La pandemia de Covid19 ha puesto un estrés inusual en las agencias de transporte público. Este estrés obliga a las agencias a revisar nuevamente sus procesos de planificación de piezas de repuesto, que es un factor clave para garantizar el tiempo de actividad y equilibrar los costos de inventario de piezas de servicio.

Este blog se centra en los sistemas de autobuses y sus prácticas para la gestión y planificación de piezas de repuesto. Sin embargo, aquí hay lecciones para otros tipos de transporte público, incluidos el tren y el tren ligero.

En 1995, la Junta de Investigación del Transporte (TRB) del Consejo Nacional de Investigación publicó un informe que aún tiene relevancia. Proporciones de autobuses de repuesto específicas del sistema: una síntesis de la práctica de tránsito fijado

El propósito de este estudio fue documentar y examinar las variables críticas específicas del sitio que afectan la cantidad de vehículos de repuesto que los sistemas de autobuses necesitan para mantener los requisitos máximos de servicio. … Si bien los gerentes de tránsito generalmente reconocieron que dimensionar correctamente la flota en realidad mejora las operaciones y reduce los costos, muchos informaron dificultades para lograr y mantener de manera constante una proporción de repuesto del 20 por ciento, como recomienda la FTA… Quienes respondieron a la encuesta abogaron por que se ponga más énfasis en el desarrollo de técnicas de mantenimiento de autobuses mejoradas e innovadoras, que los ayudarían a minimizar el tiempo de inactividad y mejorar la disponibilidad de los vehículos, lo que finalmente conduciría a vehículos de repuesto reducidos y costos de mano de obra y materiales.

Las pautas sumamente simplificadas como "mantener los autobuses de repuesto 20%" son fáciles de entender y medir, pero enmascaran tácticas más detalladas que pueden proporcionar políticas más personalizadas que administren mejor el dinero de los contribuyentes gastado en repuestos al tiempo que garantizan los más altos niveles de disponibilidad. Si se puede mejorar la confiabilidad operativa para cada bus, se necesitarán menos repuestos.

Una forma de mantener cada autobús en funcionamiento con más frecuencia es mejorar la gestión de los inventarios de piezas de repuesto, específicamente pronosticando el uso de piezas de servicio y las políticas de reabastecimiento requeridas con mayor precisión. Aquí es donde la gestión moderna de la cadena de suministro puede hacer una contribución significativa. El TRB señaló esto en su informe:

Muchas agencias han logrado limitar la dependencia del exceso de vehículos de repuesto. Esos funcionarios de tránsito están de acuerdo en que varios factores e iniciativas han llevado a su éxito y son fundamentales para el éxito de cualquier programa [incluido] … Uso eficaz de tecnología avanzada para gestionar funciones críticas de mantenimiento, incluido el reemplazo ordenado y oportuno de piezas… La falta de disponibilidad de piezas de repuesto y otros componentes cuando se necesitan afectará negativamente cualquier programa de mantenimiento.

Siempre que los gerentes sean conscientes de los problemas y estén atentos a las herramientas disponibles para ellos, la probabilidad de que los autobuses se queden sin existencias disminuirá considerablemente”.

La gestión eficaz del inventario de piezas de repuesto requiere un equilibrio entre "tener suficiente" y "tener demasiado". Lo que puede hacer el software moderno de planificación de piezas de servicio es hacer visible la compensación entre estos dos objetivos para que los gerentes de tránsito puedan tomar decisiones basadas en hechos sobre los inventarios de piezas de repuesto.

Hay suficientes complicaciones para encontrar el equilibrio adecuado como para requerir ir más allá de las reglas generales simples como "mantener a mano la demanda de diez días" o "volver a pedir cuando tenga menos de cinco unidades en stock". Los factores que impulsan estas decisiones incluyen tanto la demanda promedio de una pieza, la volatilidad de esa demanda, el tiempo promedio de reabastecimiento (que puede ser un problema cuando la pieza llega en un barco lento desde Alemania), la variabilidad en el tiempo de entrega y varios factores de costo: costos de mantenimiento, costos de pedidos y costos de escasez (p. ej., tarifas perdidas, pérdida de buena voluntad pública).

El innovador software de planificación de piezas de repuesto y análisis de la cadena de suministro utiliza métodos avanzados de predicción probabilística y optimización estocástica para gestionar estas complejidades y proporcionar una mayor disponibilidad de piezas a un costo menor. Por ejemplo, Metro Transit de Minnesota documentó un aumento de 4 veces en el retorno de la inversión en los primeros seis meses de implementación de un nuevo sistema. Para obtener más información sobre cómo las agencias de transporte público están explotando los análisis innovadores de la cadena de suministro, consulte:

• Optimización en la gestión de piezas en BC Transit
• Software inteligente y Metro Transit
• El software inteligente ayuda a Metro-North Railroad a mantener los trenes funcionando a tiempo

Puede que recuerdes la historia de Goldilocks de tu juventud hace mucho tiempo. A veces la papilla estaba demasiado caliente, a veces demasiado fría, pero solo una vez estaba bien. Ahora que somos adultos, podemos traducir ese cuento de hadas en un principio profesional para la planificación del inventario: puede haber muy poco o demasiado inventario, y hay un nivel de Ricitos de Oro que es “perfecto”. Este blog trata de encontrar ese punto dulce.

Para ilustrar nuestra fábula de la cadena de suministro, considere este ejemplo. Imagine que vende repuestos para mantener los sistemas de sus clientes en funcionamiento. Usted ofrece una parte de servicio en particular que le cuesta $100 pero se vende por un margen de beneficio de 20%. Puede hacer $20 en cada unidad que vende, pero no puede quedarse con el $20 completo debido a los costos operativos de inventario que soporta para poder vender la pieza. Hay costos de mantenimiento para mantener la pieza en buen estado mientras está en stock y costos de pedido para reabastecer las unidades que vende. Finalmente, a veces se pierden ingresos por ventas perdidas debido a desabastecimientos.  

Estos costos operativos pueden estar directamente relacionados con la forma en que administra la pieza en el inventario. Para nuestro ejemplo, suponga que utiliza una política de inventario (Q,R), donde Q es la cantidad del pedido de reposición y R es el punto de pedido. Suponga además que la razón por la que no está fabricando $30 por unidad es que tiene competidores, y los clientes obtendrán la pieza de ellos si no pueden obtenerla de usted.

Tanto sus ingresos como sus costes dependen de formas complejas de sus elecciones de Q y R. Estas determinarán cuánto pide, cuándo y, por tanto, con qué frecuencia pide, con qué frecuencia se agota y, por tanto, cuántas ventas pierde y cuánto dinero en efectivo que atas en el inventario. Es imposible calcular el costo de estas relaciones con conjeturas, pero el software moderno puede hacer que las relaciones sean visibles y calcular las cifras en dólares que necesita para guiar su elección de valores para Q y R. Lo hace ejecutando simulaciones probabilísticas detalladas y basadas en hechos. que predicen los costes y el rendimiento promediando un gran número de escenarios de demanda realistas.  

Con estos resultados en la mano, puede calcular el margen asociado con los valores (Q,R) usando la fórmula simple

Margen = (Demanda - Ventas perdidas) x Beneficio por unidad vendida - Costos de pedido - Costos de mantenimiento.

En esta fórmula, las ventas perdidas, los costos de pedido y los costos de mantenimiento dependen del punto de pedido R y la cantidad de pedido Q.

La Figura 1 muestra el resultado de las simulaciones que fijaron Q en 25 unidades y variaron R de 10 a 30 en pasos de 5. Si bien la curva es bastante plana en la parte superior, ganaría más dinero manteniendo un inventario disponible de alrededor de 25 unidades ( que corresponde al ajuste R = 20). Más inventario, a pesar de un mayor nivel de servicio y menos ventas perdidas, generaría un poco menos de dinero (y vincularía mucho más efectivo), y menos inventario generaría mucho menos.

Figura 1: Mostrando que puede haber muy poco o demasiado inventario disponible

Sin confiar en el software de simulación de inventario, no podríamos descubrir

• a) que es posible llevar muy poco y demasiado inventario
• b) cuál es el mejor nivel de inventario
• c) cómo llegar allí mediante las elecciones adecuadas del punto de pedido R y la cantidad de pedido Q.

Sin una comprensión explícita de lo anterior, las empresas tomarán decisiones de inventario diarias basándose en la intuición y los métodos de regla empírica basados en promedios. Las compensaciones descritas aquí no están expuestas y la combinación resultante de inventario produce un retorno mucho menor, perdiendo cientos de miles a millones por año en ganancias perdidas. Así que sé como Ricitos de Oro. Con los sistemas y las herramientas de software correctos, ¡usted también puede hacerlo bien!