Con el mundo una vez más bajo las garras de la manía Jedi, podemos tomarnos un momento para pensar qué poderes especiales se necesitan para convertir a un profesional de inventario ordinario en un Optimizador de inventario.

hay mucho que saber

La competencia en las artes del inventario requiere el dominio de una gran cantidad de conocimientos: conocimiento del producto, conocimiento de proveedores y clientes, habilidades de trabajo en equipo y una comprensión visceral de la dinámica estocástica de la demanda de inventario. Uno de los tipos de conocimiento más fundamentales es el autoconocimiento corporativo, especialmente saber hacia dónde quiere que vaya su organización.

como saberlo

Gran parte de ese conocimiento se basa en la comprensión de la información operativa: cómo recopilarla, interpretarla y discernir sus implicaciones. La mayor parte de esa información está en forma de números duros, generalmente demasiados para absorberlos sin la ayuda de una computadora. Parte de esto proviene de conversaciones con clientes y proveedores, que le permiten saber hacia dónde quieren que vayan sus organizaciones y cómo figura en sus planes. La combinación de grandes cantidades de números con el conocimiento de los objetivos e intenciones de todos proporciona una conciencia situacional.

Cómo usar el conocimiento

El conocimiento de la situación debe traducirse en decisiones operativas detalladas para cada artículo del inventario. Para cada artículo, debe decidir una política de inventario: a medida que disminuye el inventario, ¿en qué momento debemos pedir más? ¿Cuánto más? ¿Cómo respondemos a los desabastecimientos?

En los viejos tiempos, estas decisiones generalmente se tomaban en base al instinto. Podrías decir, o esperar, que estas decisiones fueron guiadas por La Fuerza. Desafortunadamente, lo que los buenos viejos tiempos a menudo legaban al presente no era más que una mezcolanza de incoherencias y políticas disfuncionales. Si no hay "intentar, solo hacer o no hacer", entonces la historia de la gestión de inventario ha visto muchos no hacer.

En lugar de esperar una inspiración mística, el camino a seguir es organizar sistemáticamente toda esa información en modelos de probabilidad completos y precisos de la dinámica del inventario. Dichos modelos pueden relacionar todas las palancas clave de rendimiento con los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Cómo puede ayudar el análisis de software

El análisis de software puede relacionar los impulsores clave del rendimiento con las métricas de rendimiento. Los impulsores clave incluyen puntos de pedido o mínimos, cantidades de pedido o máximos, plazos de reabastecimiento y el nivel y la variabilidad de la demanda. También son importantes los costos de mantener, ordenar y quedarse sin inventario. Usando valores numéricos para estas entradas clave, el software de inventario puede estimar los valores correspondientes de nivel de servicio, tasa de llenado, costos operativos de inventario e inversión total de capital de inventario. En otras palabras, el software puede convertir las decisiones de diseño en consecuencias.

Ahora, algunas decisiones pueden estar un poco equivocadas, con consecuencias que no son atractivas. Entonces el software se convierte no solo en una herramienta de análisis, sino también en una herramienta de diseño. Es decir, le permite jugar un poco, explorando diferentes decisiones y buscando diseños de sistemas que produzcan mejores resultados.

Aquí es donde reaparece la confianza en The Force en la práctica, porque se queda usando el software para ayudarlo a intuir su camino hacia buenos diseños de sistemas. A esto lo llamamos "optimización de búsqueda y picoteo". Equivale a un juego de adivinanzas en el que intenta cambiar uno o más de los controladores para ver si los KPI mejoran o empeoran.

El software de inventario más avanzado puede llevarlo al siguiente nivel. Es optimización del inventario software. Elimina las conjeturas al automatizar la búsqueda a través del gran "espacio de diseño" para encontrar diseños de sistemas deseables para todos sus artículos.

Por ejemplo, puede pedirle al software que encuentre esa combinación de punto de pedido y cantidad de pedido que minimice el costo total de administrar un artículo (es decir, la suma de los costos de mantenimiento, pedido y escasez) mientras asegura que la posibilidad de un desabastecimiento sea tolerable. bajo. Incluso si sus poderes de Jedi eventualmente lo llevaran al mismo diseño, ¿realmente quiere abrirse camino a través de los 20,000 elementos que está administrando? Deja que R2D2 lo resuelva todo: para eso están los droides.

¿Por qué todavía necesitamos nuestros sables de luz?

A pesar de todas las ganancias de productividad del software de optimización de inventario, aún puede sentir la necesidad de tomar el sable de luz en la mano y terminar el diseño de la política de inventario para artículos seleccionados. Es posible que desee hacer esto por varias razones.

Una es ver qué tan sensible es el diseño óptimo a pequeños cambios. Por ejemplo, los diseños más eficientes pueden requerir más pedidos de los que su departamento de compras puede manejar cómodamente en un año. Por lo tanto, es posible que desee ver cuánto se deteriora el rendimiento si hace una concesión práctica y especifica una cantidad de pedido mayor.

Existen diferencias clave entre este tipo de análisis de "posoptimidad" y la elaboración artesanal a la antigua de las políticas de inventario individuales. Por un lado, el punto de partida es un diseño muy inteligente, no una suposición. Por otro lado, puede seleccionar y elegir los artículos que llaman su atención personal, con la seguridad de que todo lo demás está bien provisto.

A menudo nos preguntan cuál es la diferencia entre estas dos métricas de rendimiento importantes para la planificación del inventario. Si bien ambos son importantes para medir qué tan exitosa es una empresa para satisfacer la demanda, su significado es muy diferente. Si no se comprende e incorpora en el proceso de planificación estratégica del inventario, el inventario se asignará de manera ineficiente, lo que dará como resultado un servicio al cliente más bajo y costos de mantenimiento más altos. Hemos ilustrado la diferencia en esta grabación de 4 minutos usando Microsoft Excel.

Smart Operational Analytics calcula automáticamente los niveles de servicio históricos y las tasas de llenado en cualquier artículo. Para ver cómo calcula estas y otras métricas operativas, incluidas las rotaciones de inventario, el rendimiento del proveedor y más, regístrese a continuación para ver una demostración de cinco minutos. La demostración mostrará cómo nuestra plataforma en la nube calcula e informa continuamente estas métricas en miles de artículos, lo que lo ayuda a identificar oportunidades para mejorar el nivel de servicio y reducir el inventario.

Muchas empresas adoptan la filosofía de “es mejor tenerlo y no necesitarlo, que necesitarlo y no tenerlo”. Las iniciativas de planificación, como la implementación de software de optimización de inventario para optimizar los puntos de pedido, las existencias de seguridad y las cantidades de pedido, a menudo se consideran estrechamente enfocadas en reducir el inventario y no se persiguen. Los costos de desabastecimiento pueden muy bien ser extremadamente altos. Sin embargo, los recursos son finitos. El costo de oportunidad de mantener demasiado de un producto significa menos espacio, efectivo y recursos para otro producto. El exceso de existencias en un artículo reduce la capacidad de proporcionar niveles adecuados de servicio en otros artículos. Justificar el exceso de existencias afirmando que es bueno para el cliente es, en el mejor de los casos, una mala excusa que perjudica al cliente e ignora de qué se trata realmente la optimización del inventario: reasignar adecuadamente las inversiones de inventario.

Rendimientos decrecientes e inventario

Cada unidad adicional de inventario que lleva compra proporcionalmente menos servicio. El software de optimización de inventario puede ayudarlo a comprender el riesgo exacto de agotamiento de existencias dado un cierto nivel de existencias. Por ejemplo, digamos que su riesgo de desabastecimiento con 20 unidades de inventario es 10%. Si agrega otras 10 unidades y lleva 30 unidades, el riesgo de desabastecimiento podría reducirse a la mitad a 5%. Si luego agrega 10 adicionales para un total de 40 unidades, el riesgo de desabastecimiento solo puede reducirse a 4%. En algún momento, el inventario adicional simplemente no vale el servicio adicional que compra. Esto es así especialmente si el efectivo utilizado para comprar esas 10 unidades adicionales para obtener un pequeño aumento en el nivel de servicio de un artículo podría haberse gastado en otro artículo igualmente importante para un mayor aumento en el servicio.

Llevar más de lo que necesita significa que no está administrando los activos de manera eficiente, lo que cuesta dinero, lo que significa que no puede ofrecer el mejor precio a su cliente, lo que perjudica su capacidad para vencer a la competencia. También significa que hay menos dinero para invertir en otros artículos. Esto da como resultado el adagio común "Tenemos demasiado de lo que no necesitamos y no lo suficiente de lo que hacemos".

La optimización del inventario tiene que ver con la reasignación

El ejemplo presentado en la imagen principal del blog destaca los beneficios de reasignar el inventario. Nosotros usamos pronóstico de probabilidad para estimar los niveles de servicio y los costos de inventario que resultarían de la política actual de almacenamiento. Luego llevamos a cabo un escenario hipotético modificando la política. En el punto de referencia que se muestra en la primera columna, se pronosticó que los niveles de existencias actuales producirían un nivel de servicio de 84,78% y requerían $1,67 millones en inventario. Casi 12% de los números de artículos habían alcanzado su punto de rendimiento decreciente y se pronosticó que alcanzarían un nivel de servicio de 100%. Al imponer un nivel de servicio máximo de 99% y un nivel de servicio mínimo de 80%, reasignamos el inventario. Como resultado, la inversión en inventario se redujo a $1,5 millones y el nivel de servicio aumentó en 3%.

El punto exacto de los rendimientos decrecientes diferirá según el artículo, los clientes involucrados y la empresa que toma la decisión de almacenamiento. Es importante comprender los niveles inherentes de riesgo de desabastecimiento que resultan de las políticas de inventario actuales y cómo los cambios en las políticas actuales afectarán el riesgo y los costos. Esto permite remodelar el inventario para maximizar el servicio al mínimo costo posible.

Descargue la hoja de producto de Smart Inventory Optimization aquí: https://smartcorp.com/inventory-optimization/

Resumen

Establecer un objetivo nivel de servicio o tasa de llenado es una decisión estratégica sobre la gestión de riesgos de inventario. Elegir los niveles de servicio puede ser difícil. Los factores relevantes incluyen los niveles de servicio actuales, los plazos de reabastecimiento, las restricciones de costos, el dolor que la escasez le causa a usted y a sus clientes, y su posición competitiva. El establecimiento de objetivos a menudo se aborda mejor como una colaboración entre operaciones, ventas y finanzas. El software de optimización de inventario es una herramienta esencial en el proceso.

Opciones de nivel de servicio

El nivel de servicio es la probabilidad de que no ocurra escasez entre el momento en que solicita más existencias y cuando llega al estante. El rango razonable de niveles de servicio es de alrededor de 70% a 99%. Los niveles por debajo de 70% pueden indicar que no le importan o que no puede manejar a sus clientes. Los niveles de 100% casi nunca son apropiados y generalmente indican un inventario muy inflado.

Factores que influyen en la elección del nivel de servicio

Varios factores influyen en la elección del nivel de servicio para un artículo de inventario. Estos son algunos de los más importantes.

Niveles de servicio actuales:
Un lugar razonable para comenzar es averiguar cuáles son sus niveles de servicio actuales para cada artículo y en general. Si ya está en buena forma, entonces el trabajo se convierte en el más fácil de ajustar una solución que ya es buena. Si se encuentra en malas condiciones ahora, establecer los niveles de servicio puede ser más difícil. Sorprendentemente, pocas empresas tienen datos sobre esta importante métrica en toda su flota de artículos de inventario. Lo que sucede a menudo es que los puntos de reorden crecen de forma aleatoria a partir de las elecciones realizadas en la prehistoria corporativa y rara vez, a veces nunca, se revisan y actualizan sistemáticamente. Dado que los puntos de pedido son un determinante importante de los niveles de servicio, se deduce que los niveles de servicio "simplemente suceden". El software de optimización de inventario puede convertir sus puntos de pedido y plazos de entrega actuales en estimaciones sólidas de sus niveles de servicio actuales. Este análisis a menudo revela un subconjunto de elementos con niveles de servicio demasiado altos o demasiado bajos, en cuyo caso tiene orientación sobre qué elementos ajustar hacia abajo o hacia arriba, respectivamente.

Plazos de reabastecimiento:
Algunas empresas ajustan los niveles de servicio para que coincidan plazos de reabastecimiento. Si toma mucho tiempo hacer o comprar un artículo, entonces toma mucho tiempo recuperarse de una escasez. En consecuencia, elevan los niveles de servicio en los artículos con mucho tiempo de entrega y los reducen en los artículos para los que los retrasos serán breves.

Restricciones de costo:
El software de optimización de inventario puede encontrar las formas más económicas de alcanzar objetivos de alto nivel de servicio, pero los objetivos agresivos inevitablemente implican costos más altos. Es posible que los costos limiten su elección de objetivos de nivel de servicio. Los costos vienen en varios sabores. La “inversión en inventario” es el valor en dólares del inventario. Los “costos operativos” incluyen tanto los costos de mantenimiento como los costos de pedido. Las restricciones a la inversión en inventario a menudo se imponen a los ejecutivos de inventario y siempre implican límites máximos en los objetivos de nivel de servicio; el software puede hacer explícitas estas relaciones pero no eliminar la necesidad de elegir. Es menos común oír hablar de techos en los costos operativos, pero siempre son al menos un factor secundario que aboga por niveles de servicio más bajos.

Costos de escasez:
Los costos de escasez dependen de si su política de escasez requiere pedidos pendientes o pérdida de ventas. En cualquier caso, los costos de escasez funcionan en contra de la inversión en inventario y los costos operativos al argumentar por niveles de servicio más altos. Es posible que estos costos no siempre se expresen en términos de dólares, como en el caso de los suministros médicos/quirúrgicos, donde los costos de escasez se denominan en términos de morbilidad y mortalidad.

Competencia:
Cuanto más cerca esté su empresa de dominar su mercado, más podrá reducir los niveles de servicio para ahorrar dinero. Sin embargo, retroceder demasiado conlleva riesgos: alienta a los clientes potenciales a buscar en otra parte y alienta a los competidores. Por el contrario, la alta disponibilidad de productos puede contribuir en gran medida a reforzar la posición de un jugador menor.

Orientación colaborativa

Los ejecutivos de inventario pueden ser los encargados de establecer los objetivos de nivel de servicio, pero puede ser mejor colaborar con otras funciones al realizar estas llamadas. Finanzas puede compartir cualquier "línea roja" al principio del proceso, y se les debe asignar la tarea de estimar los costos de mantenimiento y pedidos. Las ventas pueden ayudar a estimar los costos de escasez al explicar las reacciones probables de los clientes ante los pedidos pendientes o la pérdida de ventas.

El papel del software de planificación y optimización de inventario

Sin un software de optimización de inventario, establecer objetivos de nivel de servicio es pura conjetura: es imposible saber cómo se desarrollará un objetivo dado en términos de inversión en inventario, costos operativos, costos de escasez. El software puede calcular las curvas de compensación cuantitativas y detalladas requeridas para tomar decisiones informadas o incluso recomendar el nivel de servicio objetivo que resulte en el costo total más bajo considerando los costos de mantenimiento, los costos de pedido y los costos de desabastecimiento. Sin embargo, no todas las soluciones de software son iguales. Puede ingresar un nivel de servicio 99% definido por el usuario en su sistema de planificación de inventario o el sistema podría recomendar un servicio objetivo, pero eso no significa que realmente alcanzará ese nivel de servicio establecido. De hecho, es posible que ni siquiera se acerque a alcanzarlo y logre un nivel de servicio mucho más bajo. ¡Hemos observado situaciones en las que un nivel de servicio objetivo de 99% en realidad logró un nivel de servicio de solo 82%! Cualquier decisión que se tome como resultado del objetivo dará como resultado una mala asignación no intencionada del inventario, consecuencias muy costosas y muchas explicaciones por hacer. Así que asegúrese de consultar nuestro próximo artículo de blog sobre cómo medir la precisión de su pronóstico de nivel de servicio para no cometer este costoso error.

Al implementar la optimización del inventario, la presión está en obtener resultados. A medida que la temporada de las Grandes Ligas de Béisbol comienza su tramo final hacia los playoffs, pensamos que esta analogía podría ayudar a reforzar un punto importante sobre el ritmo de implementación de un nuevo proceso de optimización de inventario.

La situación

Es la parte baja de la novena y su equipo está abajo por una carrera. Te acercas al primer bate de home. Con el rugido de la multitud y la emoción en el aire, te sientes tentado a batear con fuerza para ese escurridizo jonrón. A medida que profundiza en la caja de bateo, sopesa las opciones y decide un mejor enfoque: sea paciente y haga todo lo posible para obtener una base. No tratas de conectar un jonrón y te enfocas en hacer un buen contacto con la pelota. Sabes que en esta situación, uno solo servirá. Al llegar a la base, ayuda a desarrollar la confianza del equipo. Lo más importante es que pones al equipo en una mejor posición para ganar el juego que hacer un swing agresivo pero arriesgado con el bate.

3 razones para un enfoque progresivo para la optimización del inventario

Cuando hay presión para optimizar el inventario, es posible que desee moverse rápido como el bateador que quiere conectar ese jonrón. Y en algunos casos, balancearse por las cercas podría ser el enfoque recomendado. La mayoría de las veces, un enfoque progresivo para la optimización del inventario es más efectivo. Aquí hay tres razones por las cuales:

1. Genera confianza en el usuario y genera impulso.
2. El éxito temprano gana el tiempo necesario para obtener la aceptación total de la gerencia
3. La implementación corporativa de un nuevo proceso requiere evidencia progresiva de éxito

Ejemplo de la industria

Un ejemplo de ello es una empresa multinacional que ofrece servicios de reparación de PC y dispositivos electrónicos al día siguiente. Nunca saben lo que vendrá a reparar, pero necesitan establecer una política de inventario para cumplir con su compromiso de servicio al día siguiente para miles de piezas, mientras mantienen el inventario al mínimo. Han elegido nuestro software de optimización de inventario para ayudar y están en proceso de implementación. El equipo de planificación ha adoptado este enfoque progresivo, trabajando marca por marca para establecer puntos de pedido y cantidades de pedido óptimos utilizando el motor de pronóstico de probabilidad de Smart. Seleccionaron una marca para ilustrar el proceso y mostrar los resultados: comenzando con 26 artículos, filtraron 14 partes con poco o ningún historial de demanda. Al evaluar los 12 restantes, mostraron cómo reducir el inventario en $51,000 mientras aumentaban los niveles de servicio. Si bien la reducción de $51,000 fue solo una pequeña proporción del beneficio general, se entendió fácilmente y presentarla ayudó a obtener apoyo para desarrollar su implementación de optimización de inventario, marca por marca en toda la empresa.

La confianza es clave

La confianza del usuario es clave y esto viene con el dominio del uso del software de optimización de inventario y poder presentar resultados. También lo es la confianza de la gerencia. Nos hemos encontrado con situaciones en las que los escenarios de optimización han mostrado claramente oportunidades para grandes ahorros de inventario, pero el personal se mostró reacio a aprovecharlas. ¿Por qué? Porque estarían reduciendo el inventario, y eso parecía arriesgado. Nuevamente, seleccionar un subconjunto de elementos, trabajar en el proceso de optimización y obtener el apoyo de la administración de arriba hacia abajo para hacer el cambio marcó la diferencia. Y como resultado, reducirán sustancialmente su inventario.

El éxito de Inventory Optimization se logra con un equipo motivado, la tecnología adecuada y la ejecución sólida de un buen plan. Un enfoque progresivo de la implementación reduce el riesgo, valida el plan y proporciona la base para un programa eficaz de planificación y optimización del inventario.

Descargue la hoja de producto de Smart Inventory Optimization aquí: https://smartcorp.com/inventory-optimization/