In deze videoblog wordt een cruciaal aspect van voorraadbeheer in de schijnwerpers gezet: de analyse en interpretatie van voorraadgegevens. De focus ligt specifiek op een dataset van een openbaar vervoersbedrijf met details over reserveonderdelen voor bussen. Met meer dan 13.700 geregistreerde onderdelen bieden de gegevens een uitstekende gelegenheid om in de complexiteit van voorraadoperaties te duiken en verbeterpunten te identificeren.

Het begrijpen en aanpakken van afwijkingen in inventarisgegevens is om verschillende redenen belangrijk. Het zorgt niet alleen voor een efficiënte werking van voorraadsystemen, maar minimaliseert ook de kosten en verbetert de servicekwaliteit. Deze videoblog onderzoekt vier fundamentele regels van voorraadbeheer en laat aan de hand van praktijkgegevens zien hoe afwijkingen van deze regels onderliggende problemen kunnen signaleren. Door aspecten als artikelkosten, doorlooptijden, voorhanden en in bestelling zijnde eenheden en de parameters die het aanvulbeleid sturen te onderzoeken, biedt de video een uitgebreid overzicht van de potentiële uitdagingen en inefficiënties die op de loer liggen in voorraadgegevens. 

We benadrukken het belang van regelmatige analyse van voorraadgegevens en hoe een dergelijke analyse kan dienen als een krachtig hulpmiddel voor voorraadbeheerders, waardoor ze problemen kunnen detecteren en corrigeren voordat ze escaleren. Het vertrouwen op verouderde benaderingen kan tot onnauwkeurigheden leiden, resulterend in overtollige voorraden of onvervulde klantverwachtingen, wat op zijn beurt aanzienlijke financiële gevolgen en inefficiënties in de bedrijfsvoering kan veroorzaken.

Door een gedetailleerd onderzoek van de dataset van het openbaar vervoersbedrijf brengt de videoblog een duidelijke boodschap over: proactieve beoordeling van inventarisgegevens is essentieel voor het handhaven van een optimale voorraadoperatie, om ervoor te zorgen dat onderdelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is en om onnodige uitgaven te vermijden.

Door gebruik te maken van geavanceerde voorspellende analysetools zoals Smart Inventory Planning en Optimization kunt u uw voorraadgegevens onder controle houden. Smart IP&O geeft u op elk moment beslissende vraag- en voorraadinzichten in veranderende vraagpatronen voor reserveonderdelen, waardoor uw organisatie beschikt over de informatie die nodig is voor strategische besluitvorming.

MRO-organisaties bestaan in een breed scala van industrieën, waaronder openbaar vervoer, elektriciteitsbedrijven, afvalwater, waterkracht, luchtvaart en mijnbouw. Om hun werk gedaan te krijgen, gebruiken MRO-professionals Enterprise Asset Management (EAM) en Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen. Deze systemen zijn ontworpen om veel taken uit te voeren. Gezien hun kenmerken, kosten en uitgebreide implementatievereisten wordt aangenomen dat EAM- en ERP-systemen het allemaal kunnen.

Tijdens een recent evenement van de Maximo Utilities Working Group verklaarden verschillende potentiële klanten bijvoorbeeld dat “onze EAM dat zal doen” toen hen werd gevraagd naar de vereisten voor het voorspellen van het gebruik, het verrekenen van leveringsplannen en het optimaliseren van het voorraadbeleid. Ze waren verrast toen ze hoorden dat dit niet het geval was en wilden meer weten.

In dit bericht vatten we de behoefte aan aanvullende software samen die zich richt op gespecialiseerde analyses voor voorraadoptimalisatie, prognoses en planning van serviceonderdelen.   

EAM-systemen

EAM-systemen kunnen geen prognoses van toekomstig gebruik verwerken. Deze systemen zijn eenvoudigweg niet ontworpen om leveringsplanning uit te voeren en veel systemen hebben niet eens een plek om prognoses vast te houden. Dus wanneer een MRO-bedrijf bekende vereisten voor geplande productie- of investeringsprojecten moet verrekenen, is een add-on-applicatie zoals Smart IP&O is nodig.

Voorraadoptimalisatiesoftware met functies die de planning ondersteunen van een bekende toekomstige vraag, gebruikt projectgebaseerde gegevens die niet in het EAM-systeem worden bijgehouden (inclusief de startdatums van het project, de duur en wanneer elk onderdeel naar verwachting nodig zal zijn) en berekent een prognose per periode over elke planningshorizon. Deze “geplande” voorspelling kan worden geprojecteerd naast statistische voorspellingen van de “ongeplande” vraag die voortkomt uit normale slijtage. Op dat moment kan software voor onderdelenplanning het aanbod salderen en de kloof tussen vraag en aanbod identificeren. Dit zorgt ervoor dat deze hiaten niet onopgemerkt blijven en resulteren in tekorten die anders de voltooiing van de projecten zouden vertragen. Het minimaliseert ook de overtollige voorraad die anders te snel zou worden besteld en verbruikt onnodig contant geld en magazijnruimte. Ook hier gaan MRO-bedrijven er soms ten onrechte van uit dat deze mogelijkheden worden gedekt door hun EAM-pakket.

ERP-systemen

ERP-systemen bevatten daarentegen doorgaans een MRP-module die is ontworpen om een prognose op te nemen en de materiaalbehoeften te verrekenen. Bij de verwerking wordt rekening gehouden met de huidige voorraad, openstaande verkooporders, geplande opdrachten, inkomende inkooporders, eventuele stuklijsten en artikelen die onderweg zijn tijdens de overdracht tussen locaties. Het vergelijkt deze huidige statuswaarden met de velden van het aanvulbeleid plus eventuele maandelijkse of wekelijkse prognoses om te bepalen wanneer aanvulling moet worden voorgesteld (een datum) en hoeveel moet worden aangevuld (een hoeveelheid).

Waarom zou u dus niet alleen het ERP-systeem gebruiken om het leveringsplan op te stellen en tekorten en overschotten te voorkomen? Ten eerste: hoewel ERP-systemen een tijdelijke aanduiding hebben voor een prognose en sommige systemen het aanbod kunnen salderen met behulp van hun MRP-modules, maken ze het niet gemakkelijk om de geplande vraagvereisten die verband houden met kapitaalprojecten op elkaar af te stemmen. Meestal worden de gegevens over wanneer geplande projecten zullen plaatsvinden buiten het ERP bijgehouden, met name de stuklijst van het project waarin wordt beschreven welke onderdelen nodig zijn om het project te ondersteunen. Ten tweede bieden veel ERP-systemen niets effectiefs als het gaat om voorspellende mogelijkheden, maar vertrouwen ze in plaats daarvan op eenvoudige wiskunde die gewoon niet werkt voor serviceonderdelen vanwege de hoge prevalentie van intermitterende vraag. Ten slotte hebben ERP-systemen geen flexibele, gebruiksvriendelijke interfaces die de interactie met de prognoses en het leveringsplan ondersteunen.

Puntlogica opnieuw ordenen

Zowel ERP als EAM hebben tijdelijke aanduidingen voor methoden voor het aanvullen van bestelpunten, zoals Min/Max-niveaus. U kunt voorraadoptimalisatiesoftware gebruiken om deze velden in te vullen met het voor risico aangepaste bestelpuntbeleid. Vervolgens worden binnen de ERP- of EAM-systemen bestellingen geactiveerd wanneer de werkelijke (niet-geprognosticeerde) vraag de voorhanden voorraad onder de Min. Dit type beleid maakt geen gebruik van een traditionele voorspelling die de vraag week na week of maand na maand projecteert en wordt vaak “vraaggestuurde aanvulling” genoemd (aangezien bestellingen alleen plaatsvinden wanneer de werkelijke vraag de voorraad onder een door de gebruiker gedefinieerd niveau drijft). drempelwaarde).

Maar het feit dat er geen gebruik wordt gemaakt van een periode-over-periode voorspelling betekent niet dat het niet voorspellend is. Het beleid voor herbestellingspunten moet gebaseerd zijn op een voorspelling van de vraag gedurende een aanvultermijn plus een buffer om te beschermen tegen vraag- en aanbodvariabiliteit. MRO-bedrijven moeten weten welk voorraadrisico zij lopen bij een bepaald voorraadbeleid. Voorraadbeheer is tenslotte risicobeheer – vooral in MRO-bedrijven, waar de kosten van stockout zo hoog zijn. Toch bieden ERP en EAM geen enkele mogelijkheid om het voorraadbeleid aan te passen aan de risico's. Ze dwingen gebruikers om dit beleid extern handmatig te genereren of om eenvoudige vuistregels te gebruiken die niet in detail beschrijven welke risico's verbonden zijn aan de keuze van het beleid.

Overzicht

Supply chain planningsfunctionaliteit zoals voorraadoptimalisatie is niet de kernfocus van EAM en ERP. U moet gebruikmaken van aanvullende planningsplatforms, zoals Smart IP&O, die statistische prognoses, gepland projectbeheer en voorraadoptimalisatie ondersteunen. Smart IP&O zal prognoses en voorraadbeleid ontwikkelen die kunnen worden ingevoerd in een EAM- of ERP-systeem om de dagelijkse bestellingen te stimuleren.

De pandemie van Covid19 heeft ongebruikelijke druk gelegd op openbaarvervoersbedrijven. Deze stress dwingt agentschappen om opnieuw te kijken naar hun planningsprocessen voor reserveonderdelen, wat een belangrijke drijfveer is voor het waarborgen van uptime en het balanceren van de voorraadkosten van serviceonderdelen.

Deze blog richt zich op bussystemen en hun praktijken voor het beheer en de planning van reserveonderdelen. Er zijn hier echter lessen voor andere soorten openbaar vervoer, waaronder spoor en lightrail.

In 1995 publiceerde de Transportation Research Board (TRB) van de National Research Council een rapport dat nog steeds relevant is. Systeemspecifieke reservebusverhoudingen: een synthese van de transitpraktijk verklaarde:

Het doel van deze studie was het documenteren en onderzoeken van de kritieke locatiespecifieke variabelen die van invloed zijn op het aantal reservevoertuigen dat bussystemen nodig hebben om aan de maximale servicevereisten te voldoen. … Hoewel transitmanagers over het algemeen erkenden dat het juiste formaat van de vloot de operaties daadwerkelijk verbetert en de kosten verlaagt, meldden velen problemen bij het bereiken en consistent handhaven van een reserveratio van 20 procent, zoals aanbevolen door FTA… De respondenten van de enquête pleitten ervoor om meer nadruk te leggen op de ontwikkeling van verbeterde en innovatieve busonderhoudstechnieken, die hen zouden helpen de uitvaltijd te minimaliseren en de beschikbaarheid van voertuigen te verbeteren, wat uiteindelijk zou leiden tot minder reservevoertuigen en arbeids- en materiaalkosten.

Grof vereenvoudigde richtlijnen zoals "houd 20% reservebussen" zijn gemakkelijk te begrijpen en te meten, maar maskeren grovelijk meer gedetailleerde tactieken die een meer op maat gemaakt beleid kunnen bieden dat het geld van de belastingbetaler dat aan reserveonderdelen wordt uitgegeven, beter kan beheren en tegelijkertijd de hoogste niveaus van beschikbaarheid garandeert. Als de bedrijfszekerheid per bus kan worden verbeterd, zijn er minder reserveonderdelen nodig.

Een manier om elke bus vaker aan de praat te houden, is door het beheer van voorraden reserveonderdelen te verbeteren, met name door het gebruik van serviceonderdelen en het vereiste bevoorradingsbeleid nauwkeuriger te voorspellen. Hier kan modern supply chain management een belangrijke bijdrage leveren. De TRB merkte dit op in hun rapport:

Veel agentschappen zijn erin geslaagd de afhankelijkheid van overtollige reservevoertuigen te beperken. Die transitambtenaren zijn het erover eens dat verschillende factoren en initiatieven tot hun succes hebben geleid en van cruciaal belang zijn voor het succes van elk programma [inclusief] … Effectief gebruik van geavanceerde technologie om kritieke onderhoudsfuncties te beheren, inclusief de ordelijke en tijdige vervanging van onderdelen… Het niet beschikbaar hebben van service-onderdelen en andere componenten wanneer ze nodig zijn, heeft een negatieve invloed op elk onderhoudsprogramma.

Zolang managers op de hoogte zijn van de problemen en waakzaam zijn over welke hulpmiddelen voor hen beschikbaar zijn, zal de kans dat bussen 'geen voorraad hebben' sterk afnemen."

Effectief voorraadbeheer van reserveonderdelen vereist een balans tussen "genoeg hebben" en "te veel hebben". Wat moderne planningssoftware voor serviceonderdelen kan doen, is de wisselwerking tussen deze twee doelen zichtbaar maken, zodat transportmanagers op feiten gebaseerde beslissingen kunnen nemen over voorraden reserveonderdelen.

Er zijn genoeg complicaties bij het vinden van de juiste balans om verder te gaan dan simpele vuistregels zoals "houd tien dagen aan vraag bij de hand" of "bestel opnieuw wanneer u nog maar vijf stuks op voorraad hebt". Factoren die deze beslissingen sturen, zijn onder meer de gemiddelde vraag naar een onderdeel, de volatiliteit van die vraag, de gemiddelde doorlooptijd voor bevoorrading (wat een probleem kan zijn wanneer het onderdeel per slow boat uit Duitsland aankomt), de variabiliteit in doorlooptijd en verschillende kostenfactoren: aanhoudingskosten, bestelkosten en tekortkosten (bijv. verloren tarieven, verlies van publieke goodwill).

Innovatieve software voor supply chain-analyse en planning van reserveonderdelen maakt gebruik van geavanceerde probabilistische prognoses en stochastische optimalisatiemethoden om deze complexiteit te beheersen en een grotere beschikbaarheid van onderdelen tegen lagere kosten te bieden. Metro Transit in Minnesota documenteerde bijvoorbeeld een 4x hogere ROI in de eerste zes maanden na de implementatie van een nieuw systeem. Om meer te lezen over hoe openbaarvervoersbedrijven innovatieve supply chain-analyses benutten, zie:

• Optimalisatie van het onderdelenbeheer bij BC Transit
• Slimme software en Metro Transit
• Slimme software helpt Metro-North Railroad om de treinen op tijd te laten rijden