Wat is de schuld van het hebben van te veel van de dingen die je niet nodig hebt en niet genoeg van de dingen die je wel nodig hebt? Variaties in vraag en aanbod worden vaak de schuld gegeven. Deze problemen zijn aanzienlijk en lijken onmogelijk te overwinnen, waardoor veel organisaties eenvoudigweg verkeerd toegewezen voorraden accepteren als een kostenpost voor het zakendoen. Het echte probleem zijn echter niet simpelweg late leveringen door leveranciers en een onvoorspelbare vraag. Dit zijn de 'facts of life' van supply chain planning en het gaat erom hoe uw bedrijf hiermee omgaat. Bekijk de vlog van Greg Hartunian om zijn mening te horen en wat je eraan kunt doen.

Slimme voorraadplanning en -optimalisatie berekent automatisch het voorraadbeleid dat het beste rendement voor uw bedrijf oplevert, rekening houdend met voorraadkosten, bestelkosten en voorraadtekorten. Om het in actie te zien, kunt u zich hieronder registreren om een demonstratie van 12 minuten te bekijken.

De meeste vraagprognoses zijn gedeeltelijk of onvolledig: ze bieden slechts één enkel getal: de meest waarschijnlijke waarde van de toekomstige vraag. Dit wordt een puntvoorspelling genoemd. Gewoonlijk schat de puntvoorspelling de gemiddelde waarde van de toekomstige vraag.

Veel nuttiger is een voorspelling van de volledige waarschijnlijkheidsverdeling van de vraag op elk toekomstig tijdstip. Dit wordt vaker waarschijnlijkheidsvoorspelling genoemd en is veel nuttiger.

Het gemiddelde is niet het antwoord

Het enige voordeel van een puntvoorspelling is de eenvoud. Als uw ERP-systeem ook eenvoudig is, vult de puntprognose het ene getal in dat het ERP-systeem nodig heeft om personeelsplanning of inkoop van grondstoffen te doen.

Het nadeel van een puntvoorspelling is dat het te simpel is. Het negeert aanvullende informatie in de vraaggeschiedenis van een artikel die u een vollediger beeld kan geven van hoe de vraag zich zou kunnen ontvouwen: een kansprognose.

Verder gaan dan het gemiddelde: waarschijnlijkheidsvoorspellingen

Terwijl de puntprognose beperkte informatie geeft, bijv. "De meest waarschijnlijke vraag volgende maand is 15 eenheden", voegt de kansprognose cruciale informatie toe, bijv. "Er is een kans van 20% dat de vraag meer dan 28 eenheden zal bedragen en een kans van 10% dat het kleiner zijn dan 5 eenheden”.

Met deze informatie kunt u risicobeoordelingen en noodplannen maken. Contingency planning is nodig omdat de kans dat de puntvoorspelling daadwerkelijk klopt meestal maar klein is. Een waarschijnlijkheidsvoorspelling kan ook zeggen: "De kans dat de vraag 15 eenheden is, is slechts 10%, ook al is dit de meest waarschijnlijke waarde." Met andere woorden, er is een kans van 90% dat de puntvoorspelling verkeerd is. Dit soort fouten is geen fout in de prognoseberekeningen: het is de realiteit van het omgaan met vraagvolatiliteit. Het zou beter een "onzekerheid" kunnen worden genoemd dan een "fout".

Een operations manager kan de extra informatie in een kansprognose zowel informeel als formeel gebruiken. Informeel, zelfs als een ERP-systeem een enkelvoudige prognose als invoer vereist, zal een verstandige manager enig idee willen hebben van de risico's die aan die puntvoorspelling zijn verbonden, dwz de foutmarge. Een voorspelling van 15 ± 1 eenheid is dus een stuk veiliger dan een voorspelling van 15 ± 10. Het ± gedeelte is een compressie van een probabilistische voorspelling. Afbeelding 1 hieronder toont de vraaggeschiedenis van een item (rode lijn), puntprognoses voor de komende 12 maanden (groene lijn) en hun foutmarges (cyaankleurige lijnen). De laagste prognose van ongeveer 3.300 eenheden komt in juni uit, maar de werkelijke vraag kan wel 800 eenheden hoger of lager zijn.

Bonus: toepassing op voorraadbeheer

Voorraadbeheer vereist dat u de beschikbaarheid van artikelen afzet tegen de voorraadkosten. Het blijkt dat het kennen van de volledige waarschijnlijkheidsverdeling van de vraag over een doorlooptijd van aanvulling essentieel is om bestelpunten (ook wel minuten genoemd) op een rationele, wetenschappelijke basis te bepalen. Figuur 2 toont een waarschijnlijkheidsprognose van de totale vraag gedurende de 33 weken durende aanvultijd voor een bepaald reserveonderdeel. Hoewel de gemiddelde doorlooptijdvraag 3 eenheden is, is de meest waarschijnlijke vraag nul en is een bestelpunt van 14 nodig om ervoor te zorgen dat de kans op voorraad slechts 1% is. Nogmaals, het gemiddelde is niet het antwoord.

Meer weten is altijd beter dan minder weten en de waarschijnlijkheidsvoorspelling geeft net dat beetje extra cruciale informatie. Software kan al meer dan 40 jaar een puntvoorspelling leveren, maar moderne software kan het beter doen en het hele plaatje weergeven.

Figuur 1: De rode lijn toont de vraaggeschiedenis van een gereed product. De groene lijn toont de puntprognoses voor de komende 12 maanden. De blauwe lijnen geven de foutmarges in de 12-puntsvoorspellingen aan.

Afbeelding 2: Een probabilistische prognose van de vraag naar een reserveonderdeel gedurende een aanvultijd van 33 weken. De meest waarschijnlijke vraag is nul, de gemiddelde vraag is 3, maar een bestelpunt van 14 eenheden is vereist om slechts 1% kans te hebben dat de voorraad op is.

Er wordt ons vaak gevraagd wat het verschil is tussen deze twee belangrijke prestatiestatistieken voor voorraadplanning. Hoewel ze beide belangrijk zijn om te meten hoe succesvol een bedrijf is in het voldoen aan de vraag, is hun betekenis heel verschillend. Indien niet begrepen en opgenomen in het strategische voorraadplanningsproces, zal voorraad inefficiënt worden toegewezen, wat resulteert in een lagere klantenservice en hogere transportkosten. We hebben het verschil in deze opname van 4 minuten geïllustreerd met behulp van Microsoft Excel.

Smart Operational Analytics berekent automatisch historische serviceniveaus en opvullingspercentages voor elk item. Om te zien hoe u deze en andere operationele statistieken berekent, waaronder voorraadrotaties, prestaties van leveranciers en meer, kunt u zich hieronder registreren om een demonstratie van vijf minuten te bekijken. De demo laat zien hoe ons cloudplatform deze statistieken continu berekent en rapporteert over duizenden items, zodat u kansen kunt identificeren voor verbetering van het serviceniveau en voorraadvermindering.

In onze vorige blog stelden we de vraag: Hoe weet je zeker dat je echt een beleid hebt voor voorraadplanning en vraagvoorspelling? We legden uit hoe het gebrek aan begrip van een organisatie over de basisprincipes (hoe een prognose tot stand komt, hoe veiligheidsvoorraadbuffers worden bepaald en hoe/waarom deze waarden worden aangepast) bijdraagt aan slechte prognosenauwkeurigheid, verkeerd toegewezen voorraad en gebrek aan vertrouwen in het geheel Verwerken.

In deze blog bekijken we 10 specifieke vragen die u kunt stellen om erachter te komen wat er echt speelt in uw bedrijf. We beschrijven de typische antwoorden die worden gegeven wanneer er niet echt een beleid voor prognoses/voorraadplanning bestaat, leggen uit hoe deze antwoorden moeten worden geïnterpreteerd en geven duidelijk advies over wat u eraan kunt doen.

Begin altijd met een simpele hypothetisch voorbeeld. Als u zich concentreert op een specifiek probleem dat u zojuist hebt ervaren, zal dit ongetwijfeld defensieve antwoorden uitlokken die het volledige verhaal verbergen. Het doel is om de daadwerkelijke benadering te ontdekken die wordt gebruikt om inventaris en prognoses te plannen die in de mentale wiskunde of spreadsheets is ingebakken. Hier is een voorbeeld:

Stel dat u 100 eenheden bij de hand heeft, de doorlooptijd om aan te vullen 3 maanden is en de gemiddelde maandelijkse vraag 20 eenheden is? Wanneer bestel je meer? Hoeveel zou jij bestellen? Hoe zal uw antwoord veranderen als de verwachte ontvangsten van 10 per maand zouden aankomen? Hoe verandert uw antwoord als het artikel een A-, B- of C-artikel is, de prijs van het artikel hoog of laag is, de doorlooptijd van het artikel lang of kort is? Simpel gezegd, wanneer u een productietaak plant of een nieuwe bestelling plaatst bij een leverancier, waarom deed u dat dan? Wat was de aanleiding voor de beslissing om meer te krijgen? Welke planningsinputs werden overwogen?

Wanneer u antwoorden op de bovenstaande vraag krijgt, concentreer u dan op het vinden van antwoorden op de volgende vragen:

1. Wat is de onderliggende aanvullingsbenadering? Dit is meestal een van Min/Max, prognose/veiligheidsvoorraad, bestelpunt/bestelhoeveelheid, periodieke beoordeling/bestelling tot of zelfs een vreemde combinatie

2. Hoe worden de planningsparameters, zoals vraagprognoses, bestelpunten of Min/Max, daadwerkelijk berekend? Het is niet voldoende om te weten dat u Min/Max gebruikt. U moet precies weten hoe deze waarden worden berekend. Antwoorden als “We gebruiken geschiedenis” of “We gebruiken een gemiddelde” zijn niet specifiek genoeg. U hebt antwoorden nodig die duidelijk aangeven hoe geschiedenis wordt gebruikt. Bijvoorbeeld, “We nemen een gemiddelde van de afgelopen 6 maanden, delen dat door 30 om een daggemiddelde te krijgen en vermenigvuldigen dat met de doorlooptijd in dagen. Voor 'A'-artikelen vermenigvuldigen we vervolgens de gemiddelde doorlooptijd met 2 en voor 'B'-artikelen gebruiken we een vermenigvuldiger van 1,5.” (Hoewel dat geen bijzonder goede technische benadering is, heeft het tenminste een duidelijke logica.)

Zodra u een goed gedefinieerd beleid heeft, kunt u de zwakke punten identificeren om het te verbeteren. Maar als het gegeven antwoord niet veel verder komt dan “We gebruiken geschiedenis”, dan heb je geen beleid om mee te beginnen. Uit antwoorden blijkt vaak dat verschillende planners geschiedenis op verschillende manieren gebruiken. Sommigen houden alleen rekening met de meest recente vraag, anderen slaan misschien in op basis van het gemiddelde van de perioden met de hoogste vraag, enz. Met andere woorden, het kan zijn dat u in feite meerdere ondoordachte "polissen" heeft.

3. Worden prognoses gebruikt om de bevoorradingsplanning aan te sturen en, zo ja, hoe? Veel bedrijven zullen zeggen dat ze voorspellen, maar hun prognoses worden op een andere manier berekend en gebruikt. Wordt de prognose gebruikt om te voorspellen welke voorraad er in de toekomst zal zijn, waardoor een order wordt geactiveerd? Of wordt het gebruikt om een bestelpunt af te leiden, maar niet om te voorspellen wanneer ik moet bestellen (dat wil zeggen, ik voorspel dat we er 10 per week zullen verkopen, dus om te helpen voorkomen dat de voorraad op is, zal ik meer bestellen als de voorraad op 15 komt)? Wordt het gebruikt als een leidraad voor de planner om subjectief te helpen bepalen wanneer ze meer moeten bestellen? Wordt het gebruikt om raamcontracten met leveranciers op te stellen? Sommigen gebruiken het om MRP aan te drijven. U moet deze details kennen. Een grondig antwoord op deze vraag zou er als volgt uit kunnen zien: “Mijn voorspelling is 10 per week en mijn doorlooptijd is 3 weken, dus ik maak mijn bestelpunt een veelvoud van die voorspelling, meestal 2 x de doorlooptijdvraag of 60 eenheden voor belangrijke artikelen en ik gebruik een kleiner veelvoud voor minder belangrijke artikelen. (Nogmaals, geen geweldige technische benadering, maar duidelijk.)

4. Welke techniek wordt eigenlijk gebruikt om de prognose te genereren? Is het een gemiddelde, een trending model zoals dubbele exponentiële afvlakking, een seizoensmodel? Hangt de keuze van de techniekverandering af van het type vraaggegevens of wanneer er nieuwe vraaggegevens beschikbaar zijn? (Reserveonderdelen en artikelen met een hoog volume hebben zeer verschillende vraagpatronen.) Hoe kiest u het prognosemodel? Is dit proces geautomatiseerd? Hoe vaak wordt de modelkeuze heroverwogen? Hoe vaak worden de modelparameters opnieuw berekend? Wat is het proces dat wordt gebruikt om uw aanpak te heroverwegen? Het antwoord documenteert hier hoe de basisprognoses tot stand komen. Eenmaal bepaald, kunt u een analyse uitvoeren om te bepalen of andere prognosemethoden zouden verbeteren nauwkeurigheid van de voorspelling. Als u de nauwkeurigheid van de prognoses niet documenteert en geen analyse van de toegevoegde waarde van de prognose uitvoert, bent u niet in staat om goed te beoordelen of de geproduceerde prognoses de beste zijn die ze kunnen zijn. U loopt kansen mis om het proces te verbeteren, de nauwkeurigheid van prognoses te vergroten en het bedrijf te informeren over welk type prognosefout normaal is en moet worden verwacht.

5. Hoe gebruik je veiligheidsvoorraad? Merk op dat de vraag niet was: "Gebruikt u veiligheidsvoorraad?" In deze context, en om het simpel te houden, betekent de term "veiligheidsvoorraad" voorraad die wordt gebruikt om voorraad te bufferen tegen variabiliteit van vraag en aanbod. Alle bedrijven gebruiken op de een of andere manier buffermethoden. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Misschien bent u een werkplaatsfabrikant die alle onderdelen op bestelling aanschaft en vinden uw klanten het helemaal prima om weken of maanden op u te wachten om materiaal te vinden, te produceren, QA te leveren en te verzenden. Of misschien bent u een grote fabrikant met tonnen koopkracht, zodat uw leveranciers lokale magazijnen opzetten die volledig gevuld zijn en klaar om u vrijwel onmiddellijk van voorraad te voorzien. Als deze beschrijvingen uw bedrijf niet beschrijven, heeft u zeker een soort buffer om u te beschermen tegen variabiliteit in vraag en aanbod. U gebruikt het veld "veiligheidsvoorraad" misschien niet in uw ERP, maar u bent zeker aan het bufferen.

Er kunnen antwoorden worden gegeven zoals "We gebruiken geen veiligheidsvoorraad omdat we prognoses maken." Helaas, een goede voorspelling zal een 50/50 kans hebben om boven/onder de daadwerkelijke vraag te zijn. Dit betekent dat u 50% van de tijd een voorraad krijgt zonder dat er een veiligheidsvoorraadbuffer aan de prognose is toegevoegd. Voorspellingen zijn alleen perfect als er geen willekeur is. Aangezien er altijd willekeur is, moet u bufferen als u geen bodemloze serviceniveaus wilt hebben.

Als het antwoord niet wordt onthuld, kunt u wat meer onderzoeken hoe de verschillende aanvullingshendels worden gebruikt om mogelijke buffers toe te voegen, wat leidt tot vragen 6 en 7.

6. Verlengt u wel eens de doorlooptijd of bestelt u wel eens eerder dan nodig is?
In ons hypothetische voorbeeld heeft uw leverancier doorgaans 4 weken nodig om te leveren en is redelijk consistent. Maar om u te beschermen tegen stockouts, bestelt uw koper routinematig 6 weken uit in plaats van 4 weken. Het veiligheidsvoorraadveld in uw ERP-systeem staat misschien op nul omdat "we geen veiligheidsvoorraad gebruiken", maar in werkelijkheid heeft de bestelbenadering van de koper zojuist 2 weken buffervoorraad toegevoegd.

7. Vult u de vraagprognose in?
In ons voorbeeld verwacht de planner 10 eenheden per maand te verbruiken, maar "voor het geval dat" een prognose van 20 per maand invoert. Het veiligheidsvoorraadveld in het MRP-systeem is blanco gelaten, maar de nu vermomde buffervoorraad is de vraagprognose binnengesmokkeld. Dit is een fout die 'voorspellingsbias' introduceert. Niet alleen zullen uw prognoses minder nauwkeurig zijn, maar als er geen rekening wordt gehouden met de vertekening en de veiligheidsvoorraad wordt toegevoegd door andere afdelingen, zult u te veel bevoorraden.

Het ad-hockarakter van de bovenstaande benaderingen verergert de problemen door geen rekening te houden met de daadwerkelijke vraag of het aanbod variabiliteit van het artikel. De planner kan bijvoorbeeld gewoon een vuistregel maken die de doorlooptijdprognose voor belangrijke artikelen verdubbelt. Eén maat past niet allemaal als het gaat om voorraadbeheer. Deze benadering zal de voorspelbare artikelen substantieel overbevoorraden, terwijl de periodiek gevraagde artikelen substantieel onderbezet zijn. Jij kunt lezen "Pas op voor eenvoudige vuistregels voor voorraadbeheer” om meer te weten te komen over waarom dit soort aanpak zo kostbaar is.

De ad-hoc aard van de benaderingen negeert ook wat er gebeurt als het bedrijf wordt geconfronteerd met een enorme overstock of stock out. Bij het proberen te begrijpen wat er is gebeurd, zal het vermelde beleid worden onderzocht. In het geval van een overstock zal het systeem een veiligheidsvoorraad nul tonen. De bedrijfsleiders zullen aannemen dat ze geen veiligheidsvoorraad bij zich hebben, hun hoofd krabben en uiteindelijk de voorspelling de schuld geven, verklaren "Ons bedrijf kan niet worden voorspeld" en strompelen verder. Ze kunnen de leverancier zelfs de schuld geven voor het te vroeg verzenden en ervoor zorgen dat ze meer vasthouden dan nodig is. In het geval dat de voorraad op is, denken ze dat ze niet genoeg op voorraad hebben en voegen ze willekeurig meer voorraad toe aan veel items, zonder zich te realiseren dat er in feite veel extra veiligheidsvoorraad in het proces is ingebakken. Dit maakt het waarschijnlijker dat voorraden in de toekomst moeten worden afgeschreven.

8. Wat is de exacte inventaristerminologie die wordt gebruikt? Definieer wat u bedoelt met veiligheidsvoorraad, Min, bestelpunt, EOQ, enz. Hoewel er standaard technische definities het is mogelijk dat er iets anders is, en miscommunicatie zal hier problematisch zijn. Sommige bedrijven verwijzen bijvoorbeeld naar Min als de hoeveelheid voorraad die nodig is om aan de doorlooptijdvraag te voldoen, terwijl sommigen Min definiëren als inclusief zowel doorlooptijdvraag als veiligheidsvoorraad om te bufferen tegen vraagvariabiliteit. Anderen kunnen de minimale bestelhoeveelheid betekenen.

9. Is de aanwezige voorraad in overeenstemming met het beleid? Wanneer uw detectivewerk is voltooid en alles is gedocumenteerd, opent u uw spreadsheet of ERP-systeem en bekijkt u de beschikbare hoeveelheid. Het zou min of meer in overeenstemming moeten zijn met uw planningsparameters (dwz als Min/Max 20/40 is en de typische doorlooptijdvraag 10 is, dan zou u op elk moment ongeveer 10 tot 40 eenheden bij de hand moeten hebben. Verrassend genoeg, voor veel bedrijven is er vaak een enorme inconsistentie. We hebben situaties waargenomen waarin de min/max-instelling 20/40 is, maar de voorhanden voorraad 300+ is. Dit geeft aan dat het beleid dat is voorgeschreven gewoon niet wordt gevolgd. Dat is een groter probleem.

10. Wat ga je nu doen?

Vraagprognoses en voorraadopslagbeleid moeten goed gedefinieerde processen zijn die door alle betrokkenen worden begrepen en geaccepteerd.  Er zou nul mysterie moeten zijn.

Om dit goed te doen, moeten de vraag- en aanbodvariabiliteit worden geanalyseerd en gebruikt om de juiste niveaus van veiligheidsvoorraad te berekenen. Buffers toevoegen zonder een impliciet begrip van wat elke extra eenheid buffervoorraad u oplevert in termen van service, is als willekeurig een handvol ingrediënten in een cakerecept gooien. Een kleine verandering in ingrediënten kan een enorme impact hebben op wat er uit de oven komt: de ene hap is te zoet, de volgende te zuur. Zo is het ook met voorraadbeheer. Een beetje extra hier, een beetje minder daar, en al snel zit je met kostbare overtollige voorraad in sommige gebieden, pijnlijke tekorten in andere, geen idee hoe je daar bent gekomen, en met weinig begeleiding om dingen beter te maken.

Modern Inventory optimization en software voor vraagplanning met zijn geavanceerde analyses en sterke basis in prognoseanalyse kan veel helpen bij dit probleem. Maar zelfs de beste software helpt niet als deze inconsistent wordt gebruikt.

Weet u welke artikelen te veel of te weinig voorraad hebben? Wat als je het wist? Hoe zou u overtollige voorraden terugdringen en tegelijkertijd een concurrerend serviceniveau garanderen? Zou u de stockouts kunnen verminderen zonder een onbetaalbare voorraadverhoging? Welke invloed hebben deze wijzigingen op serviceniveaus, kosten en beurten - voor individuele artikelen, groepen artikelen en in het algemeen?

De meeste bedrijven weten dat ze te veel of te weinig voorraad hebben, maar missen een belangrijk ingrediënt voor het optimaliseren van de voorraad: Service Level-Driven Demand Planning. Om actie te kunnen ondernemen, moet u weten hoeveel voorraad er nodig is om te voldoen aan het serviceniveau dat u nodig heeft. Meer fundamenteel is dat u het specifieke serviceniveau moet kennen dat voortvloeit uit uw huidige voorraadbeleid, de kloof die moet worden gedicht en de financiële implicaties ervan.

Veel organisaties, vooral die met intermitterende vraag, vinden dit een buitengewoon uitdagend proces van vallen en opstaan.

De overstap naar een op serviceniveau gebaseerde benadering zal deze uitdaging overwinnen en ervoor zorgen dat het opnieuw in evenwicht brengen van de voorraad de serviceniveauprestaties tegen lagere kosten verbetert. Begin met de meest nauwkeurige vraagvoorspelling die mogelijk is, kalibreer voor prognoserisico en bepaal vervolgens uw optimale voorraadpositie. In een recent webinar demonstreerde ik Service Level-Driven Demand Planning en hoe SmartForecasts kunnen worden gebruikt om dit proces aan te sturen:

1. Meet de serviceniveaus die worden bereikt bij de huidige voorraadniveaus en met uw huidige voorraadbeleid.
2. Identificeer items die hoge serviceniveaus zullen bereiken (98%+) maar tegen onbetaalbaar hoge kosten.
3. Identificeer artikelen die een hoog risico op voorraad hebben (serviceniveaus < 75%).
4. Voer meerdere wat-als-scenario's uit op basis van een verschillende prioriteitstelling van serviceniveaus per artikel of artikelgroepen. Kies het scenario dat financiële beperkingen optimaliseert met servicedoelstellingen.
5. Kwantificeer geldbesparingen door het verminderen van overvoorraden en de kosten om de voorraad te vergroten wanneer de serviceniveaus onaanvaardbaar laag zijn.
6. Onderneem actie om nieuwe op serviceniveau gebaseerde bestelpunten, bestelhoeveelheden en voorraadniveaus vast te stellen om uw servicedoelen en budget te halen.

Om de herhaling van het webinar te bekijken, alstublieft Klik hier en vul het registratieverzoek in.

Gregory Hartunian is President van Smart Software en lid van de Raad van Bestuur. Hij is afgestudeerd aan de FW Olin School for Business aan het Babson College en was voorheen Vice President, Sales and Operations.