcto para todos.

Demanda intermitente
Muchos clientes de BisTrack pueden considerar ciertos elementos "impredecibles" debido a la intermitente o “grumosos” de su demanda. En otras palabras, artículos que se caracterizan por una demanda esporádica, grandes picos de demanda y períodos de poca o ninguna demanda. Los métodos tradicionales, y especialmente los enfoques empíricos, no funcionarán para este tipo de artículos. Por ejemplo, 2 semanas adicionales de suministro para un artículo estable y altamente predecible podría ser demasiado; para un artículo con una demanda muy volátil, esta misma regla podría no ser suficiente. Sin una forma confiable de evaluar objetivamente esta volatilidad para cada artículo, los compradores se quedan sin saber cuándo comprar y cuánto.

Volver a hojas de cálculo
La realidad es que la mayoría de los usuarios de BisTrack tienden a realizar la mayor parte de su planificación fuera de línea, en Excel. Las hojas de cálculo no están diseñadas específicamente para realizar pronósticos y optimizar el inventario. Los usuarios a menudo utilizan métodos definidos por el usuario. regla de oro inventadas por el usuario, métodos que a menudo hacen más daño que bien. Una vez calculado, los usuarios deben ingresar la información nuevamente en BisTrack manualmente. La naturaleza lenta del proceso lleva a las empresas a calcular sus políticas de inventario con poca frecuencia. Pasan muchos meses y, en ocasiones, años entre actualizaciones masivas, lo que lleva a un enfoque reactivo de "configúrelo y olvídese", donde el único momento en que un comprador/planificador revisa la política de inventario es en el momento de realizar el pedido. Cuando las políticas se revisan después de que ya se haya incumplido el punto de orden, ya es demasiado tarde. Cuando el punto de orden se considera demasiado alto, se requiere una interrogación manual para revisar el historial, calcular pronósticos, evaluar las posiciones del buffer y recalibrar. El gran volumen de pedidos significa que los compradores simplemente liberarán los pedidos en lugar de tomarse el minucioso tiempo de revisarlo todo, lo que genera un importante exceso de existencias. Si el punto de reorden es demasiado bajo, ya es demasiado tarde. Ahora puede ser necesaria una aceleración, lo que aumentará los costos, suponiendo que el cliente no se vaya simplemente a otra parte.

Epicor es más inteligente
Epicor se ha asociado con Smart Software y ofrece Smart IP&O como un complemento multiplataforma para sus soluciones ERP, incluido BisTrack, un ERP especializado para la industria de la madera, el hardware y los materiales de construcción. La solución Smart IP&O viene completa con una integración bidireccional con BisTrack. Esto permite a los clientes de Epicor aprovechar las mejores aplicaciones de optimización de inventario diseñadas específicamente para su propósito. Con Epicor Smart IP&O puede generar pronósticos que capturen tendencias y estacionales sin configuraciones manuales. Podrá recalibrar automáticamente las políticas de inventario utilizando modelos estadísticos y probabilísticos de vanguardia probados en el campo que fueron diseñados para planificar con precisión demanda intermitente. Las existencias de seguridad tendrán en cuenta con precisión la variabilidad de la oferta y la demanda, las condiciones comerciales y las prioridades. Puedes aprovechar la planificación impulsada por el nivel de servicio para que tenga suficiente stock o activar métodos de optimización que prescriben las políticas de almacenamiento y niveles de servicio más rentables que consideran el costo real de mantener el inventario. Puede respaldar las compras de materias primas con pronósticos precisos de la demanda en horizontes más largos y ejecutar escenarios hipotéticos para evaluar estrategias alternativas antes de ejecutar el plan.

Los clientes inteligentes de IP&O obtienen habitualmente rendimientos anuales de siete cifras gracias a la reducción de los plazos, el aumento de las ventas y el menor exceso de existencias, al mismo tiempo que obtienen una ventaja competitiva al diferenciarse por un mejor servicio al cliente. Para ver un seminario web grabado organizado por el Grupo de Usuarios de Epicor que describe la plataforma de optimización de inventario y planificación de la demanda de Smart, por favor regístrese aquí.