Así como el renombrado astrónomo Copérnico transformó nuestra comprensión de la astronomía al colocar el sol en el centro de nuestro universo, hoy lo invitamos a volver a centrar su enfoque en la gestión de inventario. Y aunque no es tan esclarecedor, este consejo ayudará a su empresa a evitar quedar atrapada en la atracción gravitacional de los problemas de inventario, orbitando constantemente entre desabastecimientos, exceso de gravedad y los gastos cósmicos inesperados de la aceleración.

En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de elaboración de un plan de inventario de repuestos que priorice las métricas de disponibilidad, como los niveles de servicio y las tasas de cumplimiento, al tiempo que garantiza la rentabilidad. Nos centraremos en un enfoque para la planificación de inventario llamado Optimización de inventario basada en el nivel de servicio. A continuación, analizaremos cómo determinar qué piezas debe incluir en su inventario y cuáles podrían no ser necesarias. Por último, exploraremos formas de mejorar consistentemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En las empresas orientadas a los servicios, las consecuencias del desabastecimiento suelen ser muy importantes. Lograr altos niveles de servicio depende de tener las piezas adecuadas en el momento adecuado. Sin embargo, tener las piezas adecuadas no es el único factor. Su equipo de cadena de suministro debe desarrollar un plan de inventario consensuado para cada pieza y luego actualizarlo continuamente para reflejar los cambios en tiempo real en la demanda, el suministro y las prioridades financieras.

Gestión del inventario con planificación basada en el nivel de servicio combina la capacidad de planificar miles de elementos con modelado estratégico de alto nivel. Esto requiere abordar los problemas centrales que enfrentan los ejecutivos de inventario:

• Falta de control sobre el suministro y los plazos de entrega asociados.
• Demanda intermitente impredecible.
• Prioridades conflictivas entre los equipos mecánicos/de mantenimiento y la gestión de materiales.
• Enfoque reactivo de “esperar y ver” para la planificación.
• Inventario mal asignado, lo que provoca desabastecimiento y exceso.
• Falta de confianza en los sistemas y procesos.

La clave para una gestión óptima de repuestos es lograr el equilibrio entre brindar un servicio excelente y controlar los costos. Para hacer esto, debemos comparar los costos del desabastecimiento con el costo de mantener un inventario adicional de repuestos. Los costos de un desabastecimiento serán mayores para repuestos críticos o de emergencia, cuando existe un acuerdo de nivel de servicio con clientes externos, para piezas utilizadas en múltiples activos, para piezas con plazos de entrega de proveedores más largos y para piezas con un solo proveedor. El costo del inventario se puede evaluar considerando los costos unitarios, las tasas de interés, el espacio de almacén que se consumirá y el potencial de obsolescencia (por ejemplo, las piezas utilizadas en una flota que pronto se retirará tienen un mayor riesgo de obsolescencia).

Para arbitrar cuántas existencias se deben almacenar para cada pieza, es fundamental establecer un consenso sobre las métricas clave deseadas que expongan las compensaciones que la empresa debe hacer para lograr los KPI deseados. Estos KPI incluirán niveles de servicio que le indican con qué frecuencia satisface las necesidades de uso sin quedarse corto de existencias, tasas de cumplimiento que le indican qué porcentaje de la demanda se satisface y costos de pedidos que detallan los gastos incurridos cuando realiza y recibe pedidos de reabastecimiento. También tiene costos de retención, que abarcan gastos como obsolescencia, impuestos y almacenamiento, y costos de escasez que pertenecen a los gastos incurridos cuando se produce un desabastecimiento.

Una empresa de MRO o un equipo de planificación de piezas de posventa podría desear un nivel de servicio 99% en todas las piezas; es decir, el riesgo mínimo de desabastecimiento que están dispuestos a aceptar es 1%. Pero ¿qué pasa si la cantidad de inventario necesaria para respaldar ese nivel de servicio es demasiado costosa? Para tomar una decisión informada sobre si habrá un retorno de esa inversión adicional en inventario, necesitará conocer los costos de desabastecimiento y compararlos con los costos de inventario. Para obtener los costos de desabastecimiento, multiplique dos elementos clave: el costo por desabastecimiento y el número proyectado de desabastecimientos. Para obtener el valor del inventario, multiplique las unidades requeridas por el costo unitario de cada pieza. Luego determine los costos anuales de mantenimiento (normalmente 25-35% del costo unitario). Elija la opción que produzca un costo total más bajo. En otras palabras, si el beneficio asociado con agregar más existencias (reducción de costos de escasez) supera el costo (mayores costos de mantenimiento de inventario), entonces hágalo. Una comprensión profunda de estas métricas y las compensaciones asociadas sirve como brújula para la toma de decisiones.

El software moderno ayuda en este proceso al permitirle simular una multitud de escenarios futuros. Al hacerlo, puede evaluar qué tan bien es probable que funcionen sus estrategias actuales de almacenamiento de inventario frente a diferentes patrones de oferta y demanda. Si algo se queda corto o sale mal, es hora de recalibrar su enfoque, teniendo en cuenta los datos actuales sobre el historial de uso, los plazos de entrega de los proveedores y los costos para evitar situaciones de desabastecimiento y exceso de existencias.

Mejore constantemente su plan de inventario basado en el nivel de servicio.

En conclusión, es crucial evaluar continuamente su plan basado en el nivel de servicio. Al construir y perfeccionar sistemáticamente escenarios de rendimiento, puede definir métricas y objetivos clave, comparar el rendimiento esperado y automatizar el cálculo de las políticas de almacenamiento para todos los artículos. Este proceso iterativo implica monitorear, revisar y repetir cada ciclo de planificación.

La profundidad de su análisis dentro de estas políticas de almacenamiento depende de los datos a su disposición y de las capacidades de configuración de su sistema de planificación. Para lograr resultados óptimos, es imperativo mantener un análisis de datos continuo. Esto implica que un enfoque manual para el examen de datos suele ser insuficiente para las necesidades de la mayoría de las organizaciones.

Para obtener información sobre cómo Smart Software puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su cadena de suministro de servicios con una planificación basada en servicios y más, visite los siguientes blogs.

–   "Explicando qué significa nivel de servicio en su software de optimización de inventario"  Las recomendaciones de almacenamiento pueden resultar desconcertantes, especialmente cuando chocan con las necesidades del mundo real. En esta publicación, desglosaremos qué significa el nivel de servicio 99% y por qué es crucial para administrar el inventario de manera efectiva y mantener a los clientes satisfechos en el panorama competitivo actual.

– “Planificación basada en el nivel de servicio para empresas de repuestos” La planificación de piezas de servicio basada en el nivel de servicio es un proceso de cuatro pasos que va más allá de la previsión simplificada y las existencias de seguridad como regla general. Proporciona a los planificadores de repuestos soporte para tomar decisiones ajustadas al riesgo y basadas en datos.

–   “Cómo elegir un nivel de servicio objetivo.“Esta es una decisión estratégica sobre la gestión del riesgo de inventario, considerando los niveles de servicio actuales y las tasas de cumplimiento, los plazos de reabastecimiento y las compensaciones entre capital, existencias y costos de oportunidad. Aprenda enfoques que puedan ayudar.

–   “La métrica de precisión de pronóstico adecuada para la planificación de inventarios”.  Sólo porque establezca un objetivo de nivel de servicio no significa que realmente lo alcanzará. Si está interesado en optimizar los niveles de stock, concéntrese en la precisión de la proyección del nivel de servicio. Aprender cómo.

Apuesto a que sus equipos de mantenimiento y reparación estarían de acuerdo con incurrir en mayores riesgos de falta de existencias uno alguno piezas de repuesto si supieran que los ahorros de reducción de inventario se utilizarían para distribuir la inversión en inventario de manera más efectiva para otro repuestos y aumentar los niveles generales de servicio.

Duplicaré que su equipo de finanzas, a pesar de que siempre se enfrenta al desafío de reducir los costos, respaldaría un aumento saludable del inventario si pudiera ver claramente que los ingresos se benefician de un mayor tiempo de actividad, menos agilidades y mejoras en el nivel de servicio claramente superan los costos de inventario adicionales y riesgo

La curva de compensación de piezas de repuesto permitirá a los equipos de planificación de repuestos comunicar adecuadamente los riesgos y costos de cada decisión de inventario. Es una misión crítica para la planificación de piezas y la única forma de ajustar los parámetros de almacenamiento de forma proactiva y precisa para cada pieza. Sin él, los planificadores, para todos los efectos, están "planificando" con los ojos vendados porque no podrán comunicar las verdaderas compensaciones asociadas con las decisiones de almacenamiento.

Por ejemplo, si se recomienda un aumento propuesto a los niveles mínimos/máximos de un importante grupo de productos básicos de repuestos, ¿cómo sabe si el aumento es demasiado alto, demasiado bajo o correcto? ¿Cómo se puede afinar el cambio para miles de repuestos? No lo harás y no puedes. Su toma de decisiones de inventario se basará en decisiones reactivas, viscerales y generales que causan que los niveles de servicio se resientan y los costos de inventario se disparen.

Entonces, ¿qué es exactamente una curva de compensación de repuestos?

Es una predicción numérica basada en hechos que detalla cómo los cambios en los niveles de existencias influirán en el valor del inventario, los costos de mantenimiento y los niveles de servicio. Por cada cambio de unidad en el nivel de inventario hay un costo y un beneficio. La curva de compensación de repuestos identifica estos costos y beneficios a través de diferentes niveles de existencias. Permite a los planificadores descubrir el nivel de existencias que mejor equilibra los costes y los beneficios de cada artículo individual.

Aquí hay dos ejemplos simplificados. En la Figura 1, la curva de compensación de repuestos muestra cómo cambia el nivel de servicio (probabilidad de no agotarse) según el nivel de pedido. Cuanto mayor sea el nivel de reorden, menor será el riesgo de falta de existencias. Es fundamental saber cuánto servicio está ganando dada la inversión en inventario. Aquí puede justificar que un aumento de inventario de un punto de pedido de 35 a 45 bien vale la pena la inversión de 10 unidades adicionales de stock porque los niveles de servicio saltan de poco menos de 70% a 90%, lo que reduce el riesgo de falta de existencias para la pieza de repuesto de 30% a 10%!

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Figura 1: Costo versus nivel de servicio

Figura 2: Nivel de servicio frente al tamaño del inventario

En este ejemplo (Figura 2), la curva de compensación expone un problema común con el inventario de repuestos. A menudo, los niveles de existencias son tan altos que generan rendimientos negativos. Después de una cierta cantidad de existencias, cada unidad adicional de existencias no compra más beneficios en forma de un mayor nivel de servicio. Las disminuciones de inventario pueden justificarse cuando está claro que el nivel de existencias ha superado con creces el punto de rendimientos decrecientes. Una curva de compensación precisa expondrá el punto en el que ya no es ventajoso agregar stock.

Mediante el aprovechamiento #pronóstico probabilístico para impulsar la planificación de piezas, puede comunicar estas compensaciones con precisión, hacerlo a escala en cientos de miles de piezas, evitar malas decisiones de inventario y equilibrar los niveles de servicio y los costos. En Smart Software, nos especializamos en ayudar a los planificadores de repuestos, directores de administración de materiales y ejecutivos financieros que administran MRO, repuestos y repuestos para comprender y explotar estas relaciones.

¿Cuál es la diferencia y por qué es importante para la planificación del inventario?

Aquellos que son nuevos en el juego de planificación de piezas a menudo se confunden con las muchas variaciones en los nombres de las piezas. Este blog señala distinciones que tienen o no importancia operativa para alguien que administra una flota de piezas de repuesto y cómo esas diferencias afectan la planificación del inventario.

Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia entre piezas de "repuesto" y piezas de "reemplazo"? En este caso, la diferencia es su origen. Se compraría una pieza de repuesto al fabricante del equipo, mientras que una pieza de repuesto se compraría a otra empresa. Para alguien que administra una flota de repuestos, la diferencia sería dos entradas diferentes en su base de datos de piezas: la fuente sería diferente y el precio unitario probablemente sería diferente. Es posible que también haya una diferencia en la vida útil de las piezas de las dos fuentes. Las piezas "OEM" pueden ser más duraderas que las piezas más baratas del "mercado de accesorios". (Ahora tenemos cuatro términos diferentes que describen estas piezas). Estas distinciones serían importantes para optimizar un inventario de repuestos. El software que calcula los puntos de pedido óptimos y las cantidades de los pedidos llegaría a diferentes respuestas para piezas con diferentes costos unitarios y diferentes tasas de reemplazo.

Quizás la distinción más grande es entre partes "consumibles" y "reparables" o "giratorias". La distinción clave entre ellos es su costo. Es una tontería tratar de reparar un tornillo desgastado; simplemente tíralo y usa otro. Pero también es una tontería tirar un componente de $50,000 si se puede reparar por $5,000. Optimizar la gestión de inventario para flotas de cada tipo de pieza requiere matemáticas muy diferentes. Con los consumibles, las partes pueden considerarse anónimas e intercambiables. Con los “giratorios”, cada parte debe modelarse esencialmente de forma individual. Tratamos a cada uno como un ciclo a través de estados de "operativo", "en reparación" y "en espera/repuesto". Las decisiones sobre piezas reparables a menudo se manejan mediante un proceso de presupuesto de capital, y la pregunta analítica más destacada es "¿cuál debería ser el tamaño de nuestro grupo de repuestos?"

Hay otras distinciones que se pueden hacer entre las partes. La criticidad es un atributo importante. Las consecuencias de la falla de una pieza pueden variar desde “podemos tomarnos nuestro tiempo para obtener un reemplazo” hasta “esto es una emergencia; que esas máquinas vuelvan a funcionar pronto”. Al determinar cómo administrar las piezas, siempre debemos lograr un equilibrio entre los beneficios de tener un mayor stock de piezas y los costos en dólares. La criticidad cambia el equilibrio hacia ir a lo seguro con inventarios más grandes. A su vez, esto dicta objetivos de planificación más altos para las métricas de disponibilidad de piezas, como los niveles de servicio y las tasas de llenado, lo que conducirá a mayores puntos de pedido y/o cantidades de pedidos.

Si buscas en Google “tipos de repuestos”, descubrirás otras clasificaciones y distinciones. Desde nuestra perspectiva en Smart Software, las palabras importan menos que los números asociados con las piezas: costos unitarios, tiempo medio antes de la falla, tiempo medio de reparación y otros aportes técnicos a nuestros productos que resuelven cómo administrar las piezas para obtener el máximo beneficio.